La digitalización avanza a pasos agigantados, y la introducción de la obligación de facturación electrónica a partir de 2025 es un hito importante para las empresas alemanas. Si bien algunas empresas ya confían voluntariamente en las facturas electrónicas, su uso pronto será obligatorio.
- Pero, ¿qué significa eso en términos concretos?
- ¿Cuáles son los plazos?
- ¿Y cuál puede ser la mejor manera de prepararse para ello?
En esta entrada del blog, te daremos una visión completa de la próxima obligación de facturación electrónica y te explicaremos las ventajas de la misma.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica (e-factura) es un formato de factura digital estructurado y legible por máquina. A diferencia de las facturas tradicionales en PDF o en papel, que deben procesarse manualmente, la facturación electrónica permite el procesamiento automatizado y la integración en los sistemas de contabilidad y ERP. Los formatos comunes incluyen XRechnung y ZUGFeRD.
SAP y la facturación electrónica
¿Cómo apoya SAP la introducción de la facturación electrónica?
SAP ofrece diversas soluciones de implantación de la factura electrónica para facilitar a las empresas el cumplimiento de los nuevos requisitos legales. Las características clave incluyen:
- SAP Document Compliance: Permite el procesamiento sin problemas de facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos reglamentarios.
- Integración con SAP S/4HANA: Proporciona procesamiento automático de facturas con soporte para XRechnung y ZUGFeRD.
- SAP Business Network: Facilita el intercambio electrónico de facturas con socios y proveedores.
Ventajas de la factura electrónica con SAP
Las empresas que utilizan soluciones SAP para la facturación electrónica se benefician de:
- Procesamiento automatizado de facturas con tasa de error reducida.
- Cumplimiento de los requisitos legales a través de soluciones de cumplimiento listas para usar.
- Integración eficiente en los procesos de negocio existentes.
¿Por qué se introduce la factura electrónica?
La introducción de la factura electrónica forma parte de los esfuerzos de la Unión Europea y del gobierno alemán para digitalizar y modernizar la administración. Las principales razones de este cambio son:
- Lucha contra el fraude fiscal: Los procesos digitales dificultan la evasión fiscal.
- Mayor eficiencia: El procesamiento de facturas se vuelve más rápido y rentable.
- Sostenibilidad: Se reduce el consumo de papel.
- Armonización con los requisitos de la UE: Alemania implementa las directivas de la UE sobre facturación.
¿A quién afecta la obligación de facturación electrónica?
A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas de Alemania estarán obligadas a recibir facturas electrónicas en el sector B2B (business-to-business). En términos concretos, esto significa:
- A partir de 2025 , todas las empresas deberán poder aceptar y procesar facturas electrónicas.
- A partir de 2026 , las empresas también estarán obligadas a emitir ellas mismas facturas en formato electrónico.
Esto afecta a todas las empresas, independientemente de su tamaño. Solo los pequeños comercios y las empresas con bajas ventas podrían beneficiarse de ciertos alivios.
¿Qué formatos están permitidos?
No todas las facturas electrónicas cumplen con los requisitos legales. Un correo electrónico con un archivo PDF adjunto no es una factura electrónica en el sentido de la ley. Los formatos aceptables son:
- XRechnung: Un formato XML estructurado que ya se ha establecido para el intercambio con clientes públicos.
- ZUGFeRD: Un formato híbrido que incluye una vista PDF y datos XML legibles por máquina.
Beneficios de la factura electrónica para las empresas
1. Ahorro de tiempo y costes
- No es necesario introducir manualmente, lo que agiliza la contabilidad.
- Menos errores a través de procesos automatizados.
- Procesamiento de pagos más rápido a través del procesamiento digital.
2. Mayor transparencia y trazabilidad
- Las facturas electrónicas están estandarizadas y son fáciles de rastrear.
- La documentación uniforme simplifica las auditorías fiscales y el archivo.
3. Mejora de la sostenibilidad
- Menor consumo de papel y menores costes de impresión y envío.
- Reducción de la huella de CO₂ a través de la transmisión digital.
4. Cumplimiento de los requisitos legales
- Las empresas evitan sanciones y multas a través de la implementación oportuna.
- La integración de la factura electrónica facilita futuros requisitos de cumplimiento.
Desafíos de implementación
Aunque los beneficios superan a las desventajas, existen algunos desafíos que las empresas deben superar:
1. Ajustes técnicos
- Las empresas deben asegurarse de que su software de contabilidad pueda manejar facturas electrónicas.
- Si es necesario, se requieren actualizaciones o nuevos sistemas ERP.
2. Formación de los empleados
- Los empleados deben estar familiarizados con los nuevos procesos y soluciones de software.
- Las finanzas y la contabilidad, en particular, deben adaptarse a los nuevos requisitos.
3. Conversión de procesos
- Las empresas necesitan adaptar su facturación.
- La transición de facturas en papel o PDF a formatos estructurados requiere un cambio en el proceso.
Pasos para una implementación exitosa
1. Análisis de los procesos de facturación actuales
- ¿Cómo se crean y procesan actualmente las facturas?
- ¿Qué sistemas están en uso?
2. Examen de los requisitos técnicos
- ¿El software existente es compatible con la facturación electrónica?
- Si no es así, ¿qué actualizaciones o alternativas existen?
3. Elegir el formato de factura electrónica adecuado
- Decida si usar XRechnung o ZUGFeRD.
- Si los socios comerciales internacionales se ven afectados, tenga en cuenta sus requisitos.
4. Formación de los empleados
- El departamento de contabilidad y otros equipos relevantes deben ser capacitados.
- Introducción de directrices internas para la nueva facturación.
5. Fase de prueba e introducción gradual
- En primer lugar, las empresas deben probar la factura electrónica en paralelo con el método anterior.
- Identifique y resuelva los problemas con anticipación, antes de que ocurra la obligación legal.
6. Informar a los socios y proveedores
- Informar a los socios comerciales sobre el cambio en una etapa temprana.
- Asegurar que los proveedores también puedan emitir facturas electrónicas.
Conclusión
La introducción de la factura electrónica a partir de 2025 marca un paso importante hacia la digitalización y el aumento de la eficiencia en la contabilidad. Las empresas deben prepararse desde el principio para superar a tiempo los desafíos técnicos y organizativos . Quienes actúen ahora no solo pueden cumplir con los requisitos legales, sino que también pueden beneficiarse de las ventajas del procesamiento de facturas electrónicas a largo plazo.
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