Historia de éxito
Aprobación digital de pedidos

Estudio de casos

Aprobación completamente digital de los pedidos por parte de MailCenter – procedimiento de aprobación

1. Evitar largas vías de liberación
2. Ahorro en gastos de envío adicionales
3. Procesos de pedido unificados para todas las plantas

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Empresa

EWR GmbH

• Sede: Remscheid
• Industria: Energía
• www.ewr-remscheid.de

Objetivos del proyecto

1. Evitar largas vías de liberación
2. Ahorro en gastos de envío adicionales
3. Procesos de pedido unificados para todas las plantas

Elegir MailCenter

1. Solución simple que se puede implementar fácilmente
2. Se puede utilizar para varios tipos de documentos, incluida la contabilidad
3. La plataforma permite una amplia digitalización de las compras

Soluciones y Servicios

1. Plataforma de digitalización MailCenter
2. Socio de la solución: munich enterprise software GmbH
3. www.munich-enterprise.com

Aspectos destacados de la implementación

1. La solución se puso en marcha rápidamente
2. Respuesta rápida del equipo de Múnich-Empresa
3. La facilidad de uso garantiza una alta aceptación

Principales beneficios para la empresa

1. Aceleración masiva de los flujos de trabajo de aprobación
2. Los pedidos salen de casa mucho más rápido
3. La función de supervisión notifica sobre las órdenes que se van a liberar
4. El papel ya no es necesario en el proceso de pedido
5. Los correos electrónicos ya no se imprimen
6. Transparencia en la correspondencia por correo electrónico en el proceso SAP

Medio ambiente

1. SAP ERP 6.0 – EHP8

Estudio de caso en detalle

“Nuestro objetivo es enviar siempre un pedido el mismo día en que se produce. Esto ahora es posible en el 95 por ciento de todos los casos”.

Annette Schicht, Directora de Gestión de Materiales de EWR GmbH

Cinco carpetas de firmas solían llegar a la mesa de Annette Schicht, jefa de gestión de materiales de la empresa de suministro de energía y agua EWR GmbH, todos los días. Las órdenes tenían que ser aprobadas por firma, y todo esto por papel. EWR ha estado utilizando munich enterprise software para este propósito desde hace algún tiempo, y ha digitalizado completamente los procesos de compra de esta manera. Mientras tanto, la empresa también procesa otro tipo de documentos a través de la plataforma.

El departamento de compras de EWR GmbH cuenta con cuatro empleados. Trabajas con SAP MM y envías pedidos a un gran número de proveedores desde el módulo de gestión de materiales, alrededor de 5.000 unidades al año. Estos deben ser aprobados primero dentro del departamento de compras de acuerdo con el principio de los cuatro ojos, y si se superan ciertos límites de valor, por otros niveles de gestión. Solo entonces una orden puede salir de casa, en el pasado, por supuesto, por correo. “Era un proceso de la vieja escuela que se caracterizaba por largas aprobaciones y costos adicionales de envío”, dice Annette Schicht.

Mientras tanto, las cosas son diferentes en el EEE, es decir, completamente digitales. En 2018, la empresa decidió utilizar la plataforma MailCenter de munich enterprise software. El departamento de compras envía sus pedidos a través del MailCenter central; El módulo adicional “Outlook Integration” se utiliza para almacenar los correos electrónicos entrantes en sus correspondientes documentos SAP. Después de recibir el pedido, los proveedores envían una confirmación del pedido, hoy en día generalmente por correo electrónico. El departamento de compras puede adjuntarlo directamente al pedido de compra a través del módulo de integración de Outlook

“Los comentarios del departamento de compras sobre el MailCenter son más que positivos: facilita mucho el trabajo, todo el mundo está entusiasmado. Hoy en día, el papel ya no se produce en el proceso de pedido”.

Almacenamiento de los correos electrónicos entrantes en el documento SAP

En Outlook, haga clic en el botón MailCenter, ingrese un número de pedido y el correo electrónico se almacenará automáticamente para el pedido correspondiente. Muchas confirmaciones de pedidos solían llegar por correo y tenían que ser escaneadas primero. Hoy en día, las confirmaciones de pedidos o la correspondencia se reciben por correo electrónico y pueden asignarse y almacenarse directamente en el pedido.
Annette Schicht se encontró con las soluciones munich enterprise software en el curso de una intensa investigación de mercado. “Incluso las primeras conversaciones fueron muy prometedoras. Nos dijeron de manera creíble que hay una solución simple a nuestro problema que se puede implementar rápidamente”, explica. Así sucedió: “Estamos muy satisfechos con el servicio prestado por munich enterprise software . Munich Enterprise siempre nos ha apoyado bien y fue rápido para ayudar con cualquier problema.

Envío de pedidos el día de su creación

Hoy en día, MailCenter acelera drásticamente los flujos de trabajo de aprobación en las empresas. Los pedidos salen de la empresa mucho más rápido, el 95 por ciento de ellos el mismo día en que se generan. A través de una función de monitorización, el software notifica de forma independiente a las respectivas partes implicadas las órdenes que deben emitirse y que se debe firmar. “Los comentarios del departamento de compras son más que positivos: un alivio total, todo el mundo está entusiasmado”, dice Annette Schicht con satisfacción. Hoy en día, el papel ya no se produce en el proceso de pedido.

Notas de abono y facturas como tipos de documentos adicionales

Mientras tanto, la solución se ha complementado con otro tipo de documento: las notas de crédito que se envían a través del MailCenter. Los servicios adquiridos en el EEE se enumeran en un presupuesto de SAP. Al final, después de la aceptación del servicio, se genera una nota de crédito y se envía al proveedor del servicio. Esto evita que el proveedor de servicios tenga que facturar.
Los tres empleados de finanzas y contabilidad ahora también envían facturas a través de munich enterprise software. Además de los 5.000 pedidos, a través de la solución se procesan otras 13.000 facturas y notas de crédito al año

EWR GmbH

EWR GmbH, con unos 260 empleados, es la empresa de suministro de energía y agua del grupo de empresas Stadtwerke Remscheid. Cada día, EWR suministra electricidad, gas, agua y calefacción a los aproximadamente 112.000 habitantes de la ciudad de Remscheid las 24 horas del día. Los servicios técnicos energéticos completan la gama de servicios.