SAP QM Beschaffung Zeugnisprüfung
Einführung der Beschaffungs-Zeugnisprüfung
SAP QM Beschaffung Zeugnisprüfung – Im vorliegenden Beispiel beschreiben wir die Einführung der Prüfung am Beispiel eines Musterunternehmens.
Hintergrund
Derzeit ist in unserem Musterunternehmen keine systemseitige Beschaffungs-Zeugnisprüfung implementiert. Dies führt dazu, dass Zeugnisse für bestimmte Materialien wie Gussteile weder inhaltlich noch auf Vollständigkeit geprüft werden. Damit besteht die Möglichkeit, dass erst zum Zeitpunkt der Kundenabnahme bzw. nach Auslieferung festgestellt wird, dass Zeugnisse nicht den Bestellspezifikationen entsprechen.
Ausgangssituation Materialwirtschaft
Zeugnisse sind keine separate Bestellposition und werden demnach nicht entsprechend eingebucht.
Zeugnisse gehen z.Zt. in folgender Form ein:
- a) in Papierform mit der Lieferung
- b) in Papier an den Sachbearbeiter Einkauf
- c) in elektronischer Form an den Sachbearbeiter Einkauf.
Ausgangssituation Qualitätssicherung
- a) Sperrung der Materialien bis zum Zeugniseingang würde zu unzumutbaren Verzögerungen in der Produktion führen
- b) Rundmaterialien laufen nicht über QS, daher erfolgt keine Prüfung
Durch die Einführung der Beschaffungs-Zeugnisprüfung soll sichergestellt werden, dass die Zeugnisse von den Lieferanten spätestens zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung vorliegen.
Voraussetzungen
Die Komponenten Einkauf und Bestandsführung werden im SAP-System aktiv genutzt.
Anforderungen
Für abnahmerelevante Materialien Guss und Halbzeuge soll eine Beschaffungs-Zeugnisprüfung eingeführt werden. Beim Ablauf der Zeugnisprüfung ist folgendes zu beachten:
- Das Fehlen einer Zeugnisprüfung für ein Material darf den Produktionsprozess nicht unterbrechen.
- Es werden Mahnlisten erstellt, so dass der Lieferanten aufgefordert wird, die fehlenden Zeugnisse zu senden.
- Ein fehlendes Zeugnis hat zur Konsequenz, dass eine Zahlsperre zur Rechnung eintritt. Das Blockieren der Zahlungsfreigabe ist demnach mit dem Fehlen der Zeugnisprüfung zu koppeln.
Umsetzung
Die Umsetzung der Anforderungen wird mit der Einführung von „QM in der Beschaffung“ erfolgen. Hierzu ist die Aktivierung im Customizing erforderlich. Die Materialstammsätze sind entsprechend zu pflegen (Q-Sicht).
- Steuerschlüssel für die Beschaffung festlegen – > Gültigkeit = Werksebene
- Bearbeitung der Zeugnisabwicklung
- Zeugnistyp pflegen
- Pflege der QM-Felder im Matstamm (QM-Vereinbarung)
- Beschreiben und Testen der Abläufe des QM in der Beschaffung
Definition des Steuerschlüssels
Feld | Beschreibung |
Steuerung in der Beschaffung | |
Zeugnis erforderlich | Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, muss der gelieferten Ware ein Zeugnis beigelegt sein.
Bei Anfragen und Bestellungen kann der Lieferant auf die Zeugnispflicht und den geforderten Zeugnistyp hingewiesen werden. Beim Wareneingang überprüft das System, ob zu der Bestellung bereits ein Zeugnis-eingang vermerkt ist. Ist dies nicht der Fall, reagiert das System so wie es die vom Zeugnistyp abhängige Steuerung vorschreibt. Unter anderem kann das System einen entsprechenden Vermerk (Status) im Wareneingangsprüflos setzen. Der Eingang des Zeugnisses muss dann spätestens beim Verwendungsentscheid bestätigt werden. Wenn die erweiterte Zeugnisabwicklung wirksam ist, legt das System beim Wareneingang einen Zeugnisbeleg an, mit dessen Hilfe Sie den Zeugniseingang unabhängig verwalten können. Den Typ des geforderten Zeugnisses geben Sie im Materialstamm an. Bei der Definition des Zeugnistyps und der davon abhängigen Zeugnisabwicklung legen Sie fest,
|
Rechnung sperren | Wenn Sie dieses Kennzeichen setzen, wird die Zahlung der Rechnung mit Sperrgrund I („Inspection“) gesperrt, wenn aus QM-Sicht eine automatische Zahlung der Rechnung verhindert werden soll.
