E-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung eingeführt. Doch wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen, und welche Schritte können Unternehmen und Selbstständige jetzt unternehmen, um sich darauf vorzubereiten? Hier finden Sie die wichtigsten Informationen im Überblick:
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das schrittweise die klassischen Papier- und PDF-Rechnungen ablösen soll. Sämtliche Informationen, wie beispielsweise Kontodaten, Steuernummer oder Rechnungsbetrag, sind in einer E-Rechnung maschinell lesbar. Dadurch kann die Buchhaltungssoftware des Empfängers diese Daten automatisch verarbeiten. Ziel ist es, Zeit und Kosten zu sparen, den Austausch mit den Finanzämtern zu vereinfachen und Fehler, etwa durch das manuelle Eingeben von IBANs, zu minimieren.
Erstellung einer E-Rechnung
Wie wird eine E-Rechnung erstellt?
Am einfachsten gelingt dies mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware. Die Software konvertiert die eingegebenen Rechnungsdaten automatisch in eine maschinell lesbare XML-Datei. Diese Datei kann anschließend per E-Mail oder über Peppol, ein digitales Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen, an Kundinnen und Kunden übermittelt werden.
Wer zusätzlich zur XML-Datei eine für Menschen lesbare Version versenden möchte, kann das Dateiformat ZUGFeRD nutzen. Mit dieser Option wird parallel zur XML-Datei eine PDF-Version erzeugt.
E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025
Wer muss ab dem 01.01.2025 auf E-Rechnungen umstellen?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft zunächst den B2B-Bereich innerhalb Deutschlands. Das bedeutet, dass in Deutschland ansässige Selbstständige und Unternehmen E-Rechnungen verwenden müssen, wenn sie Leistungen an andere in Deutschland ansässige Unternehmen oder Selbstständige abrechnen. Rechnungen an Privatkunden oder Unternehmen im Ausland sind von dieser Regelung ausgenommen.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro reicht weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung aus.
Müssen Unternehmen E-Rechnungen annehmen?
Ja, ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen und Selbstständige in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und gemäß den gesetzlichen Vorgaben archivieren zu können – auch wenn sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen. Diese Verpflichtung wird insbesondere dann relevant, wenn beispielsweise Lieferanten E-Rechnungen senden. Eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware kann dabei unterstützen, die Anforderungen rund um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen effizient zu erfüllen.
Gibt es eine Übergangsregelung?
Ja, eine Übergangsregelung ist vorgesehen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
Für Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von maximal 800.000 EUR erzielen, wird diese Frist bis Ende 2027 verlängert. Ab dem 01.01.2028 sind jedoch alle Unternehmen im deutschen B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, zu empfangen und zu archivieren.
Unverändert bleibt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Rechnungen, ob in Papierform oder digital, müssen weiterhin 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
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