Fantastisch einfach E-Mails versenden und empfangen.
Weniger Arbeit, mehr Produktivität! Diese Software bewirkt
wahre Wunder – auch in Ihrem Unternehmen.
Factsheet des SAP Add-ons MailCenter
Verfassen Sie E-Mails direkt in SAP
Ein einzelner oder mehrere Adressaten – Ihr Aufwand beim Mailversand ist in beiden Fällen gering. Nutzen Sie Funktionen zur automatischen Generierung von Texten bzw. schreiben Sie bei Bedarf einen individuellen Text. Binden Sie zusätzlich weitere Anlagen automatisiert oder Ad hoc ein.
Versenden Sie E-Mails passend zum Prozess
SAP E-Mail senden – Der Mailversand erfolgt aus dem Dokument, über Vorrat oder automatisch im Hintergrund. Mit dem SAP-MailCenter senden Sie Nachrichten so, wie Sie es für Ihren Geschäftsprozess benötigen: direkt aus SAP ERP oder über die Microsoft Outlook Integration. Aus SAP verschickt – wann Sie möchten: sofort aus dem Beleg, aus dem Cockpit oder zu einem selbst bestimmten Zeitpunkt.
Passen Sie die Funktionen optimal an den Prozess an
Die Funktionen passen Sie flexibel auf Ihre Anforderungen an. Der Geschäftsprozess ist damit genau so, wie Sie ihn benötigen. Das Layout im eigenen Corporate Design bestimmen Sie selbst. Denn mit HTML erhalten Ihre Nachrichten die richtige Form. To Go Funktion: Pflege der relevanten Daten für den Mailversand direkt im Dokument.
Verbessern Sie Kommunikation und Transparenz
Unabhängig ob Sie eine SAP Bestellung per E-Mail versenden oder das Zahlungsavis per Mail verschicken – Sie behalten immer den Überblick, was abgesendet ist und was noch bearbeitet werden muss. Ein Bericht informiert Sie über den Versandstatus. Das umfangreiche Reporting und der einfache Zugriff auf die wesentlichen Informationen schaffen die notwendige Transparenz.
Die einfache Prüfung von Mail-Empfängern vor dem Versand, die Transparenz beim Nachrichtenversand und die Flexibilität bei Absendern, Texten und Anhängen waren für uns wichtige Entscheidungskriterien. Das benutzerfreundliche Add-On unterstützt unsere Geschäftsprozesse auch an unseren internationalen Standorten.“
„Die Investitionskosten für die Software sind durch die wegfallenden Portogebühren bereits nach kurzer Zeit wieder eingespielt.“
„Das MailCenter ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel an die unterschiedlichen Geschäftsprozesse anpassen. Ein positiver Aspekt ist die enorme Einsparung von Portokosten, durch das Versenden von Auftragsbestätigungen, Lieferavisen, Rechnungen und Mahnungen per personalisierter Mail“
Success Story 
Einkaufsbelege revisionssicher per E-Mail versenden.
Dr. August Oetker | Success Story lesen >
SAP Bestellung per E-Mail versenden – Dokument an Bestellung anhängen
Sie verschicken Bestellungen oder Angebote im PDF-Anhang per E-Mail aus SAP? Dabei sollen Anwender weitere Anlagen den Mails anhängen? Das sind zum Beispiel Flyer, eine technische Zeichnung, eine Kalkulation oder Allgemeine Geschäftsbedingungen. Solche Vorgänge finden sich häufig im Vertrieb und im Einkauf. Betrachten wir diese Prozesse einmal genauer. Denn dabei arbeiten Anwender heute oft umständlich. Betrachten wir den Anwendungsfall: SAP-Dokument an Bestellung anhängen. Bevor die Anwender die SAP Bestellung per Mail venden, speichern Sie das Geschäftsdokument erst auf dem Desktop. Danach fügen Sie das Dokument im Outlook als Anhang einer Nachricht hinzu. Möchten Sie dieser Outlook E-Mail weitere SAP-Dokumente anhängen, wiederholen Sie diesen Prozess. Unter dem Strich kostet ein solches Vorgehen den Benutzern wertvolle Zeit.
Mit dem Add-on MailCenter fügen Sie Ihren Mails einfach weitere Anlagen hinzu, zusätzlich zu den Standard SAP-PDF-Anhängen. Das funktioniert sowohl manuell als auch automatisiert. Dabei spielt die Quelle der Anhänge keine Rolle. Denn die Anwendung unterstützt alle für den Client erreichbaren Datenträger. Somit ist der Prozess weniger anfällig für Fehler und spart Zeit. Zudem sind die Mails im ERP-System jederzeit vollständig sichtbar. Das macht Vorgänge transparent, auch für andere Anwender. Werfen Sie einen Blick in die Erfahrungsberichte unserer Kunden. Dort erfahren Sie mehr über den Nutzen des MailCenters für Anwender.
