SAP Office bzw. SAPOffice („SOFF“)
SAPOffice („SOFF“) kommt aus einer Zeit, wo separate Mailumgebungen und Groupware-Lösungen noch nicht selbstverständlich an SAP angebunden wurden. SBWP ist die zentrale SAPOffice-Transaktion. Sie wird in Zukunft nicht mehr weiterentwickelt. Siehe auch Hinweis 691407. Im Rahmen von Workflow- und Mail-/Fax-Lösungen wird SAPOffice jedoch noch vereinzelt eingesetzt.
Inhaltsverzeichnis
Hintergrund
SAPOffice wurde ursprünglich als Alternative zur SAP-eigene Mail-/Groupware-Lösung entwickelt. Für diese Funktionen wird mittlerweile hauptsächlich MS Office verwendet. Trotzdem ist SOFF an vielen Stellen im System noch „aktiv“:
- Business Workplace „SBWP“
- Mail & FAX Ausgang/Eingang
- Dienste zum Objekt (GOS)
Standardmäßig werden alle Daten und Anhänge solcher Nachrichten in der SAP-Systemdatenbank (SOFFCONT1, SOST) gespeichert.
SAPOffice Verwendung
Die Art der Datenhaltung (Systemdatenbank) ist für heutige Verhältnisse zu aufwendig und teuer. Daher sollte SOFF nicht zur Langzeitlagerung verwendet werden! Tatsächlich haben etwa 90% der ERP-Systeme die gegenteilige Situation, da SOFF als Funktion normalerweise unbekannt ist. Tabelle SOFFCONT1 gehört in fast jedem ERP-System zu den Top 10. Gegenmaßnahmen:
- Reorganisieren Sie regelmäßig, wie RSSO_DELETE_PRIVATE, RSBCS_REORG
- Daten vermeiden: Nach Möglichkeit keine Langzeitordner im SBWP zulassen, die Funktion „Anlage erstellen“ in GOS möglichst komplett blockieren und nur “ Business Documents“ zulassen (ArchiveLink)
SAPOffice – Archivierung mit SOY8?
SOFF-Nachrichten sind textbasiert, daher sind sie normalerweise klein. Problematisch sind dagegen meist angehängte Anhänge (BIN-Format). Diese sind auf jeden Fall bereits im „Archiv“ (interne ContRep SOFFDB) gespeichert. Eine erneute Archivierung macht wenig Sinn, zumal SOFF-Nachrichten ohnehin temporär aufbewahrt werden sollten. Transaktion SOY8 übergibt den Nachrichtentext an ArchiveLink. Ausgesetzte Anhänge sind davon nicht betroffen. SOY8 wird kaum verwendet.
Sie haben Fragen zu diesem Bereich? Jetzt Kontakt aufnehmen!
Jetzt Kontakt aufnehmen!SAPOffice Einstellungen
Mit der Transaktion SO16 werden wesentliche zentrale Einstellungen gemacht:
SAP Office – SAP Business Workplace
Transaktion SBWP
Übersicht Transaktionen SAP Office
| F00 | SAPoffice: Kurznachricht |
| S00 | Kurznachricht |
| SO00 | SAPoffice: Kurznachricht |
| SO01 | SAPoffice Eingang |
| SO01 | X SAPoffice Eingang |
| SO02 | SAPoffice Ausgang |
| SO02X | SAPoffice Ausgang |
| SO03 | SAPoffice Persönliche Ablage |
| SO03X | SAPoffice Persönliche Ablage |
| SO04 | SAPoffice Allgemeine Ablage |
| SO04X | SAPoffice Allgemeine Ablage |
| SO05 | SAPoffice: Persönliche Papierkorb |
| SO05X | SAPoffice: Persönliche Papierkorb |
| SO06 | SAPoffice: Vertretung ein/aus |
| SO07 | SAPoffice Wiedervorlage |
| SO07 | SAPoffice Wiedervorlage |
