SAP E-Rechnung Übersicht

SAP und die E-Rechnung – Ein Überblick

Die fortschreitende Digitalisierung und gesetzliche Vorgaben führen dazu, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse modernisieren müssen. In Deutschland wird ab 2025 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) eingeführt. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der E-Rechnung im SAP-Umfeld.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein digitales, strukturiertes und maschinenlesbares Rechnungsformat, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF- oder Papierrechnungen können E-Rechnungen direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden, wodurch Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt werden. Mehr erfahren

Gesetzliche Anforderungen ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen und zu verarbeiten. Ab 2026 wird zudem die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen eingeführt. Diese Maßnahmen dienen der Effizienzsteigerung, Kostensenkung und der Bekämpfung von Steuerbetrug. Details zur Gesetzgebung

Gängige Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Für die elektronische Rechnungsstellung haben sich in Deutschland zwei Formate etabliert:

• XRechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Es ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Mehr über XRechnung
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Struktur kombiniert. Dadurch können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnung lesen und verarbeiten. Dieses Format erleichtert den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, ohne dass vorherige Absprachen über das Format notwendig sind. Mehr über ZUGFeRD

SAP-eigene E-Rechnungs-Tools

SAP bietet verschiedene Lösungen zur Unterstützung der E-Rechnung, die Unternehmen helfen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Rechnungsprozesse zu automatisieren:

1. SAP Document Compliance: Diese Lösung ermöglicht die nahtlose Verarbeitung und den Austausch von E-Rechnungen gemäß den regulatorischen Anforderungen verschiedener Länder. Sie unterstützt Formate wie XRechnung und ZUGFeRD und sorgt für eine reibungslose Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
2. SAP S/4HANA for Advanced Compliance Reporting: Dieses Tool bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung steuerlicher und regulatorischer Berichte, einschließlich der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
3. SAP Business Network: Diese Plattform erleichtert den elektronischen Austausch von Rechnungen mit Geschäftspartnern und Lieferanten. Sie sorgt für eine reibungslose Integration von Rechnungsprozessen in die gesamte Lieferkette.
4. SAP Integration Suite: Eine leistungsstarke Middleware-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, E-Rechnungen sicher und effizient in ihre bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.
5. SAP Invoice Management by OpenText: Eine Lösung zur Optimierung des Rechnungsmanagements, die die automatisierte Verarbeitung und Validierung von Eingangsrechnungen ermöglicht.

Vorteile der E-Rechnung

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung.
• Kostensenkung: Durch den Wegfall von Papier, Porto und manueller Bearbeitung können Unternehmen Kosten sparen.
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Schonung von Ressourcen bei und unterstützt ökologische Ziele.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird durch standardisierte Prozesse gewährleistet.

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Unternehmen sollten frühzeitig ihre aktuellen Rechnungsprozesse analysieren und prüfen, inwieweit sie den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen. Die Implementierung geeigneter Softwarelösungen, Schulung der Mitarbeiter und Anpassung interner Prozesse sind entscheidende Schritte, um die Umstellung erfolgreich zu gestalten.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch die Chance, Prozesse zu optimieren und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Durch den Einsatz geeigneter SAP-Lösungen können Unternehmen diese Umstellung effizient meistern und gleichzeitig ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.