Hört sich das für Sie interessant an?
Dann unterbreiten wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot!
Welche Anlagen können verwendet werden?
Dateien für den Anhang können aus diversen Quellen stammen.
Sie fügen Dokumente als Anlage aus:
der E-Mail hinzu. In jedem Fall lassen sich vorhandene Anlagen vorher am Bildschirm anzeigen. Hierfür wird für das gewählte Dateiformat ein passender Viewer benötigt. Natürlich braucht der Empfänger ebenfalls einen passenden Viewer. Zudem erfolgt auf Wunsch für DVS-Dokumente eine automatische Zuordnung zum Beleg. Wird das Geschäftsdokument im Anhang als PDF versendet? Oder benötigen Sie ein PDF und zusätzlich ein XML? Auch das legen Sie im Customizing fest. Wenn notwendig, verändern Sie den Text zur Beschreibung der Anlage vor dem Senden. In jedem Fall unterstützt das System alle gängigen Dateiformate für die Anhänge.
Wie kann ein Dokument angefügt werden?
Anhänge manuell oder automatisch hinzufügen – Wie die Anlagen hinzufügt werden, hängt von dem jeweiligen Prozess ab.
Einerseits pflegt der Benutzer die Anlagen vor dem Senden manuell, so wie er es aus Outlook gewohnt ist. Er fügt einfach der E-Mail ein oder mehrere Dateien im Anhang an. Und das für den jeweiligen Vorgang. Ganz individuell.
Andererseits fügen Sie Anhänge nach einem individuellen Regelwerk automatisch an. Natürlich konfigurieren Sie den Vorschlag über das Customizing. Mit User-Exits und ABAP-Erweiterungen passen Sie die Findung der Anhänge an den Prozess an. Ganz individuell auf Ihre Wünsche angepasst. Weiterhin unterstützt ein Vorschlag den Anwender bei der Auswahl der benötigten Dokumente. Dabei verfolgen wir immer ein Ziel. Den Vorgang für den Anwender so automatisiert wie möglich zu gestalten. Kurzum, egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden. Hinzufügen von Anhängen beim Mailversand ist in Zukunft kein Thema mehr. Das haben Sie mit dem Programm sicher im Griff.
Kann die Verwendung von Dokumenten im Anhang eingeschränkt werden?
Ja, aber nur bestimmte Dokumentenarten – Die Verwendung von DVS-, Office- und ArchiveLink-Anhängen aktivieren Sie im Customizing. Hier ist eine Einschränkung auf Organisations- und Userebene möglich. Für DVS-Anlagen begrenzen Sie die Verwendung je organisatorischer Einheit, Dokumentenart und Status. Alle Dokumente mit einem gültigen Status stehen dem Anwender im MailCenter zur Verfügung. Durch seine Auswahl bestimmt der Nutzer die zum Versand relevanten Dokumente. Dabei sind manuell angefügte oder automatisch vorgeschlagene Anlagen jederzeit wieder abwählbar. Manchmal erlauben die Richtlinien des Mailservers für Nachrichten oder Anhänge nur bestimmte Größen. Deswegen definieren Sie eine maximale Größe für Anhänge in der Konfiguration. Sobald die maximale Größe überschritten wird, geht die rote Lampe an. Der Anwender erhält bei der Erstellung einen Hinweis. Damit schränken Sie die Verwendung von Dokumenten ein. Weiterhin beeinflussen Sie mit individuellen ABAP-Erweiterungen die Auswahl von Anhängen.
MailCenter – Die meisten SAP-Kunden benötigen eine Ergänzung zum SAP-Standard, um mit dem Medium Mail produktiv arbeiten zu können. Genau hierfür haben wir das MailCenter entwickelt. Dieses Add-on leistet einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Prozesse. Es steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Ohne Post sparen Sie Kosten für Druck und Versand. Zudem profitieren Sie von einer schnellen Zustellung. Zum Beispiel, wenn Sie die SAP-Bestellungen per E-Mail versenden, erhalten Sie die Ware schneller von Ihren Lieferanten. Dieses ABAP-Add-on fügt sich nahtlos in Ihre Umgebung ein. Und es hat sich schon bei sehr vielen unserer SAP-Kunden bestens bewährt.
