SAP Freigabeverfahren

Freigabeverfahren SAP

Das SAP Vier-Augen-Prinzip

SAP Freigabeverfahren kommen in SAP dann zum Einsatz, wenn mehrere Personen Dokumente vor der Weiterverarbeitung prüfen. Zum Beispiel muss laut Richtlinie eine zweite Person eine Bestellung über 1000 € vor dem Versand an den Lieferanten prüfen und genehmigen. Den Genehmigungsvorgang bilden Sie über ein Freigabeverfahren ab. Die am Freigabeverfahren beteiligten Person erteilen in den Freigabetransaktionen die Genehmigung mit ihrem Freigabecode. Dieser Code wird über die SAP-Berechtigungen dem Mitarbeiter zugewiesen.

Häufig bilden Kunden dieses Vier-Augen-Prinzip noch mit einer Unterschriftenmappe ab.

Für welche Belege sind Freigabeverfahren verfügbar?

Einkauf – Freigabeverfahren sind im SAP Standard für Bestellanforderung, Bestellung, Kontrakt, Lieferplan, Anfrage und Dienstleistungserfassungsblatt (Einkaufsbelege) implementiert

Vertrieb – Im Standard ist keine Freigabe verfügbar. Mit dem SAP Freigabe Add-On von munich enterprise software ist die Freigabe für Anfrage, Angebote, Kundenaufträge, Kontrakte, Gutschriften usw. implementiert.

Bild: SAP Freigabeverfahren SD Vertrieb

Welche Arten von Freigabeverfahren gibt es?

SAP BANF freigeben – Für die Freigabe von Banfen sind zwei Verfahren verfügbar. Einerseits das Verfahren mit Klassifizierung. Mit diesem Verfahren ist die Freigabe von Banfen sowohl auf Positionsebene als auch komplett möglich. Andererseits das Freigabeverfahren ohne Klassifizierung. Damit geben Sie Banfen nur auf Positionsebene frei. SAP Bestellanforderung Freigeben Transaktion ME54.

Einkaufsbelege / SAP MM Bestellung freigeben – Hier gibt es nur das Freigabeverfahren mit Klassifizierung. Einkaufsbelege geben Sie ausschließlich auf Kopfebene frei. SAP Bestellung Freigeben Transaktion ME28 / ME29N.

Verkaufsbelege – Analog Einkaufsbelege. Nur mit SAP Add-On.

Was ist eine Freigabestrategie?

Die Freigabestrategie definiert das Regelwerk für das Freigabeverfahren. Damit legen Sie eine  Freigabestrategie beispielsweise für alle Bestellanforderungen eines Werkes fest, deren Wert eine bestimmte Höhe übersteigt. Erfüllt die BANF diese Kriterien, führt das zur Sperre der Bestellanforderung. Dadurch können Sie erst die SAP Bestellanforderung in eine Bestellung umwandeln, wenn diese freigegeben wird. Die Strategie definiert, mit welchen Freigabecodes die Position einer Bestellanforderung oder der komplette Einkaufsbeleg genehmigt werden muss. Sie bestimmt auch die Reihenfolge der Codes.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema SAP Freigabeverfahren

Gibt es einen Workflow?

Ja. SAP Freigabe Bestellung Workflow – Wenn Sie ein Freigabeverfahren mit verwenden, können Sie eine Anbindung an den SAP Business Workflow festlegen. Der Anwender wird dann automatisch benachrichtigt, wenn er eine Freigabe durchzuführen hat. Anstatt dieser Push Methode über Workflow gibt es natürlich auch die Pull Methode über die Transaktion ME28.

Bei der Variante über Workflow wird im SAP Business Workplace (Transaktion SBWP) ein Workitem erzeugt. Über dieses Workitem wird direkt in den freizugebenden Beleg abgesprungen. Allerdings eignet sich für viele SAP Kunden diese Variante nicht, da häufig nicht mit dem Business Workplace gearbeitet wird.

