Las facturas electrónicas en SAP y su importancia
La digitalización está cambiando fundamentalmente la contabilidad. Una de las novedades más significativas es la introducción de la factura electrónica, que ayuda a las empresas a hacer más eficientes los procesos, reducir costes y cumplir con los requisitos legales.
Por qué tiene sentido pasarse a las facturas electrónicas
Beneficios económicos y medioambientales
El cambio a las facturas electrónicas no solo ofrece ventajas económicas y ecológicas, sino que también contribuye a la optimización de los procesos comerciales internos. Las empresas se benefician de una mayor transparencia y trazabilidad de sus facturas. La automatización del procesamiento de facturas reduce el trabajo manual y minimiza los errores que pueden ocurrir debido a la entrada manual.
Al pasarse a las facturas electrónicas, las empresas pueden reducir costes, acelerar los procesos de trabajo y reducir su huella medioambiental. El procesamiento digital minimiza los errores y reduce significativamente el consumo de material. Al eliminar los documentos en papel y los procesos de procesamiento manual, no solo se pueden reducir los costos, sino que también se pueden acelerar significativamente los flujos de trabajo. Además de los beneficios financieros, el cambio a las facturas electrónicas también contribuye a la protección del medio ambiente, ya que el consumo de papel y las emisiones de CO₂ se reducen mediante el transporte de facturas físicas.
Las facturas son el corazón de la economía: en Alemania se emiten anualmente alrededor de 32.000 millones de facturas. Muchas empresas siguen utilizando el envío postal, lo que se asocia a unos elevados costes de papel, impresión y franqueo. Se estima que una sola factura postal, incluida la tramitación y el franqueo, puede costar hasta 9 euros, mientras que una factura electrónica suele costar sólo unos pocos céntimos por transacción. El cambio a la factura electrónica reduce significativamente estos costes y también mejora el equilibrio ecológico. Además, la digitalización simplifica la gestión y el archivo de las facturas.
Definición y formatos de facturas electrónicas
¿Qué es la factura electrónica?
Las facturas electrónicas se diferencian de los simples documentos PDF porque se almacenan en un formato estructurado que permite el procesamiento automático. Esto reduce los errores, acelera los procesos y mejora la integración con los sistemas contables. Esto reduce los errores, acelera el procesamiento y facilita la integración con los sistemas de contabilidad existentes. Una factura en PDF por correo electrónico no cumple con estos requisitos. Los formatos permitidos en Alemania incluyen ZUGFeRD 2.x y XRechnung. ZUGFeRD es un formato híbrido que incluye tanto un archivo XML legible por máquina como una versión PDF legible por humanos, mientras que XRechnung es un formato puramente estructurado basado en XML diseñado específicamente para el intercambio con clientes públicos.
Marco jurídico
Obligación de facturación electrónica a partir de 2025
A partir del 1 de enero de 2025, las empresas en Alemania estarán obligadas a utilizar facturas electrónicas para las transacciones B2B nacionales. Hasta finales de 2026 se aplicará una normativa transitoria que seguirá permitiendo las facturas en papel y en PDF. A partir de 2027, las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 euros tendrán que utilizar exclusivamente la factura electrónica. Están exentas las facturas de escaso valor de hasta 250 euros y determinadas operaciones exentas de impuestos.
Requisitos legales para las facturas electrónicas
Además de la normativa fiscal, las empresas deben asegurarse de que sus facturas electrónicas cumplen con los requisitos de seguridad informática y protección de datos. El archivo a prueba de auditorías es particularmente importante para resistir el escrutinio legal. El archivo a prueba de auditorías, en particular, es un factor decisivo para resistir el escrutinio legal. Por lo tanto, las empresas deben implementar medidas adecuadas, como soluciones de almacenamiento cifrado y restricciones de acceso.
Las facturas tienen una función tanto legal como fiscal: sirven como documento y documento contable. Las empresas deben asegurarse de que las facturas electrónicas cumplan con los requisitos de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (§ 14 UStG), garanticen la legibilidad y la inmutabilidad y se archiven de forma a prueba de auditorías. Por lo tanto, las facturas electrónicas deben cumplir todos los requisitos legales para seguir siendo válidas. El cumplimiento es crucial para evitar riesgos fiscales.
Pasos para una implementación exitosa
Planificación y preparación
La introducción de las facturas electrónicas comienza con un análisis de los sistemas y procesos existentes. Las empresas deben comprobar qué soluciones de software se adaptan mejor a su modelo de negocio y cómo se puede formar a los empleados. Además del cambio técnico, la formación de los empleados también es un factor importante para garantizar una integración fluida. Las empresas deben hacer frente a los requisitos legales en una fase temprana y comprobar qué soluciones técnicas se adaptan mejor a sus procesos de negocio.