Kundenstimme ★★★★★
„Die Vorgangsbearbeitungszeiten im Anfrage- und Bestellprozess können wir durch den Einsatz des MailCenters deutlich reduzieren. Mail-Empfänger und technische Zeichnungen für den Anhang werden automatisch vorgeschlagen, vorgangsbezogene Mailtexte automatisch generiert. Das schont die Ressourcen unserer Mitarbeiter.“
Elke Hoppe, Leitung Materialwirtschaft | Troester GmbH & Co. KG
Status quo – E-Mails aus ERP senden
Um E-Mails zu versenden, brauchst du eine Lösung. Diese muss es dir ermöglichen, E-Mails in deinem ERP-System zu bearbeiten, zu schicken und zu überwachen.
Für das Versenden von E-Mails an Personen außerhalb deines Systems solltest du Funktionen für folgende Dinge haben:
Die SAP-Nachrichtensteuerung ist dafür nicht ausreichend. Außerdem benötigen die Anwender eine übersichtliche Verwaltung der Korrespondenz.
Der SAP-E-Mail-Verkehr muss nachvollziehbar sein. Die Anwender möchten keine Zeit mit der Suche von Vorgängen verschwenden. Kontaktdaten der Geschäftspartner sollen ebenfalls einfach organisiert werden. Natürlich soll die Bedienung jederzeit unkompliziert bleiben.
Mit dem Standard lässt sich so eine Lösung ohne Programmierung nicht realisieren.
Dafür haben wir die MailCenter Add-ons entwickelt.
So einfach versenden Sie E-Mails aus SAP – MailCenter ▶ die Software für den SAP Mail Versand
SAP E-Mail versenden – Sie wollen Ihre Mailprozesse optimieren? Sie möchten Ihren Anwendern ein Mail-Traffic-Tool zur Verfügung stellen, das je nach Bedarf verschiedene Anwendungsfälle unterstützt? Sie möchten mehr über die Funktionen des MailCenters erfahren? Welche Szenarien können Sie damit abdecken? Wie können Sie davon profitieren?
Das Add-on zum Versenden von E-Mails
Empfänger und Absender
SAP Mailversand mehrere Empfänger – E-Mail-Adressen auslesen aus verschiedenen Bereichen der Stammdaten.
Text und Anhang
SAP-Mailversand mit PDF Anhang – Hinzufügen auch von weiteren Anhängen: Dokumente spontan oder automatisch anhängen aus verschiedenen Quellen
Gesendete Mail aus SAP mit Anhängen – Designgestaltung in HTML
Bearbeiten und senden
SAP Mailversand Text – Der Benutzer kann in der Nachricht einen individuellen Text anlegen und pflegen. Es gibt vorgefertigte Texte, die du benutzen kannst. Beispielsweise für einen Auftrag, ein Angebot oder eine Rechnung.
Customizing und Reporting
Weitere Optionen
Highlights
Nutzen des SAP Add-ons für Ihr Business
Easy to use
Kostenreduktion
Einfache Implementierung
Verfügbare Applikationen
Lösungsumfang
Das SAP Add-on wird als Standardlösung angeboten.
Die Anwendung ist in den Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar.
Zusätzlich zur Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Das Programm ist einfach und schnell zu implementieren. Sie benötigten keine weitere Hardware.
Einfach das Businessdokument aus ERP verschicken – machen Sie Ihr ERP zur digitalen Poststelle.
Unsere Leistungen
Implementierung der Software
Die Ersteinrichtung erfolgt nach Auslieferung der Anwendung anhand einer standardisierten Projekt Roadmap.
Auf Basis eines vordefinierten Fragenkatalogs ermitteln wir Ihre Anforderungen. Mit diesen Informationen wird das Produkt auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Wir haben die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten in diesen Implementierungsleitfaden einfließen lassen. Genauer gesagt beschleunigt die standardisierte Vorgehensweise die Implementierung und schont Ihre Ressourcen.
Auf das Einspielen der Transporte und die Konfiguration in Ihrem Testsystem erfolgt die Einweisung in die wesentlichen Funktionen des MailCenters.
Sie erhalten eine umfangreiche Dokumentation der technischen Einstellungen sowie eine Zusammenstellung der Anwendungsfunktionen.
Während der Testphase, des Produktivstarts und in der Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unser Team.
Mit unseren Entwicklungsservices stellen wir regelmäßig aktualisierte Versionen des Programms zur Verfügung. Dabei erhält jeder Kunde einen Zugriff auf unser Kundenportal. Hier befinden sich alle Unterlagen und Dokumentation sowie die Patches.
Technik
Systemvoraussetzung
Produktversionen ab:
Auch für SAP S/4HANA – ab SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511
Technische Daten
Outlook Integration
Erfolgreich durch die Verbindung von Outlook mit SAP.
E-Mail archivieren
Sicher und einfach – Archivierung ausgehender E-Mails.
Bestellbestätigungen
Einfache Pflege von Auftragsbestätigungen und Lieferavisen zu Bestellungen.
