DIGITALIZACIÓN
Cuando la impresora deja de imprimir facturas
NÚMERO 12 | DICIEMBRE DE 2021, ZEITUNG FÜR KOMMUNALE WIRTSCHAFT, Frank Zscheile, periodista informático, Múnich, mailcenter-plattform-dvv-digitalisierung-zfk-122021.pdf Duisburg – Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft (DVV) es un grupo multiservicios de suministro, movilidad y servicios. Con alrededor de 4350 empleados, el Grupo cuenta con más de 30 empresas. El sistema contable central en el que se crean las facturas salientes es SAP. Especialmente a principios de mes, se emiten miles de facturas por día, una alta carga para las líneas de impresión. Así surgió el deseo de poder enviar facturas por correo electrónico. Muchos clientes ahora también están presionando para que las facturas se les envíen solo electrónicamente como PDF. Esto, a su vez, les permite procesar internamente más rápidamente.
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La nueva plataforma de digitalización facilita el trabajo
Wolfgang Scheffler, Consultor Senior de Logística/Contabilidad de SAP en DVV: «En principio, nos preocupamos por dos temas: la facturación electrónica como tal y la obligación legal de facturación electrónica, es decir, la creación de los nuevos formatos de factura electrónica X-invoice y Zugferd, que se aplicarán en el futuro de acuerdo con la Directiva de la UE 204/55/UE». DVV organiza ambas desde 2020 con una nueva plataforma de digitalización, el «MailCenter» del fabricante Munich Enterprise Software, con sede en Múnich, que se integra directamente en SAP. Esto permite el envío de documentos comerciales por correo electrónico desde SAP, facturas y documentos relacionados con las compras. En el software, puede llevar a cabo una búsqueda de mensajes específica, es decir, seleccionar qué tipo de formato se generará y a qué empresa del grupo se asignará la factura. Además, todas las facturas convergen inicialmente en un repositorio de documentos de la plataforma de digitalización. Allí, los compañeros del Departamento de Facturación del Grupo/Facturación Central pueden comprobar de nuevo si todos los archivos adjuntos necesarios están adjuntos a la factura. 
Optimización de procesos a través de la digitalización
Para la dirección, la atención se centra en el uso de un sistema de este tipo para avanzar en la digitalización de la empresa. Esto funciona tanto mejor cuanto más integrados y menos disruptivos son los procesos de negocio digitales. Al utilizar la nueva plataforma, DVV también ahorra un alto esfuerzo manual, tiempo y, por lo tanto, costos; también cumple con todos los requisitos legales para el envío de facturas electrónicas. No todos los clientes pueden recibir facturas por correo electrónico. Clientes privados, por ejemplo, que solicitan una nueva conexión a la red y solo aparecen una vez como clientes. Sin embargo, donde DVV ya ha cambiado casi por completo al envío a través del nuevo software son las muchas facturas intragrupo. Estos surgen cuando las empresas intercambian servicios entre sí. La plataforma ahora se extenderá a otras áreas, incluidas las compras. Allí, también, es útil si puede adjuntar archivos adjuntos a un pedido o solicitud y enviar ambos juntos. Una vez más, una cantidad de documentos anuales casi igual de alta que con las facturas está esperando.