Ist dieses Kennzeichen gesetzt, stellt das System, wenn die Rechnung erfasst wird, fest, ob ein Prüflos vorhanden ist, und setzt den Sperrgrund I, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
Das automatische Zahlungsprogramm überprüft, ob der Sperrgrund I noch fortbesteht. Dabei sind folgende Szenarien zu unterscheiden:
Das System nimmt den Sperrgrund I nicht ohne weiteres zurück, wenn zum verursachenden Prüflos ein Annahmeentscheid getroffen wird. Sie müssen den Sperrgrund I im Rahmen der Rechnungsprüfung/Rechnungsfreigabe zurücknehmen. Verwenden Sie hierfür bei der Rechnungsfreigabe das Kennzeichen automatisch freigeben. Wenn Sie wollen, dass die Rechnungen nur unter der Voraussetzung bezahlt werden, dass das Qualitätswesen eine Ware akzeptiert oder auf eine Eingangsprüfung verzichtet hat, müssen Sie erreichen, dass die Rechnungen nicht vor dem Wareneingang erfasst werden. Sie erzwingen dies, indem Sie für die betreffenden Lieferanten eine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorsehen. |
Zeugnisabwicklung
Die Zeugnisabwicklung legt fest,
- ob das Zeugnis einmal je Bestellposition oder bei jedem WE vorliegen muss
- wie die Systemreaktion aussehen soll, falls das geforderte Zeugnis nicht vorliegt
- ob eine vom Wareneingang unabhängige Verwaltung des Zeugniseingangs erfolgen soll
Der Zeugnistyp steuert die Zeugnisabwicklung.
Die Angabe eines Zeugnistyps in den QM-Daten des Materials ist nur wirksam, wenn das Kennzeichen QM in der Beschaffung aktiv gesetzt ist.
Der Zeugnistyp Z003 wird angelegt. Er wird folgendermaßen ausgeprägt:
- Je Wareneingang für ein Zeugnis erwartet: Erfolgt die Belieferung einer Bestellposition in mehreren Teillieferungen, so muss zu jeder Teillieferung das Zeugnis bestätigt werden. Voraussetzung ist, dass auch das Kennzeichen „Zeugnis je Bestellposition“ gesetzt ist.
- Die Zeugnisüberprüfung ist notwendig. Dies bedeutet, dass bei der WE-Buchung der Eingang eines Zeugnisses vermerkt werden kann. Die inhaltliche Überprüfung des Zeugnisses muss aber noch einmal in einem separaten Schritt erfolgen und dann in der Zeugnistransaktion oder beim Verwendungsentscheid bestätigen.
- Steuerung ohne Zeugnis = Fehlermeldung: Das Fehlen eines Zeugnisses beim Wareneingang darf den Folgeprozess nicht behindern.
- Erweiterte Zeugnisabwicklung: Nicht vorhandene Zeugnisse bei entsprechend gesteuerten Materialien sollen beim Lieferanten angemahnt werden. Hierzu ist die Aktivierung der erweiterten Zeugnisabwicklung notwendig. Mit dieser Steuerung kann der Eingang der Qualitätszeugnisse unabhängig vom Wareneingang verwaltet werden.
- Mahnfrist = 5 Tage: Fehlende Zeugnisse sollen beim Lieferanten angemahnt werden. Dies erfolgt 5 Tage nach der Wareneingangsbuchung, wenn das angeforderte Qualitätszeugnis noch nicht eingegangen ist.
Für die Verwaltung der Zeugnisse wird ein Nummernkreis zum Objekt „Zeugniseingang“ angelegt.
Stammdatenpflege
Anlage der fehlenden QM-Sicht im Materialstammsatz
Zur Anwendung der Funktionalität der Zeugnisprüfung ist die Q-Sicht im Materialstammsatz erforderlich. Materialien, bei denen bisher keine Q-Sicht gepflegt ist, müssen entsprechend angepasst werden. Dies erfolgt durch die Nutzung des LSMW.
Materialstamm: Einstellungen in der QM-Sicht
Im Materialstammsatz müssen in der Q-Sicht folgende Felder gepflegt werden:
- QM-Beschaffung aktiv Kennzeichen setzen und Funktion damit aktivieren
- QM-Steuerschlüssel Z999 hinterlegen
- Zeugnistyp Z003 hinterlegen
Diese Felder können über die Massenpflegetransaktion MM17 zu den betroffenen Materialien gepflegt werden.
