Success Story
Digitale Freigabe von Bestellungen

Anwenderbericht

Komplett digitale Freigabe von Bestellungen durch MailCenter – Freigabeverfahren

1. Vermeidung langer Freigabewege
2. Einsparung von Zusatzkosten für den Versand
3. Vereinheitlichte Bestellprozesse für alle Werke

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Unternehmen

EWR GmbH

• Hauptsitz: Remscheid
• Branche: Energie
• www.ewr-remscheid.de

Projektziele

1. Vermeidung langer Freigabewege
2. Einsparung von Zusatzkosten für den Versand
3. Vereinheitlichte Bestellprozesse für alle Werke

Entscheidung für MailCenter

1. Einfache Lösung, die sich unkompliziert umsetzen lässt
2. Einsetzbar für verschiedene Belegarten, auch im Rechnungswesen
3. Die Plattform ermöglicht eine weitgehende Digitalisierung des Einkaufs

Lösungen und Services

1. Digitalisierungsplattform MailCenter
2. Lösungspartner: munich enterprise software GmbH
3. www.munich-enterprise.com

Highlights der Implementierung

1. Lösung war schnell einsatzbereit
2. Schnelle Reaktionsfähigkeit des munich-enterprise-Teams
3. Einfache Bedienbarkeit sorgt für hohe Akzeptanz

Hauptnutzen für das Unternehmen

1. Massive Beschleunigung von Genehmigungsworkflows
2. Bestellungen verlassen deutlich schneller das Haus
3. Monitorfunktion benachrichtigt über freizugebene Bestellungen
4. Papier fällt im Bestellwesen nicht mehr an
5. E-Mails werden nicht mehr ausgedruckt
6. Transparenz in der E-MailKorrespondenz zum SAP-Vorgang

Systemumgebung

1. SAP ERP 6.0 – EHP8

Anwenderbericht im Detail

„Unser Ziel ist es, eine Bestellung immer am Tag ihrer Erzeugung auch zu versenden. Dies gelingt inzwischen in 95 Prozent aller Fälle.“

Annette Schicht, Leitung Materialwirtschaft der EWR GmbH

Fünf Unterschriftenmappen fanden früher ihren Weg auf den Schreibtisch von Annette Schicht, Leitung Materialwirtschaft beim Energie- und Wasserversorgungsunternehmen EWR GmbH – täglich. Bestellungen mussten durch Unterschrift freigegeben werden, und dies alles per Papier. Seit längerem nutzt EWR dafür das MailCenter von munich enterprise software und hat Einkaufsprozesse auf diese Weise vollständig digitalisiert. Auch weitere Belegarten prozessiert das Unternehmen mittlerweile über die Plattform.

Der Einkauf der EWR GmbH zählt vier Beschäftigte. Sie arbeiten mit SAP MM und versenden aus dem Modul für Materialwirtschaft heraus Bestellungen an eine Vielzahl von Lieferanten, pro Jahr rund 5.000 Stück. Diese müssen zunächst innerhalb des Einkaufs nach dem Vieraugenprinzip freigegeben werden, bei Überschreiten bestimmter Wertgrenzen noch von weiteren Führungsebenen. Erst anschließend kann eine Bestellung das Haus verlassen – früher selbstverständlich per Post. „Ein Verfahren der alten Schule, das gekennzeichnet war durch lange Freigaben und zusätzlichen Kosten für den Versand“, sagt Annette Schicht.

Inzwischen läuft es bei der EWR anders, nämlich komplett digital. Bereits 2018 entschied sich das Unternehmen für den Einsatz der MailCenter-Plattform von munich enterprise software. Über das zentrale MailCenter versendet der Einkauf seine Bestellungen; das Zusatzmodul „Outlook Integration“ dient der Ablage eingehender E-Mails an ihren dazugehörigen SAP-Belegen. Denn nach Erhalt der Bestellung schicken die Lieferanten eine Auftragsbestätigung zurück, heutzutage auch zumeist per E-Mail. Diese kann der Einkauf über das Modul Outlook-Integration direkt an die Bestellung heften

„Das Feedback aus dem Einkauf zum MailCenter ist mehr als positiv: eine wirklich deutliche Arbeitserleichterung, alle sind begeistert. Papier fällt heute im Bestellwesen nicht mehr an.“

Ablage eingehender E-Mails am SAP-Beleg

In Outlook klickt man dafür auf den Button MailCenter, gibt noch eine Bestellnummer an und die E-Mail wird automatisch zur dazugehörigen Bestellung abgelegt. Viele Auftragsbestätigungen kamen früher per Post und mussten erst einmal gescannt werden. Heute gehen die Auftragsbestätigungen oder Schriftverkehr per Mail ein und können direkt der Bestellung zu-geordnet und abgelegt werden.
Auf die Lösungen von munich enterprise software war Annette Schicht im Zuge eine intensiven Marktrecherche gestoßen. „Schon die ersten Gespräche waren sehr vielversprechend. Glaubhaft wurde uns vermittelt, dass es eine einfache Lösung für unser Problem gibt, die sich schnell umsetzen lässt“, wie sie erklärt. So geschah es: „Mit dem Service von munich enterprise software sind wir sehr zufrieden. munich enterprise hat uns stets gut unterstützt und stand bei jedem Problem schnell parat.

Versand von Bestellungen noch am Tag ihrer Erzeugung

Das MailCenter beschleunigt heute die Genehmigungsworkflows im Unternehmen extrem. Bestellungen verlassen deutlich schneller das Haus, 95 Prozent davon noch am selben Tag ihrer Erzeugung. Über eine Monitorfunktion benachrichtigt die Software die jeweiligen Beteiligten eigenständig über freizugebende Bestellungen und dass eine Unterschrift fällig ist. „Das Feedback aus dem Einkauf ist mehr als positiv: eine komplette Erleichterung, alle sind begeistert“, freut sich Annette Schicht. Papier fällt heute im Bestellwesen nicht mehr an.

Gutschriften und Rechnungen als weitere Belegarten

Mittlerweile wurde die Lösung um eine weitere Belegart ergänzt: Gutschriften, die über das MailCenter versendet werden. Von der EWR eingekaufte Dienstleistungen werden in einem Leistungsverzeichnis in SAP aufgeführt. Daraus wird am Ende nach Abnahme der Leistung eine Gutschrift erzeugt und an den Dienstleister verschickt. Dies erspart dem Dienstleister die Rechnungslegung.
Auch die drei Beschäftigten aus dem Finanz- und Rechnungswesen versenden mittlerweile Rechnungen über die Lösung von munich enterprise software. Zu den 5.000 Bestellungen kommen damit noch weitere 13.000 Rechnungen und Gutschriften pro Jahr hinzu, die über die Lösung prozessiert werden

EWR GmbH

Die EWR GmbH mit circa 260 Beschäftigten ist das Energie- und Wasserversorgungsunter-nehmen des Stadtwerke Remscheid-Unternehmensverbundes. Tagtäglich versorgt EWR die rund 112.000 Einwohner:innen der Stadt Remscheid rund um die Uhr mit Strom, Gas, Wasser und Wärme. Technische Energiedienstleistungen runden das Servicespektrum ab.