SAP ZUGFeRD Rechnung

Innovativ – Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD

Einfache Erstellung von E-Rechnungen in SAP
Vollständig integrierte Lösung
Schnelle Implementierung
Nach kurzer Zeit voll einsatzfähig

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Rechnungsverarbeitung ZUGFeRD mit SAP

Warum auch Sie auf das ZUGFeRD-Format beim Rechnungsaustausch setzen sollten

SAP ZUGFeRD – Der Austausch und die Verwaltung von Rechnungen frisst zahlreiche Ressourcen im Geschäftsalltag. Mit dem ZUGFeRD-Format gibt es hierfür eine innovative Lösung. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich um eine Spezifikation, die einen automatisierten Austausch von Rechnungen ermöglicht.

Das standardisierte Format ermöglicht das problemlose Versenden elektronischer Rechnungen. Sender und Empfänger müssen sich nicht untereinander abstimmen. Sie müssen sich auch keine Gedanken über die zu verwendende Software machen. Dies erleichtert den Austausch elektronischer Rechnungen. Unternehmen und Behörden tauschen so schneller und einfacher Rechnungen aus.

ZUGFeRD – ein Format für Mensch und Maschine

ZUGFeRD-Rechnungen enthalten immer sowohl eine PDF- als auch eine XML-Datei, so dass der Empfänger das für ihn am besten geeignete Format wählen kann. Die spezifischen Funktionen dieser Rechnungen hängen vom gewählten Profil ab.

Eine solche E-Rechnung besteht aus zwei Komponenten:

Einer PDF/A3-Datei zur Langzeitspeicherung und zur Ansicht für Benutzer
Einer Datei im XML-Format für die maschinelle Verarbeitung

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XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung im Unternehmen voran.“

Wolfgang Scheffler, SAP Senior Berater (Projektleitung) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH

Mehr MailCenter Referenzen

Unser SAP ZUGFeRD-Add-on

Das MailCenter Add-On E-Rechnung ist unsere benutzerfreundliche Lösung für alle Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen in die SAP-Prozesse integrieren möchten.
Sie erstellen Ihre E-Rechnungen direkt im SAP-System. Mit dieser Plattform in SAP sichern Sie sich darüber hinaus die Basis für nützliche Tools, die Ihren geschäftlichen Alltag enorm vereinfachen.

Machen Sie SAP mit dem ZUGFeRD Format kompatibel.

Integrieren Sie die Erstellung in den Rechnungsausgang in Ihren ERP-Workflow. Während die Dokumente automatisch verarbeitet werden, können Sie sich um wichtigere Dinge kümmern.

Das klingt interessant? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. In einer kostenlosen Live Demo beantworten wir Ihnen sämtliche Fragen zur Integration, zum Ablauf der Rechnungsübermittlung, Verwaltung und zur Funktionsweise von MailCenter mit ZUGFeRD.

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Rechnungsverarbeitung im PDF/A-3 Standard

PDF/A-3 ist eine spezielle Variante des PDF/A-Dateiformats, das für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entwickelt wurde. Im Gegensatz zu den anderen Versionen erlaubt der A-3 Standard das Einbetten von Dateianhängen in das PDF-Dokument. Hier sind einige der Vorteile von PDF/A-3:

Integration verschiedener Dateiformate: PDF/A-3 ermöglicht die Integration verschiedener Dateiformate in ein PDF-Dokument.
Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Durch die Einbettung von Dateianhängen in das PDF/A-3-Dokument wird die Benutzerfreundlichkeit verbessert, da alle relevanten Informationen in einem einzigen Dokument enthalten sind.
Bessere Datenintegrität: Wie andere PDF/A-Formate stellt auch PDF/A-3 sicher, dass die Datei langfristig lesbar bleibt, ohne dass Formatierungsprobleme oder Abhängigkeiten von externen Ressourcen auftreten.
Rechtliche Konformität: PDF/A-3 erfüllt die Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung und ist daher in vielen Ländern und Branchen für die Aufbewahrung von rechtlich relevanten Dokumenten akzeptiert.

ZUGFeRD Rechnungen – Rechnungsversand auch für B2B

ZUGFeRD ist grundsätzlich für jedes B2B Unternehmen geeignet, das Rechnungen verschickt und Eingangsrechnungen empfängt. Um das Potential des Rechnungsformats voll auszunutzen, empfiehlt es sich SAP mit ZUGFeRD zu verbinden.

Auf diese Weise lassen sich Dokumente ohne menschliche Hilfe verarbeiten, ablegen und in den ERP-Workflow integrieren. Zudem ist das Format auch international kompatibel und eignet sich zum grenzübergreifenden Versand, denn: Es basiert auf den internationalen Standards UN-CEFACT und Cross Industry Invoice. Zudem unterliegt sie dem Normteil 3 der PDF/A ISO-Norm.

ZUGFeRD hat gegenüber anderen Formaten wie EDI einen großen Vorteil: Es sind keine vertraglichen Vereinbarungen zwischen den beiden Parteien notwendig, um es zu nutzen. Natürlich müssen die Rechnungsdaten im pdf-Format mit den Daten in der XML-Datei übereinstimmen, um eine rechtmäßige Verarbeitung zu gewährleisten.

Die Verwendung ist komplett kostenlos. Es ist allerdings eine Erweiterung nötig, um ZUGFeRD-Rechnungen mit SAP zu verarbeiten, da das Programm standardmäßig nicht dazu in der Lage ist.