Hinweis:
Durch die Aktivierung der Funktion „QM-Beschaffung aktiv“ ist die Funktion für alle Werke eines Mandanten gültig. Sofern ein Material für mehrere Werke gepflegt ist, sollte der QM-Steuerschlüssel des Wertes „0000“ (keine Funktion aktiv) für die Werke zugeordnet werden, in denen die Funktion nicht angewendet wird. Die Zuordnung kann über die Transaktion QI05 erfolgen.
Zusätzlich muss die Prüfart Z02 zugeordnet werden. Die Zuordnung kann über die Transaktion QA08 erfolgen.
Detailsicht zu den Prüfeinstellungen:
Sind einem Material mehrere Prüfarten zugewiesen, so sollte für die Zeugnisprüfung das Kennzeichen „Bevorzugte Prüfart“ aktiviert werden.
Das Kennzeichen ist in der Tabelle QMAT (Feld APA) hinterlegt. Über eine Massenpflege kann das Kennzeichen nicht gepflegt werden. Die Aktivierung erfolgt direkt in der Materialstammsatzpflege.
Massenpflege (QA08)
Über die Transaktion QA08 kann eine Massenpflege der Materialien zu den Prüfeinstellungen vorgenommen werden.
- Mehrfachselektion der relevanten Materialnummern
- Aktivierung des Kennzeichens „Prüfart neu zuordnen“
- Aktivierung des Kennzeichens „Materialliste nicht anzeigen“
- Aktivierung des Kennzeichens „Änderungsbelege erzeugen“
- Prüfart „Z02“ eintragen
- Ausführen
Zu den einzelnen Feldern:
Prüfart neu zuordnen:
Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, aktiviert das System die Prüfart in den Materialien und fügt sie bei den Materialien hinzu, wo sie bisher nicht zugeordnet wurde. Wenn die Prüfart nicht vorhanden war, übernimmt das System die Parameter, die im Customizing zu Vorschlagswerten der Prüfart festgelegt sind.
Materialiste nicht anzeigen:
Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, aktiviert das System beim Ausführen des Programms sofort die Prüfart bei allen selektierten Materialien.
Änderungsbelege erzeugen:
Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, werden für alle Änderungen, die an den Materialien durchgeführt werden, Änderungsbelege erstellt, die im Materialstammsatz angezeigt werden können.
Beschaffungsprozess
Bestellung
Bestell-Formular Z_MEDRUCK_EF (deutsch):
Deaktivierung des Textes im Bestellformular:
Wareneingang
Das Feld „Zeugnis beiliegend“ muss gepflegt werden:
- Ja
- Nein
Wird der Wert nicht gepflegt, erscheint eine Fehlermeldung und der WE kann nicht gebucht werden.
Die Eingabe einer Lieferscheinnummer erleichtert die Zuordnung der Zeugnisse zum Wareneingang.
Die Buchung erfolgt bei Prüfart Z01 vorschlagsmäßig in den Qualitätsprüfbestand bzw. kann alternativ in den frei verwendbaren Bestand gebucht werden:
Bei Verwendung der Prüfart Z02 im Materialstammsatz wird direkt in den frei verwendbaren Bestand gebucht (bei unveränderten Vorschlagswerten zu Z02).
Hinweis:
Es empfiehlt sich, die Lieferscheinnummer bei der WE-Buchung mitzugeben. Dies ermöglicht, eine Verbindung zu den Zeugnissen herzustellen.
Folgeprozesse
Erfassung von Zeugnissen und Statusänderung(QC51)
Mit der Buchung des Wareneingangs werden ein Prüflos und ein Zeugnissatz angelegt. Sollte bei WE-Buchung das Zeugnis nicht mitgeliefert worden sein, kann die Verwaltung des Zeugnisses separat über die Transaktion QC51 vorgenommen werden.
Mit Einstieg in die Transaktion wird zur eingegebenen Bestellposition geprüft, ob bereits ein Zeugnis erfasst wurde. Bereits bestehende Zeugnisse können hier geändert werden. Hierzu wird das Zeugnis im Auswahlfenster selektiert.
Soll ein neues Zeugnis erfasst werden, kann dies ebenfalls in dieser Transaktion erfolgen.
Hinweis:
Hilfreich ist die Zuordnung zu einem Lieferschein. Dies erleichtert die Zuordnung zu generierten Materialbelegen sowie die Statusverfolgung.
Hier wird der Status des Zeugnisses angepasst und das Datum des Zeugniseingangs hinterlegt.
Überwachung der Zeugnisse (QC55) – Mahnlauf
Über die Transaktion QC55 können ausstehende Zeugnisse zum Lieferanten angemahnt werden. Aus der Liste können die Positionen markiert werden, zu denen eine Mahnung gedruckt werden soll.