| SO12 | SAPoffice Benutzerstamm |
| SO13 | SAPoffice Vertreter |
| SO15 | SAPoffice: Verteilerlisten |
| SO16 | SAPoffice Profile |
| SO17 | SAPoffice: Allg. Papierkorb löschen |
| SO18 | SAPoffice: Allgemeine Papierkorb |
| SO19 | SAPoffice: Initialdokumente |
| SO20 | SAPoffice persönliche Initialdokum. |
| SO21 | PC-Arbeitsverzeichnis pflegen |
| SO22 | SAPoffice: PC-Arb.Dateien löschen |
| SO23 | SAPoffice: Verteilerlisten |
| SO24 | SAPOffice:Pflege voreingestellte PC |
| SO28 | Pflege der SOGR |
| SO30 | Business Workplace: Reorg |
| SO31 | Reorganisation (täglich) |
| SO36 | Automatisches Weiterleiten anlegen |
| SO38 | SAPoffice:Abgleich Mappenberechtig. |
| SO40 | SAPoffice: Cust. Formular MAIL |
| SO41 | SAPoffice: Cust. Formular TELEFAX |
| SO42 | SAPoffice: Cust. Formular TELEFAX_K |
| SO43 | SAPoffice: Cust. Formular TELEFAX_M |
| SO44 | SAPoffice: Cust. Formular TELEX |
| SO52 | Löscht Adresse aus Benutzerstamm |
| SO55 | Benutzerkonsistenzcheck |
| SOAD | SAPoffice: Externe Addressen |
| SOBN01 | Personendaten |
| SOCP | SAPoffice: Externe Adressen |
| SODS | SAPoffice: LDAP Browser |
| SOEX | Expreßnachricht |
| SOPE | Dokumenttypen ausschließen |
| SOSB | Übersicht Sendeaufträge (Benutzer) |
| SOSG | Übersicht Sendeaufträge (Gruppen) |
| SOST | SAPconnect Sendeaufträge |
| SOSV | SAPconnect Sendeaufträge |
| SOTD | SAPoffice: Pflege der Objekttypen |
| SOTR | Testtransaktion für API1 (Empfangen) |
| SOUD | BCS: Benutzerverwaltung |
| SOY1 | SAPoffice: Massenpflege Benutzer |
| SOY2 | SAPoffice: Statistik-Datensammlung |
| SOY3 | SAPoffice: Statistik-Auswertung |
| SOY4 | SAPoffice: Zugriffsübersicht |
| SOY5 | SAPoffice: Eingangsübersicht |
| SOY6 | SAPoffice: Dokumentübersicht |
| SOY7 | SAPoffice: Mappenübersicht |
| SOY8 | SAPoffice: Massenarchivierung |
| SOY9 | SAPoffice: Eingangsreorg |
| SOYA | SAPoffice: Mappenbesitzer ändern |
| S_BCE_68000252 | IMG-Aktivität: SIMG_OSC1 |
SAP Office Tabellen
- SOC3 – SAPoffice: DB für Objekte (Import/Export)
- SOES – SAPoffice: externer Sendevorgang
- SOFM – SAPoffice: Mappe Inhalt
- SOMG – Tabelle für Persistenz der Objekte MESSAGE/RECIPIENT
- SOOD – SAPoffice: Objektdefinition
- SOOS – SAPoffice: Sendevorgang
- SOST – SAPoffice: Statuslogtabelle SOFFCONT1
- SOFF: Tabelle für Dokumentinhalte (Import/Export
Der Inhalt der über den Business Workplace erstellten und versendeten Dokumente wird in der Tabelle SOC3 gespeichert. Auch Dokumente aus dem sogenannten General Object Service (GOS) können in SOC3 abgelegt werden. Die Verwaltungsdaten von SOC3-Einträgen befinden sich in SOOD. Verwaltungsdaten von Ordnern in SOFM. Die Sendedaten in den beiden Tabellen sind SOOS (Sendeprozess selbst) und SOST (Historischer Datensatz). Beim Speichern des Dokuments in der Datenbank wird der Anhang des SAPOffice-Dokuments in SOFFCONT1 gespeichert.
