SAP Office Überblick

SAP Office bzw. SAPOffice („SOFF“)

SAPOffice („SOFF“) kommt aus einer Zeit, wo separate Mailumgebungen und Groupware-Lösungen noch nicht selbstverständlich an SAP angebunden wurden. SBWP ist die zentrale SAPOffice-Transaktion. Sie wird in Zukunft nicht mehr weiterentwickelt. Siehe auch Hinweis 691407. Im Rahmen von Workflow- und Mail-/Fax-Lösungen wird SAPOffice jedoch noch vereinzelt eingesetzt.

Hintergrund

SAPOffice wurde ursprünglich als Alternative zur SAP-eigene Mail-/Groupware-Lösung entwickelt. Für diese Funktionen wird mittlerweile hauptsächlich MS Office verwendet. Trotzdem ist SOFF an vielen Stellen im System noch „aktiv“:

• Business Workplace „SBWP“
• Mail & FAX Ausgang/Eingang
• Dienste zum Objekt (GOS)

Standardmäßig werden alle Daten und Anhänge solcher Nachrichten in der SAP-Systemdatenbank (SOFFCONT1, SOST) gespeichert.

SAPOffice Verwendung

Die Art der Datenhaltung (Systemdatenbank) ist für heutige Verhältnisse zu aufwendig und teuer. Daher sollte SOFF nicht zur Langzeitlagerung verwendet werden! Tatsächlich haben etwa 90% der ERP-Systeme die gegenteilige Situation, da SOFF als Funktion normalerweise unbekannt ist. Tabelle SOFFCONT1 gehört in fast jedem ERP-System zu den Top 10. Gegenmaßnahmen:

• Reorganisieren Sie regelmäßig, wie RSSO_DELETE_PRIVATE, RSBCS_REORG
• Daten vermeiden: Nach Möglichkeit keine Langzeitordner im SBWP zulassen, die Funktion „Anlage erstellen“ in GOS möglichst komplett blockieren und nur “ Business Documents“ zulassen (ArchiveLink)

SAPOffice – Archivierung mit SOY8?

SOFF-Nachrichten sind textbasiert, daher sind sie normalerweise klein. Problematisch sind dagegen meist angehängte Anhänge (BIN-Format). Diese sind auf jeden Fall bereits im „Archiv“ (interne ContRep SOFFDB) gespeichert. Eine erneute Archivierung macht wenig Sinn, zumal SOFF-Nachrichten ohnehin temporär aufbewahrt werden sollten. Transaktion SOY8 übergibt den Nachrichtentext an ArchiveLink. Ausgesetzte Anhänge sind davon nicht betroffen. SOY8 wird kaum verwendet.