SAP-Rechnung per E-Mail
Unser Angebot
Sollten Sie Fragen haben, dann kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Sie.
Im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnet der Begriff „E-Rechnung“ E-Mails mit Anhang, bildhafte Darstellungen und strukturierte Datenformate.
Die europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 legt die Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) im öffentlichen Auftragswesen fest. In § 4a definiert sie den Begriff der elektronischen Rechnung wie folgt:
„Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“
Bei der Verwendung sind verschiedene Bedingungen wichtig. Dazu zählen die Zustimmung durch Rechnungsempfänger, menschliche Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft, Pflichtangaben (s. a. Papierrechnung).
Lesen Sie hierzu auch => E-Rechnung
Um der Akzeptanz und Verbreitung der elektronischen Post im Geschäftsalltag zum Durchbruch zu verhelfen, hat der Gesetzgeber die Anforderungen reduziert. Das gilt speziell für die E-Rechnungen. Übermittlung kann im EDI-Verfahren erfolgen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist entfallen. Diese digitale Signatur ist seit dem 1. Juli 2011 nicht mehr notwendig. Rechnungen können elektronisch verschickt werden, ohne dass eine digitale Signatur verwendet werden muss.
Durch die Abschaffung der elektronischen Signatur wurde die Erstellung und Verwendung der E-Rechnung für den Rechnungssteller und den Empfänger vereinfacht. Seitdem nimmt der Mailversand von Rechnungen stetig zu. Natürlich gibt es immer noch Kunden, die nur Rechnungen per Papier akzeptieren. Trotzdem sind elektronisch verschickte Rechnungen auf dem Vormarsch und rechtlich gültig.
E Rechnung SAP
Die XRechnung spezifiziert ein digitales Format zur digitalen Rechnungsstellung. Es wurde vom IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt. Damit schafft Deutschland ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsstellung. Diese Festlegung entspricht den Vorgaben auf europäischer Ebene nach EU-Richtlinie 2014/55/EU. Gemäß EU-Richtlinie müssen Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern ab Ende November 2020 in der Lage sein, korrekte E-Rechnungen an Behörden in Deutschland zu erstellen. Denn als elektronische Rechnung wird von allen Auftraggebern der öffentlichen Hand künftig nur noch die XRechnung akzeptiert.
Deshalb haben wir für unsere MailCenter Kunden eine Erweiterung für XRechnungen und ZUGFeRD entwickelt und vollständig in SAP integriert. Dadurch lassen sich Rechnungen nach dem deutschen Format der XRechnung erstellen, validieren und versenden. Die Erzeugung erfolgt unmittelbar im Zuge der Rechnungserstellung mit SAP.
Mehr zum Thema XRechnung lesen Sie auch hier: XRechnung .
Für Rechnungen per Mail kommen verschiedene Formate in Frage.
PDF/A ist ein Dateiformat, welches aus dem Wunsch zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entstanden ist. Das Format ist von der International Organization for Standardization (ISO) als Teilmenge des Portable Document Format (PDF) genormt.
SAP Mail Rechnung PDF/A-3
Lesen Sie hierzu auch => SAP Adobe Forms
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein einheitliches, branchenübergreifendes Format für elektronische Rechnungen entwickelt. Dieses Format dient dem Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern und ermöglicht eine strukturierte Datenübertragung zwischen Rechnungssteller und -empfänger – bekannt als „ZUGFeRD“.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten, die ohne zusätzlichen Aufwand ausgelesen und weiterverarbeitet werden können.
Die Entwicklung dieses Formats erfolgte durch Unternehmen aus verschiedenen Branchen, darunter Automobilindustrie, Einzelhandel, Banken, Softwareindustrie sowie der öffentliche Sektor. Es entspricht internationalen Standards und kann auch im europäischen sowie globalen Rechnungsverkehr eingesetzt werden.
Ob sich ZUGFeRD langfristig am Markt durchsetzt, bleibt abzuwarten. Bisher existiert das Format ausschließlich für Rechnungen, eine Erweiterung auf andere Geschäftsprozesse wird jedoch diskutiert. Lesen Sie hierzu auch => ZUGFeRD.
