FAQ – Häufig gestellte Fragen zur SAP E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Faktura im strukturierten Format, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Sie optimiert den Rechnungsprozess und reduziert manuelle Eingriffe.
E-Rechnungen werden im XML- oder EDIFACT-Format erstellt und über elektronische Kanäle versendet. Der Empfänger kann das Dokument automatisch einlesen und verarbeiten, was manuelle Eingriffe minimiert und den gesamten Prozess beschleunigt.
Welche Rolle spielt das Wachstumschancengesetz?
Das Wachstumschancengesetz macht die elektronische Rechnung ab dem 1. Januar 2025 für B2B-Geschäfte in Deutschland zur Pflicht. Rechnungen müssen dann in einem strukturierten Formatausgestellt, übermittelt und empfangen werden, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD.
Papierrechnungen und einfache PDFs ohne strukturierte Daten gelten nicht mehr als E-Rechnung. Unternehmen sollten ihre Prozesse frühzeitig anpassen, um gesetzeskonform zu bleiben und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD?
Die Begriffe beziehen sich auf verschiedene Formate für elektronische Rechnungen. Hier eine kurze Beschreibung der Unterschiede:
- „E-Rechnung“ ist die Kurzform für elektronische Rechnungen. Sie wird in verschiedenen Formaten wie PDF oder XML erstellt.
- „XRechnung“ ist ein XML-basiertes Format, welches die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU für den öffentlichen Sektor erfüllt.
- „ZUGFeRD“ definiert ein hybrides Format aus PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten. Dieses Format ist sowohl menschen- als auch maschinenlesbar. Die Verwendung erfolgt primär in den Bereichen B2B- und B2G.
Welche Rolle spielt das PEPPOL-Netzwerk?
Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) gewinnt zunehmend an Bedeutung für den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb Europas. Während in Deutschland die Übertragung der E-Rechnung per E-Mail ausreichend ist, bietet PEPPOL eine standardisierte, sichere und effiziente Möglichkeit, Rechnungen auch international rechtskonform zu übermitteln. In Kombination mit dem SAP Add-on ermöglicht PEPPOL eine nahtlose, automatisierte Rechnungsverarbeitung, insbesondere für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen oder öffentlichen Auftraggebern. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und die Integration des PEPPOL-Netzwerks auf unserer PEPPOL-Netzwerk-Seite.
Funktionen des SAP Add-Ons für E-Rechnungen?
Versand
✔ Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in SAP
✔ Visualisierung & Kontrolle im MailCenter Cockpit
✔ Versand an Kunden und Behörden
✔ Automatische Archivierung
Empfang & Verarbeitung
✔ Automatische Erfassung eingehender E-Rechnungen
✔ Service zur Validierung
✔ Weiterleitung zur Freigabe
✔ Archivierung im SAP-System
✔ Optionale automatische Buchung
Vorteile unserer SAP Lösung
✔ Digitale & automatisierte Rechnungsprozesse
✔ Einfache & anwenderfreundliche Bedienung
✔ Schnelle Implementierung ohne zusätzliche Hardware
✔ Erfüllt die Norm EN 16931 für B2B und B2G
Was enthält die Lösung?
Die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar.
Wir übernehmen die Bereitstellung der Programme in unserem Portal und die Ersteinrichtung.
Für Ausgang- und Eingangsrechnungen verfügbar.
Das Programm ist leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.
Unsere Leistungen
- Installation über das Transport Management System
- Technische Einstellungen in SAP
- Konfiguration der Anwendung nach den Bedürfnissen Ihrer Benutzer
- Funktionseinweisung, Übergabe und Support
- Technische Dokumentation
- Dokumentation für die Anwender
- Update Management Support
- Support-Hotline, Helpdesk und Portal
Neben der technischen Umsetzung bieten wir Business-Lösungen, individuelle Service-Optionen und eine fundierte Beratung.
Wie erfolgt die Einführung und Implementierung?
Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise
Die Ersteinrichtung erfolgt nach der Auslieferung der Anwendung anhand unserer standardisierten Projekt Roadmap.
Auf Basis unseres vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre genauen Anforderungen. Mit diesen Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Genauer gesagt beschleunigt die standardisierte Vorgehensweise die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung.
Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Zusammenstellung der Anwendungsfunktionen.
Während der Testphase, des Produktivstarts und in der Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unser Team.
Mit unseren Entwicklungsservices stellen wir regelmäßig aktualisierte Versionen des Programms zur Verfügung. Dabei erhält jeder Kunde einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle Unterlagen und Dokumentation sowie die Patches.
Technik – Systemvoraussetzungen des SAP Add-Ons
Das Add-On ist kompatibel mit den folgenden Systemversionen:
- EHP2 FOR SAP ERP 6.0
- SAP ERP 6.0
- SAP NETWEAVER 7.0 (SAP enhancement package 2 for SAP NetWeaver 7.0)
Softwarekomponentenversionen ab:
- MailCenter ab Version 32.010 || 20-11 (11/2020)
- ZUGFeRD
– SAP Product Version ab SAP NETWEAVER 7.31 SP26
– Adobe Server NW750 ADS SP-5
Sowohl für SAP ECC als auch für S/4HANA (ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511) und S/4HANA Private-Cloud
Hier bekommen Sie mehr Informationen >>
XRechnung und ZUGFeRD – „Mit dem MailCenter bringen wir die Digitalisierung in unserem Unternehmen voran.“