1. Reconocer los beneficios de la factura electrónica
Muchas empresas pueden utilizar el software de contabilidad o ERP existente para crear facturas electrónicas, como SAP, DATEV o Lexware. Cualquiera que haya estado creando facturas manualmente con una hoja de cálculo debe cambiar a un sistema de facturación moderno.
2. Cumplir con las obligaciones legales de retención
Las facturas deben archivarse durante diez años. Si bien los documentos en papel ocupan espacio, los recibos electrónicos se pueden almacenar ahorrando espacio. Sin embargo, esto requiere soluciones de copia de seguridad seguras para evitar la pérdida de datos.
3. Elige el formato adecuado
Una factura electrónica debe estar en un formato estandarizado para que pueda ser procesada por máquina. Esto minimiza los errores, acelera el procesamiento y permite una integración perfecta con los sistemas de contabilidad digital. Se recomienda el formato híbrido ZUGFeRD, que contiene un archivo PDF y un archivo XML. Los clientes públicos solo aceptan XRechnung.
Ventajas de pasarse a la factura electrónica
Eficiencia y ahorro de costes
Las ventajas de la factura electrónica son versátiles y se extienden a varias áreas de negocio:
- Ahorro de costes: Se pueden conseguir importantes ahorros eliminando los costes de impresión, papel y envío.
- Mayor eficiencia: Los procesos automatizados permiten un procesamiento y aprobación más rápidos de las facturas.
- Mejor trazabilidad: Gracias al archivo digital, las facturas se pueden recuperar y buscar en cualquier momento.
- Mejora del cumplimiento: El cumplimiento normativo se ve facilitado por los procesos digitales estandarizados.
- Planificación optimizada de la liquidez Los pagos entrantes más rápidos permiten una mejor planificación y control financiero.
El uso de la factura electrónica no solo permite ahorros financieros, sino que también mejora la eficiencia operativa y la sostenibilidad. Otros beneficios incluyen:
- Sostenibilidad: Going no paper contribuye a la protección del medio ambiente y reduce la huella de carbono de las empresas.
- Procesamiento automatizado: El registro de la máquina y la integración en los sistemas de contabilidad minimizan las fuentes de error y aumentan la eficiencia.
- Mejor trazabilidad: Las facturas digitales se pueden recuperar con unos pocos clics, lo que simplifica el control y la contabilidad.
- Recibos de pago más rápidos: Una factura electrónica llega al destinatario en cuestión de segundos, mientras que una factura en papel tarda varios días.
- Reducción de la carga de trabajo: Los procesos automatizados ahorran tiempo y costes.
- Integración con software empresarial: Muchos programas ya admiten la creación y el procesamiento de facturas electrónicas.
- Fácil archivo y búsqueda: Las facturas electrónicas se pueden almacenar de manera eficiente y recuperar en segundos.
Conclusión: La factura electrónica como el futuro de la contabilidad
La introducción de la factura electrónica supone un paso decisivo hacia la transformación digital. Las empresas que comiencen este proceso desde el principio se beneficiarán de ventajas competitivas a largo plazo. Con la creciente automatización de los procesos empresariales, las empresas no sólo pueden aumentar su eficiencia, sino también centrarse en actividades de valor añadido. En vista de la obligación legal a partir de 2025, las empresas deben prepararse para el cambio ahora para implementar todas las medidas técnicas y organizativas a tiempo.
La introducción de la factura electrónica supone un importante avance en la facturación digital. No solo aumenta la eficiencia y reduce los costos, sino que también mejora la colaboración entre empresas y autoridades a través de procesos estandarizados. Las empresas que se enfrentan al cambio en una fase temprana se benefician a largo plazo de un procesamiento optimizado de las facturas, una mayor seguridad y unos procesos de trabajo sostenibles.
La facturación electrónica ofrece a las empresas una solución contable, eficiente, económica y respetuosa con el medio ambiente. Los estudios demuestran que los procesos de facturación digital pueden reducir las emisiones de CO₂ hasta en un 70% al reducir la necesidad de papel, transporte e impresión. Con la obligación legal a partir de 2025, las empresas deben pasarse a la facturación digital en una fase temprana y elegir un formato compatible como ZUGFeRD o XRechnung . El software de contabilidad moderno hace que esta transición sea mucho más fácil. Soluciones como SAP, DATEV, Lexware o SevDesk ya ofrecen funciones integradas para la creación y gestión de facturas electrónicas.
Para facilitar al máximo a las empresas el cambio a la facturación electrónica, ofrecemos una solución a medida que cumple con todos los requisitos de la facturación digital moderna. Estaremos encantados de proporcionarle más información o presentarle nuestro producto en una demostración en vivo, ¡solo tiene que ponerse en contacto con nosotros!