E-RECHNUNG.GV.AT ist das Datenübertragungsverfahren für die Einbringung elektronischer strukturierter Rechnungen (e-Rechnungen) an öffentliche Verwaltung bzw. Unternehmen in Österreich.
Für Informationen hierzu sowie den Themen „SAP-Faktura per EMail“, „Mails mit PDF-Rechnungen“, „Erstellen von elektronischen Rechnungen“ und „Rechnungen elektronisch senden“ sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
PDF/A-1b – Fokus auf langfristige Lesbarkeit und visuelle Reproduktion
PDF/A-1a – Erweiterung mit strukturellen und semantischen Eigenschaften (basiert auf PDF 1.4)
PDF/A-2b – (basiert auf PDF 1.7) sichert das korrekte Erscheinungsbild für die Langzeitarchivierung
PDF/A-2u – vollständige Unicode-Abbildung des Textes
PDF/A-2a – enthält zusätzlich strukturelle und semantische Informationen
Erlaubt die Kombination von maschinenlesbaren XML-Daten und einer archivtauglichen PDF-Version innerhalb einer Datei, was die Basis für elektronische Rechnungen schafft.
Initiiert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi)
Besteht aus PDF/A-3 mit strukturierten XML-Daten als Anhang
Einführung eines verpflichtenden Formats für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Auftragnehmer mussten bis spätestens 27. November 2020 auf den Versand von XRechnungen umstellen
Neben XRechnung weiterhin im Einsatz, jedoch mit geringerer Bedeutung für öffentliche Aufträge
Öffentliche Stellen setzen vorrangig auf den Standard XRechnung, der durch den IT-Planungsrat festgelegt wurde
PDF/A-4f – Erlaubt Dateianhänge, die nicht PDF/A-konform sind
PDF/A-4e – Speziell für den Engineering-Bereich mit Unterstützung für 3D-Inhalte
Neue Version zur Optimierung der E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber in Deutschland
Veröffentlicht am 13. November 2024
Vollständig kompatibel mit dem französischen E-Rechnungsformat Factur-X 1.0.7.2
Folgende PDF/A-Versionen werden ab SAP NetWeaver AS für Java 7.5 SP05 (ADS-Version 1160.2016+) unterstützt:
| Unterstützte PDF/A-Formate | |
| Format | Norm |
| PDF/A-1 | ISO 19005-1 |
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 |
Das gewünschte PDF/A-Format definieren Sie im Druckprogramm. Für die Szenarien „Archivierung“ und „Drucken und Archivierung“ besteht weiterhin die Möglichkeit, die PDF/A-Ausgabe auch über ein BAdI (Business Add-in) zu aktivieren.
AB NW Release 7.50 SP05 bietet ADS die Möglichkeit, PDF-Dateien nach PDF/A oder ZUGFeRD-PDF/A zu konvertieren. Die konvertierenden PDFs müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
alle nicht nativen Adobe-Fonts müssen ‚embedded‘ sein
PDF-Version ist 1.3 oder höher
PDF ist nicht interaktiv
PDF ist nicht dynamisch
Mit folgendem Feature-Test prüfen Sie, ob die bei Ihnen verwendete ADS-Version diese Funktion unterstützt: ABAP-Klasse CL_FP_FEATURE_TEST.
Das internationale Projekt Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) dient zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union.
Ziel ist es, den elektronisch unterstützten öffentlichen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess zu beschleunigen, und damit Kosten zu sparen.
PEPPOL unterstützt die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. PEPPOL ist aber nicht nur auf den Rechnungsaustausch (E-Invoicing) wie ZUGFerd begrenzt. Es deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab. PEPPOL erlaubt über eine Verbindung den Austausch mit allen im Netzwerk registrierten Partnern. Der Zugang erfolgt über sogenannte Access Points.
Es werden verschiedene Nachrichtentypen, wie z. B. die Rechnung, über die definierten Standards ausgetauscht. Zu diesen Grundsätzen gehören das Format „Universal Business Language“ (UBL Standard ISO/IEC). Das PEPPOL Netzwerk dient dabei zum Austausch der UBL-Dokumente.
Als einer der ersten Anbieter schafft die SAP die Grundlage zur elektronischen Rechnungsstellung an Behörden nach dem sicheren PEPPOL-Standard. Das Walldorfer Unternehmen stellt hierzu eine cloudbasierte Lösung zu Verfügung.
Weitere Links:
Obwohl wir mittlerweile im Jahr 2020 angekommen sind, werden immer noch die Mehrzahl der Rechnungen mit der Post versendet. Dabei wird doch in anderen Bereichen ein großer Teil der Kommunikation im Business über E-Mail ausgetauscht. Alleine in Deutschland versenden wir laut BMI jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch. Für Unternehmen ergeben sich durch den Versand von elektronischen Rechnungen verschiedene Einsparungspotenziale. Denn die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto. Durch den Mailversand von Rechnungen aus SAP lösen Sie arbeitsintensive und fehleranfällige Prozesse ab.
Mit dem MailCenter eine leichte Übung. Das Add-on ist nahtlos in das System eingebunden und lässt sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen. Sie erstellten, bearbeiten und versenden E‑Mails direkt im ERP-Backend. Diese Lösung leistet einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Neben den grundsätzlichen Themen gibt es immer wieder auch Fragen zum ERP-Standard. Welche Möglichkeiten gibt es für Mailtitel und -texte, -body, Corporate Design und (Pflicht-) Standardangaben mit Transaktion SODIS. Genau hier hat der Standard Defizite. Weitere Problemfelder sind Empfängerermittlung (nur eine An-Adresse), Mailbearbeitung, -gestaltung und der Verwaltung von Dateianhängen. Firmen, die ERP einsetzen und Dokumente schnell und effizient verschicken möchten, benötigen hierfür in den meisten Fällen eine zusätzliche IT-Lösung.
Wenn Sie Rechnungen an Ihre Kunden senden, bietet das zahlreiche Vorteile
Easy to use
Einfache Implementierung
Lösungsumfang
Die Anwendung in Deutsch und Englisch verfügbar.
Neben der Bereitstellung der Programme übernehmen wir die Ersteinrichtung.
Auf jeden Fall ist das Programm leicht und schnell zu implementieren.
Sie benötigen keine weitere Hard- oder Software.
Machen Sie Ihr SAP ERP zur digitalen Poststelle.
Unsere Leistungen
Implementierung – Schnelle Einrichtung der Integration durch standardisierte Vorgehensweise
Die SAP Konfiguration erfolgt anhand der standardisierten Projekt Roadmap. Hierfür ermitteln wir zum Start des Projektes Ihre Anforderungen mithilfe eines vordefinierten Fragenkatalogs. Anschließend erfolgt der Import der Transporte und die Konfiguration von Testsystem.
Ebenfalls bekommen Sie eine Dokumentation der technischen Einstellungen und eine bezüglich der Anwendung. Zuletzt überprüfen ausgewählte Key User, die korrekte Einrichtung der Anwendung. In dieser Phase stehen Ihnen unsere Berater mit Rat und Tat zur Seite. Während Produktivstart und Betriebsphase erhalten Sie Unterstützung durch unseren Support.
Zudem sichert unser Servicesupport den reibungslosen Betrieb der SAP-Erweiterung in Ihrem Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen über unser Kundenportal regelmäßig aktualisierte Programmversionen zur Verfügung. Hierfür erhalten Sie als Kunde Zugriff auf den Downloadbereich MailCenter. Dort finden Sie alle Unterlagen und Dokumente sowie Updates zum Programm.
Technik
Systemvoraussetzung
Produktversionen ab:
Softwarekomponentenversionen ab:
Technische Daten
Industriestraße 31
82194 Gröbenzell
Mo. – Fr.: 09:00 bis 16:00 Uhr
+49 89 2154 689 80
