Wie ZUGFeRD den Rechnungsaustausch vereinfacht
Große Einsparpotenziale durch Prozessautomatisierung für alle Unternehmen
Viele Unternehmen stecken gerade in der „digitalen Pubertät“. Ihre Geschäftsprozesse sind nicht mehr analog, aber auch noch nicht voll digitalisiert. ZUGFeRD hilft ihnen dabei, im Zuge der Digitalisierung die Rechnungsverwaltung innovativ aufzustellen. Parallel lässt das Format aber auch die alten, manuellen Verarbeitungswege zu. ZUGFeRD bietet viele weitere Vorteile. Übrigens auch im Zusammenhang mit SAP.
ZUGFeRD ist ein Hybrid, das Unternehmen in der Transformationsphase alle Türen zur Automatisierung von Standardprozessen der Rechnungsverwaltung öffnet. Das smarte Format erweitert die Optionen der digitalen Verarbeitung, lässt aber auch herkömmliche Verfahren zu. So können die Unternehmen selbst entscheiden, ob sie Rechnungen weiter per Hand oder schon automatisiert verarbeiten wollen. Die Umstellung von manuell auf maschinell fällt so sehr leicht. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie gleich. Eins vorweg: ZUGFeRD ist besonders interessant für Unternehmen, die SAP im Einsatz haben!
Für wen eignet sich ZUGFeRD?
- KMU
- Konzerne
- Öffentliche Verwaltung
- Unternehmen mit SAP Systemen
Was ist ZUGFeRD?
Das sperrige Akronym ZUGFeRD steht für Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland. Im Grunde beschreibt es ein duales Verfahren zum elektronischen Rechnungsaustausch, bei dem Rechnungssteller und Rechnungsempfänger strukturierte Daten austauschen können.
Ursprünglich wurde ZUGFeRD übrigens für mittlere und große Unternehmen entwickelt sowie für die öffentliche Verwaltung. Kleine Firmen profitieren aber auch maßgeblich, da ZUGFeRD ihnen viele Arbeitsschritte abnimmt, die Kommunikation zwischen Rechnungsteller und -empfänger vereinfacht und so erheblich Kosten spart.
Wichtig: Für Unternehmen, die für die öffentliche Hand tätig sind, ist der Versand von elektronischen Rechnungen laut EU-Richtlinie 2014/55/EU ab 27.11.2020 Pflicht. Dafür eignet sich das ZUGFeRD-Format.
Worin liegen die Vorteile von ZUGFeRD?
Das Format reduziert die Bearbeitungszeit von Rechnungen auf ein Minimum, sorgt für die korrekte Buchung und spart sowohl Zeit, also auch Geld. Technisch erweitert es den unternehmerischen Spielraum, birgt aber keinerlei Limitationen. – Unabhängig von Branche und Größe.
- Schnelle, komfortable, einfache Verwaltung
- Weniger Betriebskosten durch Prozessautomatisierung
- Reduzierter manueller & zeitlicher Aufwand
- Keine Porto- und Papierkosten
- Niedrigere Personalkosten
- Weniger Fehler
60 % weniger Kosten – Rechnungen werden früher bezahlt
Es wurde ermittelt, dass durch den Einsatz von elektronischen Rechnungsverfahren wie ZUGFeRD ca. 10 EUR pro Rechnung eingespart werden kann.
Dies entspricht einer Kostenreduzierung von ca. 60% pro Rechnung.
Außerdem werden Rechnungen durchschnittlich 5,3 Tage früher bezahlt, als über auf postalischem Weg. (Quelle: computerwoche.de, https://www.computerwoche.de/a/wie-der-zugferd-standard-den-rechnungsaustausch-vereinfacht,3211062)
Von Papier zu ZUGFeRD
In den großen Unternehmen ist die „elektronische Rechnung“ bereits seit längerer Zeit angekommen. Für KMUs wird das Thema – ob der vielen Vorteile – aber auch immer interessanter.
In der Regel erhält der Empfänger digitale Rechnungen im PDF-Format – als Anhang einer E-Mail. Handelt es sich um eine herkömmliche, reine PDF-Rechnung, braucht die Buchhaltung eine sogenannte OCR-Software zur Übertragung der Informationen. Verfügt sie darüber nicht, muss sie alle Rechnungsdaten manuell in das Rechnungseingangsbuch übertragen. Erst dann kann die Rechnung digital weiterverarbeitet werden. Bei ZUGFeRD ist das anders. Das Format vereint das Beste aus beiden Welten.
PDF/A3 + XML = ZUGFeRD
Das Beste aus beiden Welten
ZUGFeRD kommt beim Rechnungsempfänger als „PDF-Bild“ an. Darin eingebettet, die strukturierte Datei. Das Format besteht also aus zwei Komponenten:
- PDF/A3-Datei (unstrukturiert)
- XML-Datei (strukturiert)
Das hat den Vorteil, dass ZUGFeRD sowohl vom menschlichen Rechnungsempfänger mit dem Auge gelesen werden kann, als auch von der Buchhaltungssoftware, die die Daten maschinell ausliest. Letzteres geht natürlich weitaus schneller, einfacher und effizienter und kann die Betriebskosten erheblich senken.
ZUGFeRD und SAP
Die unstrukturierte PDF-Datei dient zur Langzeitspeicherung und eignet sich besser zum Ansehen und Ausdrucken. Träger der strukturierten Rechnungsdaten ist der Anhang im XML-Format, den die Software ausliest und in Windeseile automatisiert weiterverarbeiten kann. Übrigens auch in den bereits vorhandenen SAP Systemen Ihres Unternehmens.
TIPP: Sie arbeiten mit SAP? Wir erweitern Ihre Systeme auf die Rechnungsstellung mit ZUGFeRD!
Fazit
ZUGFeRD ist ein Hybrid, das zwei Formate vereint. Somit ist es die richtige Wahl für Unternehmen, die in gewisser Weise auch „Hybride“ sind – also in der Übergangsphase von analog zu digital und Standard-Geschäftsprozesse automatisieren wollen.
Mit ZUGFeRD halten sie sich alle Wege offen. In der Art der Verarbeitung, aber auch bei der Wahl der Geschäftspartner (B2B, B2G). Durch ZUGFeRD sind sie außerdem auch nach dem 27.11.2020 noch in der Lage, rechtsgültige Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zu senden, da das Format EU-Richtlinien-konform ist.
