SAP Archivierung E-Mail

SAP Mail-Archivierung – Beim Versenden von E-Mails aus dem SAP-System, erfolgt die Speicherung der Mails und deren Anhängen häufig über die SAPOffice-Technologie. Die Ablage der Inhalte und der Anlagen ist  standardmäßig in der Tabelle SOFFCONT1.
Nach einer Reorganisation dieser Ablage ist der Zugriff auf die dort gespeicherten Daten nicht mehr gewährleistet.

Bei regelmäßiger Nutzung dieses Verfahrens wächst außerdem die Datenbank in kurzer Zeit schnell an. Dabei ist die Speicherung der Daten in der Systemdatenbank für heutige Verhältnisse aufwendig und teuer. Eine Entlastung der Datenbank führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.

E-Mails nicht dauerhaft in den SAPOffice-Tabellen speichern

Tatsächlich passiert aber bei ca. 90 % aller ERP-Systeme genau das Gegenteil. Die Ablage der Mails geschieht genau über diese Tabelle. Denn die SAPOffice-Funktionen sind im Detail oft unbekannt. Als Resultat befindet sich die Tabelle SOFFCONT1 praktisch in jedem ERP-System unter den Top 10 der größten Tabellen. Mit einer Auslagerung der Inhalte auf einen HTTP-Content Server gemäß Hinweis 530792 verschieben Sie Teile der Inhalte (die Anlagen). Allerdings bleiben die Mailtexte nach wie vor in der SAP-Datenbank. Diese Texte könnten separat über die Transaktion SOY8 nach ArchiveLink verschoben werden. Damit sind sie getrennt von den Anlagen gespeichert. Insgesamt ein Verfahren, welches in der Praxis so gut wie nirgends eingesetzt wird.

Das Resultat in der Praxis ohne ein Add-On:
Mailtexte werden in SAP nie archiviert. Die Revisionssicherheit des Systems zur E-Mail Ablage ist mehr als fraglich, obwohl natürlich Aufbewahrungspflichten aus verschiedenen Normen für den täglichen E-Mail-Verkehr bestehen. Zudem ergeben sich aus der Art der Ablage Schwierigkeiten bei der Wartung und Reorganisation. Außerdem wachsen die Datenbanken durch SAPOffice-Objekte. Es entstehen Schwierigkeiten bei der Performance von Mail-Anlagen auf Contentserver. Letztendlich ist die SAPOffice-Technologie ein Auslaufmodell, welches von der SAP AG nicht mehr weiterentwickelt wird.

Allgemeine Gründe für die Archivierung

Für die Archivierung von Anwendungsdaten gibt es systemtechnische und rechtliche Gründe.

Die Datenarchivierung stellt sicher, dass

1. die durch das Wachstum der Transaktionsdaten verursachten Speicherplatz- und Laufzeitprobleme reduziert werden,
2. das Datenwachstum moderat ist und die Datenbank somit langfristig kontrollierbar und administrierbar bleibt,
3. Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an die Speicherung von Daten kostengünstig erfüllen können,
4. die Daten sind wieder verwendbar, d.h. sie können zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. bei der Entwicklung neuer Produkte, verwendet werden.

E-Mail Archivierung über ArchiveLink

Die Vorteile der Mail Archivierung über ArchiveLink liegen auf der Hand.  Durch die ausgelagerte Speicherung werden SAP-Datenbanken und die Systemadministration entlastet. Die verringerte Datenbankgröße wird nicht erst mit der In-Memory-Datenbank HANA interessant (Stichwort: dokumentenfreies ERP). Denn weniger Speicher bedeutet signifikante Einsparungen bei den Kosten für Memory. Zudem profitieren bestehende Installationen von einer schlankeren Datenbank.

Bei der ArchiveLink-Schnittstelle handelt es sich um eine bekannte und zukunftssichere Technologie. Dabei werden die E-Mails beim Versand als Ganzes über die ArchiveLink-Schnittstelle abgelegt. Ebenso wird die Wartbarkeit des SAP-Systems verbessert und die Reorganisation der SAPOffice-Tabelle erheblich vereinfacht. Einfach, sicher und ohne Zusatzaufwand.