Anpassung des Layouts:
Formular ZQM_CERT_REMIND zur Mahnung der fehlenden Zeugnisse (deutsch):
Die Ausgabe des Formulars kann per Druck oder als Fax erfolgen.
Beim Druck werden Materialien der folgenden Klassen/Merkmale für das Abnahmeformat berücksichtigt:
- Y_GUSS/Y_AS_G
- Y_DICHT/Y_AS_A
- Y_HALBZ/Y_AS_H
- Y_KAUF/Y_AS_A
- Y_VERB/Y_AS_V
Formular ZQM_CERT_REMIND zur Mahnung der fehlenden Zeugnisse (englisch):
Bearbeitung gesperrter Rechnungen (MRBR)
Allgemeine Vorgehensweise
Bei der Erfassung der Rechnung zu einem Vorgang, zu dem das Zeugnis fehlt, wird bei der Rechnungserfassung die Rechnung zur Zahlung gesperrt:
Die Rechnung wird mit dem Sperrgrund „R“ Rechnungsprüfung gesperrt.
Zur Bearbeitung gesperrter Rechnungen wird die Transaktion MRBR aufgerufen. Hier ist ersichtlich, aus welchem Grund die Rechnung gesperrt wurde:
Der Sperrgrund kann hier manuell entfernt und die Rechnung damit zur Zahlung freigegeben werden.
Alternativ kann im Selektionsbild die Funktion „Automatisch freigeben“ aktiviert werden. Hierfür müssen die Prüflose entsprechend abgenommen worden sein.
Ergänzung: Prüfung gesperrter Rechnungen aus Q-Sicht auf Status des Zeugniseingangs
Um sicherzustellen, dass gesperrte Rechnungen mit Sperrgrund Qualität auch gerechtfertigt manuell zur Zahlung freigegeben werden (Zeugnis ist da, nur der Verwendungsentscheid des Prüfloses wurde noch nicht angepasst), kann über eine separate Auswertung der Status des Zeugnisses zur abrechenbaren Einkaufsposition geprüft werden.
Schritt 1:
Transaktion MRBR: Einschränkung auf gesperrte Rechnungen aus Q-Sicht
Markieren und kopieren der Referenzbelege (Materialbelegnummern)
Schritt 2:
Start der Übersichtsauswertung zum Status des Zeugnisses mit der Transaktion ZCERT:
Einsteigen in die neu definierte Abfrage zum Status des Zeugnisses mit den Materialbelegnummern aus der Spalte „RefBeleg“ in der Transaktion MRBR:
Trefferliste:
Interpretation der Liste: Alle angezeigten Belege mit dem Status 2 können von der Rechnungsprüfung zur Zahlung freigegeben werden.
Übersicht der Prüflose (QA32)
In dieser Anwendung können einzelne Prüflose bearbeitet und der Verwendungsentscheid auf „Abnahme“ gesetzt werden. Relevant sind hierfür alle Prüflose des Status „FREI STIP BERF ZGOK“. Hierzu kann die Liste Anwenderspezifisch angepasst werden. So können Spalten ein-/ausgeblendet und ein Filter auf den Status gesetzt werden, um die Prüflose entsprechend zu selektieren.
Über Markieren einer Zeile kann in den Verwendungsentscheid () des Prüfloses gesprungen und der entsprechende Code vergeben werden.
Sammel-Verwendungsentscheid für Prüflose (QA16)
Mit Hilfe der Transaktion QA16 „Sammelverwendungsentscheid“ werden Prüflose selektiert, deren Prüfmerkmale im “richtigen” Bearbeitungsstatus sind. Für diese Prüflose kann der gewünschte Verwendungsentscheid (VE) vorgegeben und im Hintergrund bearbeitet werden. Auf diese Weise können mehrere Prüflos auf einmal bearbeitet werden.
Über die „Freie Abgrenzung“ kann zusätzlich das Feld „Prüfart“ für die Selektion hinzugefügt werden. So werden nur Prüflose selektiert, die aus der vorgegebenen Prüfart entstanden sind. Des Weiteren kann das Feld „Prüflosherkunft“ vorbelegt werden (01 = WE).
Der Bereich „Selektion Prüflose“ ist selbsterklärend. Um die Selektionsdauer zu minimieren, sollten Angaben mindestens zu folgenden Feldern gemacht werden:
- Los entstanden am
- Werk
- Prüflosherkunft
Im Bereich „Zu treffende Verwendungsentscheid“ werden folgende Felder gepflegt:
- VE-Codegruppe (01 = WE
- VE-Code (A=Annahme)
TIPP:
Speichern der Selektionsfelder als Variante
Nach dem Ausführen der Abfrage, werden die selektierten Prüflose tabellarisch in einer Liste angezeigt:
Über den Filter können nur die Prüflose mit gewünschtem Systemstatus (z.B. ZGOK -> Zeugnis OK) angezeigt werden. Hierzu wird die Spalte „Systemstatus“ markiert. Über den Filter wird dann der Wert ausgesucht, der relevant ist.
Wenn sicher ist, dass alle relevanten Prüflose angezeigt wurden, werden die Prüflose markiert und über den Push-Button bearbeitet. In der Statuszeile wird über die Anzahl der getroffenen Verwendungsentscheide (VE) informiert. Wenn anschließend (Aktualisieren) betätigt wird, sollte die Tabelle – im Idealfall – leer sein.
Das Prüflos bzw. die selektierten Prüflose wurden entsprechend geändert.
Hinweis:
Zum Test der Transaktion bieten sich die Push-Button VE hell und VE manuell an.
Zur weiteren Vereinfachung der Handhabung kann ein eigenes Layout definiert und gesichert werden.
Berechtigungen
Um den Prozess zu etablieren sind Berechtigungen auf folgende Transaktionen notwendig:
QC51 Qualitätszeugniseingang erfassen
QC52 Qualitätszeugnis ändern
QC53 Qualitätszeugnis anzeigen
QC55 Arbeitsvorrat Zeugniseingang (Mahnlauf)
QA32 Prüflosselektion
QA08 Massenänderung Prüfeinstellungen Material
QA16 Sammel-Verwendungsentscheid für i.O. Lose
Die User-Berechtigungen sind entsprechend zu prüfen und ggf. zu erweitern.
Zeitplanung und Aufwände
Konzeptionierung, Umsetzung, Dokumentation 10 Tage
Weitere Anforderungen:
Anpassung Mahn-Formular (deutsch und englisch) 4 Tage
Stammdatenpflege (LSMW, Massenpflege) 1 Tag
Anhang
Möglichkeiten zur Steuerung der Materialien
Insgesamt gibt es folgende Möglichkeiten, die Materialien in der Q-Sicht des Materialstammsatzes zu steuern:
- QM-Beschaffung aktiviert, Prüfart Z01
Bei fehlendem Zeugnis zum Zeitpunkt des Wareneingangs wird der WE in den Qualitätsprüfbestand Es wird ein Prüflos erzeugt. Es erfolgt der bisherige Ablauf zur Q-Prüfung des Materials. Die Rechnung bleibt bis zur Abnahme des Prüfloses (-> Zeugnis ist eingegangen) zur Zahlung gesperrt. - QM-Beschaffung aktiviert, Prüfart Z02
Bei fehlendem Zeugnis zum Zeitpunkt des Wareneingangs wird der WE in den frei verwendbaren Bestand gebucht werden. Es wird ein Prüflos erzeugt. Damit ist die Anforderung erfüllt, dass das Material auf jeden Fall dispositiv zur Verfügung steht. Die Rechnung bleibt bis zur Abnahme des Prüfloses (-> Zeugnis ist eingegangen) zur Zahlung gesperrt. - QM-Beschaffung aktiviert, Prüfarten Z01 und Z02 mit Zuordnung der bevorzugten Prüfart auf Z01
analog zu Punkt 1 - QM-Beschaffung aktiviert, Prüfarten Z01 und Z02 mit Zuordnung der bevorzugten Prüfart auf Z02
analog zu Punkt 2 - QM-Beschaffung aktiviert, keine Prüfart zugeordnet
Bei fehlendem Zeugnis zum Zeitpunkt des Wareneingangs kann der WE nicht gebucht werden. Es wird kein Prüflos erzeugt. Es kann nur in den Sperrbestand gebucht werden. Damit ist die Anforderung nicht erfüllt, dass das Material auf jeden Fall zur Verfügung stehen muss.
Abfrage zu Zeugnis und Prüfart
Transaktion: SA38
Programmname: AQA0SYSTQV000119Z_ZEUGNIS=====
Sie erhalten dann eine Liste mit folgendem Inhalt:
- Einkaufsbelegnummer und Position
- Materialnummer
- Lieferscheinnummer
- Lieferantennummer
- Nummer des Zeugnisses, welches zum Vorgang im System eingebucht wurde
- Status des Zeugnis (im Beispiel: 3 = angemahnt)
- Datum des Zeugniseingangs
- Nummer des Prüfloses
- Prüfart, die dem Prüflos zugeordnet ist
- Abnahme zum Prüflos
- Qualitätsprüfbestand (sollte nur bei Z01-Buchungen gefüllt sein)
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