Für die Einrichtung des Workflows müssen Sie diese Aktivitäten durchführen:

• Customizing des SAP Business Workflow
• Aufbauorganisation bearbeiten
• Aufgabenspezifisches Customizing durchführen
• Ereignis-Verbraucher-Kopplung aktivieren
• Anwendungsspezifisches Customizing durchführen

Wo richte ich die SAP Banf Freigabe ein?

Customizing SAP Bestellanforderung freigeben – Die Einrichtung SAP Bestellanforderung freigeben erfolgt im Customizing unter:

SAP Referenz-IMG – SAP Customizing Einführungsleitfaden – Materialwirtschaft – Einkauf – Bestellanforderung – Freigabeverfahren

Wo kann ich die SAP Bestellfreigabe einrichten?

Customizing SAP Bestellung freigeben – Die Einrichtung erfolgt im Customizing unter:

SAP Referenz-IMG – SAP Customizing Einführungsleitfaden – Materialwirtschaft – Einkauf – Bestellung – Freigabeverfahren für Bestellungen

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Welche Transaktionen werden zur Pflege der Klassifizierung benötigt?

• CL02 Klassenverwaltung
• CT04 Merkmalverwaltung
• CL24N Zuordnungen einer Klasse

Was sind wichtigsten Transaktionen für die Anwendung?

• ME54N Bestellanforderung freigeben
• ME55 Sammelfreigabe Bestellanforderungen
• ME5F Freigabeerinnerung Bestellanford.
• ME28 Bestellung freigeben – Sammelbearbeitung
• ME29N Bestellung freigeben – Einzelpflege

Tabellen – Wo finde ich die SAP Freigabestrategie Bestellung Tabelle?

Eine Übersicht über die Standard SAP Tabellen für die Freigabe finden Sie hier:

• T16FB Freigabekennzeichen Einkaufsbeleg
• T16FC Freigabecodes
• T16FD Bezeichnungen der Freigabecodes
• T16FE Bezeichnungen der Freigabekennzeichen Einkaufsbeleg
• T16FG Freigabegruppen
• T16FH Bezeichnungen der Freigabegruppen
• T16FK Freigabezustände
• T16FL Freigabekennzeichen Leistungserfassungsblatt
• T16FM Bezeichnungen der Freigabekennzeichen für Leistungen
• T16FS Freigabestrategien
• T16FT Bezeichnungen der Freigabestrategien
• T16FV Freigabevoraussetzungen
• T16FW Rollenzuordnung zum Freigabecode

SAP Bestellung drucken ohne Freigabe – ist das möglich?

Nein. Sie können sich zwar die Druckanzeige direkt aus der Bestellung heraus anzeigen lassen. Dabei wird bei nicht freigegebenen Belegen eine Nachricht erzeugt. Jedoch können Sie diese nicht ausgeben. Dass diese Nachricht nicht ausgegeben werden kann, sehen Sie in den Zusatzangaben der Nachricht, am Kennzeichen gesperrt.

SAP Bestellung Freigabe zurücknehmen – ist das möglich?

Ja. Sie können sowohl in der Bestellung als auch in der Transaktion ME28 die Freigabe wieder zurücknehmen. Der Einkäufer kann die Bestellung anschließend wieder bearbeiten.

SAP Bestellung Freigabe ablehnen – ist das möglich?

Ja. Sie können die Bestellung auch ablehnen.

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Gibt es die Möglichkeit die Freigabe kundenindividuell per Programmierung anzupassen?

Ja. Zwar lassen sich die Freigabeverfahren durch die Klassifzierung schon extrem flexibel anpassen. Wem das aber nicht reicht, für den gibt es sowohl Möglichkeiten zur Erweiterung durch Badi und Exit.

• SAP Bestellung Freigabe Badi – Beispiel: MD_PURREQ_REL_STRAT – BAdI zur Deaktivierung der Freigabeermittlung für MRP-Banfen
• SAP Bestellung Freigabe User Exit – Beispiel: M06E0005: Rollenermittlung für Freigabe Einkaufsbelege

Freigabeverfahren SAP – Welche Berechtigungsobjekte stehen zur Verfügung?

Über Berechtigungen (Berechtigungsobjekt M_EINK_FRG) steuern Sie, wer mit welchen Freigabecodes arbeiten darf.