Aus diesem Grund bieten wir mit den Add-Ons unserer Digitalisierungsplattform MailCenter passende Plugins, die Ihre SAP Rechnung ZUGFeRD-fähig machen. Nutzen Sie diese Chance zur Zeitersparnis, Material- und Kosteneinsparung.

Zwei E-Rechnungsformate mit kleinen Unterschieden

SAP ZUGFeRD Rechnung und X-Rechnung

Zurzeit gibt es zwei wichtige Formate für elektronische Rechnungen: X-Rechnung und ZUGFeRD. Diese Formate müssen den EU-Normen und den zusätzlichen nationalen Vorschriften für X-Rechnung entsprechen. Basis ist die Norm EN 16931, eine europäische Standardnorm für die elektronische Rechnungsstellung, die einheitliche Strukturen und Formate für elektronische Rechnungen in der Europäischen Union festlegt.

Das Gleiche gilt für ZUGFeRD; es muss sich an diese Normen und Regeln halten. Um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt sind, können Sie die Validierungstools auf unserer Website oder die von KoSIT bereitgestellten Tools verwenden. Wenn die Dokumente nicht den festgelegten Regeln entsprechen, werden sie von den öffentlichen Auftraggebern in der Regel nicht akzeptiert.

Wenn ZUGFeRD-Rechnungen verschickt werden, befinden sich die wichtigsten Informationen im eingebetteten XML-Anhang. Dieser Anhang ist für die Rechnung rechtlich bedeutsam und wird für die automatisierte Verarbeitung beim Empfänger verwendet. Die mitgelieferte PDF-Datei ist nur ein Container für diese Informationen; Bilder oder angehängte Dateien in der PDF-Datei werden nicht für die Verarbeitung verwendet.

Vereinfacht gesagt, müssen sowohl X-Rechnung als auch ZUGFeRD e-Rechnungen bestimmten Regeln folgen, und es gibt Werkzeuge, um zu überprüfen, ob sie diese Regeln erfüllen. Bei ZUGFeRD befinden sich die wichtigen Rechnungsdaten im eingebetteten XML-Teil, nicht im PDF-Teil.

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FAQ – Add-on ZUGFeRD

Warum ZUGFeRD bei Rechnungen?

Setzen auch Sie auf das ZUGFeRD-Format beim Rechnungsaustausch.

Der Austausch und die Verwaltung von Rechnungen frisst zahlreiche Ressourcen im Geschäftsalltag. Mit dem ZUGFeRD-Format gibt es hierfür eine innovative Lösung. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich um eine Spezifikation, die einen automatisierten Austausch von Rechnungen ermöglicht.

Historie

Ins Leben gerufen vom Forum elektronische Rechnung Deutschland wird ZUGFeRD dem Bedarf von großen Konzernen, mittelständischen Betrieben und kleinen Unternehmen gerecht, denn: Es schafft einen einheitlichen Standard und ist darüber hinaus mit SAP kompatibel.

Mit einer entsprechenden Anbindung kann ZUGFeRD den betrieblichen Verwaltungsaufwand extrem reduzieren. Um dies zu bewerkstelligen, wurden Verbände, Kommunen und namhafte Unternehmen aus verschiedensten Branchen in die Entwicklung mit einbezogen.

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3 (September 2023) ist konform mit der EU-Richtlinie an die XRechnung.

Historie:

07/2020 – ZUGFeRD 2.1.1 Version mit XRechnung Profil
03/2019 – ZUGFeRD 2.0
06/2014 – ZUGFeRD 1.0

Funktionsumfang

Arbeitsablauf und Automatisierung

Integrieren Sie die Rechnungserstellung nahtlos in Ihren ERP-Workflow, um einen reibungslosen und effizienten Prozess zu gewährleisten
Die Dokumente werden automatisch verarbeitet, so dass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können

Empfänger und Anhänge

Einfache Verwaltung und Organisation der Empfänger innerhalb des Systems
Fügen Sie bei Bedarf Anhänge zu Rechnungen hinzu und erweitern Sie so die Möglichkeiten Ihres Dokumentenmanagements

Umsetzung

100 % anwenderorientierte Lösung
Einfache Installation und Konfiguration

Highlights und Nutzen

Highlights

Nutzen

Sicherheit

Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
Minimierung von Fehlern

Easy to use

Einfache, anwenderfreundliche Handhabung
Anwenderzufriedenheit

Einfache Implementierung

Kurze Einführungszeit, modifikationsfrei und releasefähig
Keine weitere Hardware oder Software notwendig

Lösungsumfang und Implementierung

Lösungsumfang

Die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar.

Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.

Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.

Unsere Leistungen

Einrichtung & Einweisung
Installation SAP-Komponente über das Transport Management System
Technische Implementierung in SAP ERP
Einweisung zur Installation und Konfiguration
Begleitung Test & Produktivsetzung Dokumentation
Service- & Support-Hotline, Helpdesk und Portal

Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise

Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration im Testsystem. Dabei passen wir das Produkt exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Schließlich erhalten Sie die Einweisung. Diese standardisierte Vorgehensweise beschleunigt die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.

Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.

Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.

Technik

Systemvoraussetzung ZUGFeRD SAP – elektronische Rechnungen –

Produktversionen ab: