Success Story
SAP Rechnungskontrolle

Anwenderbericht

Erreichte Ziele durch Digitalisierungsplattform MailCenter – Rechnungskontrolle

1. Digitalisierung möglichst vieler Prozesse
2. Sammelkontrolle von Rechnungen am Bildschirm
3. Bessere Dokumentation über versendete Fakturen
4. Zeitaufwand beim Rechnungsversand minimieren
5. Einsparen von Portokosten

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Unternehmen

Augustiner-Bräu Wagner KG

• Der Hauptsitz befindet sich in München
• Branche: Getränkeindustrie
• Internetadresse: www. augustiner-braeu.de

Projektziele

1. Digitalisierung möglichst vieler Prozesse
2. Sammelkontrolle von Rechnungen am Bildschirm
3. Bessere Dokumentation über versendete Fakturen
4. Zeitaufwand beim Rechnungsversand minimieren
5. Einsparen von Portokosten

Entscheidung für MailCenter

1. Einzigartige Funktion am Markt
2. Kompetente Projektbegleitung
3. After-Sales-Services ohne zusätzliche Gebühren

Lösungen und Services

1. Digitalisierungsplattform MailCenter
2. Lösungspartner: munich enterprise software GmbH
3. www.munich-enterprise.com

Highlights der Implementierung

1. Rechnungen müssen nicht mehr einzeln ausgedruckt werden
2. Ortsunabhängiges Arbeiten möglich

Hauptnutzen für das Unternehmen

1. Hohe Kostenersparnis durch Wegfall von Portogebühren
2. Kunden kann ein moderner Kommunikationsweg angeboten werden
3. Weitere Belegarten über die Software abbildbar

Systemumgebung

1. SAP ERP ECC 6.0 EHP 8

Anwenderbericht im Detail

„Die Investitionskosten für die Software sind durch die wegfallenden Portogebühren bereits nach kurzer Zeit wieder eingespielt.“

Dominik Essig, stellvertretender IT Leiter, Augustiner-Bräu Wagner KG

So traditionsreich die Augustiner-Bräu Wagner KG sich auch präsentiert, so innovativ ist die Technik hinter der Bierproduktion der ältesten noch bestehenden Brauerei Münchens, gerade einmal einen Steinwurf entfernt von der Theresienwiese. So auch bei der IT: In der Produktion wird bereits S/4HANA eingesetzt, bei der Warenwirtschaft arbeitet Augustiner seit 2011 mit SAP ERP und einer Reihe von SAP-Sonderlösungen, unter anderem für Vertragsverwaltung, Touren-Rückerfassung und andere branchenspezifische Szenarien.

Ihren Kunden schickt die Brauerei Warenrechnungen entweder als Tagesfaktura, im 10- bzw. 14-Tage-Takt oder auch monatlich. Viele von ihnen konnte Augustiner bereits davon überzeugen, dass es für beide Seiten praktischer und kostengünstiger wäre, Rechnungsbelege digital auszutauschen. „Dies funktioniert zwar auch aus SAP heraus per E-Mail, aber nicht mit den Prozessen, wie wir sie uns vorstellen“, sagt Dominik Essig, stellvertretender IT-Leiter bei Augustiner-Bräu.

Daher ist der Rechnungsversand traditionell eine ausschließlich papierbasierte Angelegenheit. Ein Druckspool wird erzeugt und in ein Gesamt-PDF mit allen zu versendenden Rechnungen umgewandelt. Eine gesonderte Software sortiert dieses PDF nochmals zwecks Portooptimierung nach Kundennummer; dann werden die Rechnungen zusammen ausgedruckt und jeder einzelne Beleg wird dahingehend überprüft, ob alle Angaben darauf stimmen. Zudem erhält er einen Kuvertier-Code, wird maschinell kuvertiert, frankiert und ist fertig zum Versand.

Nicht mehr jeden Beleg einzeln ausdrucken

Für viele der Fakturen aus Vertrieb und Vertragsverwaltung gilt damit inzwischen: Sie müssen zwecks Kontrolle und Versand nicht mehr einzeln ausgedruckt werden, sondern dies funktioniert jetzt in einem Rutsch am Bildschirm. „Über die Anwendung „MailCenter Rechnungskontrolle Ausgang“ ruft man sich mehrere Fakturen gleichzeitig zur Ansicht und Kontrolle im SAP-Dokumentenviewer oder im Acrobat Reader auf“, erklärt Matthias Dilger aus der Vertragsabteilung. „Ist alles in Ordnung, setzt man sie von ´offen´ auf ´frei´ und gibt sie im zweiten Schritt über den Button ´Fakturierung´ für den Versand frei. Dort gibt es noch einmal die Möglichkeit, einzeln zu kontrollieren.“

Für Dilger und sein Kolleg:innen aus der Vertragsabteilung ist die gewonnene Flexibilität ein großer Nutzen der neuen Software. Rechnungen können sie nun standortunabhängig prüfen und freigeben. Auch die Kolleg:innen in der Vertriebsabteilung arbeiten mit dem MailCenter. Alle profitieren von der gestiegenen Transparenz, denn es wird nun exakt dokumentiert, wann welcher Beleg zugestellt wurde. Außerdem ist der Zeitaufwand wesentlich geringer, als wenn man alle Rechnungen zunächst kuvertieren und versenden muss.

Softwareinvestition nach kurzer Zeit amortisiert

Für das Unternehmen hat der Einsatz des MailCenters nicht zuletzt ganz klar finanzielle Vorteile. Dominik Essig: „Die Investitionskosten für die Software sind durch die nun wegfallenden Portogebühren bereits nach kurzer Zeit wieder eingespielt.“ Der stellvertretende IT-Leiter führt weiter aus: „Die Möglichkeit einer gesammelten digitalen Kontrolle konnte uns in dieser Form kein anderer Softwarehersteller anbieten. munich enterprise software hat das gesamte Einführungsprojekt kompetent und zuvorkommend begleitet, auch im Nachgang sind die Reaktionszeiten extrem kurz – ein Service, der nicht selbst verständlich ist und für den andere oft gleich zusätzliche Gebühren aufrufen.“

Das Potenzial für den weiteren Ausbau des MailCenters bei Augustiner ist vorhanden und soll zügig genutzt werden. Als zusätzliche Belegart, die über das MailCenter verschickt wird, sind seit Herbst 2022 außerdem die Zahlungsavise hinzugekommen. Es geht also weiter mit der Digitalisierung bei Münchens traditionsreichster Brauerei.

„Wir profitieren von der gestiegenen Transparenz, denn es wird nun exakt dokumentiert, wann welcher Beleg zugestellt wurde.“

Matthias Dilger, Vertragsabteilung, Augustiner-Bräu Wagner KG

Augustiner-Bräu Wagner KG

1328 begannen die Augustiner-Mönche mit dem Bierbrauen in ihrem Augustinerkloster nahe dem Dom zu München. 1803 übernahm der Staat das Kloster im Zuge der Säkularisierung. Das heutige Brauereigebäude an der Landsberger Straße – die Fassade des markanten langgestreckten Ziegelbaus steht unter Denkmalschutz – wurde immer wieder erweitert und die Produktion auf den modernsten Stand gebracht. So ist Augustiner-Bier während der vergangenen sieben Jahrhunderte zu einem Stück Münchner Kultur geworden.