Historia de éxito
Procedimiento de aprobación de SAP

Estudio de casos

Objetivos alcanzados por la plataforma de digitalización MailCenter – Procedimiento de aprobación

1. Liberación simplificada de confirmaciones de pedidos
2. Procesamiento eficiente de transacciones en ventas
3. Sustitución de una solución alternativa existente
4. Ahorro en costes de transmisión
5. Más transparencia sobre los AB enviados

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Empresa

thyssenkrupp rothe erde Alemania

• Sede: Dortmund
• Industria: Procesamiento de acero
• Empleados en todo el mundo: 6.000
• www.thyssenkrupp-rotheerde.com

Elegir MailCenter

1. Soporte óptimo de los flujos de trabajo
2. Buena experiencia en el envío de facturas
3. No hay una solución comparable en el mercado

Soluciones y Servicios

1. Plataforma de digitalización MailCenter
2. Socio de la solución: munich enterprise software GmbH
3. www.munich-enterprise.com

Aspectos destacados de la implementación

1. Rápida implementación de los requisitos del cliente en el software
2. Los empleados fueron tomados desde el principio

Principales beneficios para la empresa

1. Todo se hace con un clic del ratón
2. Las confirmaciones de pedidos llegan más rápido al cliente
3. Documentación limpia de todo el proceso
4. Ahorro de costes: aprox. 1.000 euros al mes
5. Retorno de la inversión: 1 año

Medio ambiente

1. EHP7 PARA SAP ERP 6.0

Estudio de caso en detalle

«Con el MailCenter, los procesos de aprobación de ventas se pueden llevar a cabo de forma integrada en SAP. No hay nada comparable en el mercado. Toda la solución, incluidos los costes de adquisición y mantenimiento, se amortizará al cabo de poco más de un año».

Christian Köppen
, Supervisor de SAP SD en el Departamento de Organización

Para las transacciones de compra, SAP proporciona un conjunto detallado de reglas para las aprobaciones, en función de los límites de valor. Esta opción no está disponible para documentos de venta como ofertas, contratos o confirmaciones de pedidos. Pero también deben ser aprobados internamente antes de que lleguen al cliente. Por ello, desde 2023 thyssenkrupp rothe erde Germany GmbH utiliza desde 2023 munich enterprise software para este fin. La compañía ha estado enviando XRechnungen a través de esta solución desde 2021. ¿Por qué no utilizar lo que funciona bien allí para las autorizaciones de ventas?, pensó Christian Köppen, supervisor de SAP SD en el departamento de organización de thyssenkrupp rothe erde Germany GmbH.

Se ha reemplazado una solución engorrosa

En concreto, los documentos de ventas de SAP SD son confirmaciones de pedido (AB) que hacen referencia a los objetos SAP «Pedido de cliente» y «Plan de entregas». Antes de la pandemia, estos se imprimían en papel, se firmaban manualmente y se enviaban al cliente. A partir de 2021, hubo una solución provisional con Corona: en SAP, se imprimía un PDF, se almacenaba en una carpeta de red y se cargaba manualmente desde allí a una aplicación web. Allí, en función de los límites de valor, se seleccionaron los respectivos destinatarios responsables de la liberación. Una vez confirmado, el AB se envió manualmente al cliente.

70 empleados de ventas de thyssenkrupp rothe erde Germany GmbH participan en este proceso de aprobación. Para cada uno de ellos, debido al engorroso procedimiento, se necesitaron bastantes clics del mouse antes de que el AB finalmente pudiera ir al cliente. Con el complemento de SAP MailCenter, que sustituyó a la solución alternativa anterior desde julio de 2022, los procesos de aprobación de ventas ahora se pueden llevar a cabo de forma integrada en SAP. «No hay nada comparable en el mercado», dice Christian Köppen

MailCenter cubre tres operaciones a la vez

Antes de que pudiéramos comenzar, munich enterprise software creó el marco para almacenar las instrucciones de procedimiento existentes en el MailCenter como se describió anteriormente. «Pocas veces he visto a un socio de sistemas implementar nuestros requisitos de manera tan rápida y competente. 1A humano y profesional», dice Christian Köppen con entusiasmo.
Ahora es muy sencillo para el personal de ventas: al introducir el pedido de cliente, simplemente fijan un indicador de cuándo se debe iniciar el documento para su liberación. Todo lo demás se hace automáticamente, de acuerdo con las instrucciones de procedimiento interno para los lanzamientos de ventas, que se han almacenado en el sistema en estrecha colaboración con munich enterprise software .
Al final, el documento se almacena automáticamente en el archivo electrónico. Con el MailCenter, thyssenkrupp rothe erde cubre tres procesos a la vez: aprobación interna, envío al cliente y archivo. El sistema funciona exactamente de la misma manera que las ventas en la práctica.

«Solo en los primeros tres meses, publicamos casi 2.000 documentos a través del MailCenter. Como resultado, las confirmaciones de pedidos llegan al cliente más rápido y todo el proceso está claramente documentado en SAP».

Tobias Schulte-Bisping
, Jefe de Ventas

Las confirmaciones de pedidos llegan más rápido al cliente

Los empleados están correspondientemente entusiasmados. Un requisito previo para ello era que el equipo de TI los tuviera en cuenta desde el principio. Así que todo el mundo sabía qué esperar el día del lanzamiento. Tobias Schulte-Bisping, Jefe de Ventas: «Solo en los primeros tres meses, publicamos casi 2.000 documentos a través del MailCenter. Las confirmaciones de pedidos ahora están con el cliente más rápido y todo el proceso está claramente documentado».
No hay que descuidar la eliminación de costes, ya que la aplicación web ya no es necesaria hoy en día. El ahorro es considerable: una cantidad de cuatro dígitos al mes. thyssenkrupp rothe erde recuperó los costes anuales de mantenimiento del MailCenter después de solo un cuarto de año: «Toda la solución, incluidos los costes de adquisición y mantenimiento, se amortizará después de poco más de un año», ha calculado Christian Köppen.
Basándose en su experiencia hasta la fecha, thyssenkrupp rothe erde quiere ser el tercer tipo de documento importante en enviar envíos directos a través del software de Munich Enterprise y, por lo tanto, equipar también a su departamento de compras con la solución.

thyssenkrupp tierra roja

Como uno de los principales fabricantes mundiales de rodamientos giratorios, thyssenkrupp rothe erde está especializado en el desarrollo y la producción de rodamientos y anillos laminados sin soldadura. En estrecha colaboración, se desarrollan soluciones específicas para el cliente que son únicas en términos de construcción, propiedades de materiales y rendimiento. Cada mes, más de 6.000 empleados experimentados y altamente cualificados convierten 15.000 toneladas de acero para cumplir con los requisitos específicos de los clientes en todo el mundo.