Historia de éxito
Conecte ERP y Outlook

Estudio de casos

Objetivos alcanzados por MailCenter – Integración de Outlook

1. Continuar archivando el correo electrónico al cambiar de Notes a Outlook
2. Los datos maestros y de movimiento para el interlocutor comercial de SAP se pueden visualizar en Outlook
3. Crear y modificar transacciones SAP directamente desde el programa de correo electrónico
4. Correspondencia incl. Almacene los archivos adjuntos de forma centralizada en SAP

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Empresa

ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

• Sede: Múnich
• Industria: Bienes de equipo electrónicos
• Ventas (2021/2022): 2.530 millones de euros
• Empleados en todo el mundo: 13.000
• Dirección de Internet: www.rohde-schwarz.com

Elegir MailCenter

1. El mejor producto del mercado para el propósito deseado
2. Apoyo competente al proyecto
3. Desarrollo de soluciones para los requisitos específicos del cliente

Soluciones y Servicios

1. Integración de MailCenter Outlook – Entrante y saliente
2. Plataforma MailCenter – Aplicación V2
3. Socio consultor: munich enterprise software GmbH

Aspectos destacados de la implementación

1. Rápida aceptación gracias a la alta usabilidad
2. Rápida implementación global

Principales beneficios para la empresa

1. Rápida disponibilidad de la información
2. Mejora de la comunicación externa e interna
3. Escalado flexible para objetos SAP adicionales

Medio ambiente

1. SAP ERP ECC 6.0

Estudio de caso en detalle

«Munich Enterprise Software ofrece una excelente solución para vincular correos electrónicos con SAP y almacenarlos simultáneamente en el archivo».

Klaus Schiffer

, administrador de SAP Basis, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

Las compras y ventas en el procesamiento de pedidos en el grupo tecnológico global Rohde & Schwarz mantienen una animada correspondencia con los clientes. Los correos electrónicos contienen o hacen referencia a pedidos y órdenes de compra. Se archivan desde el programa de correo y se vinculan al documento SAP. El hecho de que esto funcione sin problemas con Microsoft Outlook de hoy es gracias al software de Munich Enterprise Software.

La integración de Outlook de MailCenter se introdujo por primera vez en 2017; En este momento, Rohde & Schwarz cambió de su anterior sistema de correo Lotus Notes a MS Outlook. Lo que solía funcionar, el almacenamiento de correos electrónicos entrantes en el archivo electrónico de SAP conectado a través de ArchiveLink, no podía faltar en el nuevo entorno de Microsoft. Munich Enterprise Software ofreció una solución adecuada para vincular correos electrónicos con SAP y transportarlos simultáneamente al archivo.

Conexión de correos electrónicos a objetos SAP

«La correspondencia entrante debe estar vinculada de alguna manera al documento SAP para que los empleados puedan asignarla posteriormente a la transacción comercial y encontrarla a través de ella», explica Klaus Schiffer, administrador de SAP-Basis en Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG. «Los correos electrónicos archivados a los que puede acceder cualquier persona deben almacenarse directamente en SAP. Ese fue el requisito que Munich Enterprise Software cumplió mejor después de revisar el campo de los proveedores».

La integración de SAP Outlook facilita el trabajo diario de los empleados de todas las filiales de Rohde & Schwarz en todo el mundo. Los datos maestros y de transacción para el socio comercial de SAP se muestran en Outlook a través de la solución. Sobre la base de la información de correo electrónico, el socio comercial correspondiente de SAP se determina automáticamente. Los usuarios inmediatamente y sin más clics reciben una descripción general de los últimos procesos para el socio comercial directamente en Outlook. Si es necesario, puede saltar directamente del programa de correo al proceso SAP. Esto crea un alto nivel de transparencia en Rohde & Schwarz en la correspondencia por correo electrónico con respecto al proceso SAP. Se reducen los tiempos de búsqueda y se mejora la comunicación con clientes y proveedores.

El correo entrante y saliente se archiva

Los correos electrónicos salientes también se archivan. Un mensaje que se crea en SAP a través de la integración de Outlook se almacena para el objeto SAP desde el que se generó. Pedidos y órdenes de compra, órdenes de servicio, correos electrónicos sobre cambios en los datos maestros: los diversos departamentos envían documentos de seis objetos de negocio de SAP con MailCenter, un total de entre 30.000 y 40.000 piezas por año.
Klaus Schiffer: «La aceptación de la herramienta por parte de los usuarios es muy alta porque funciona de manera muy sencilla. Aparece una ventana emergente con un clic del mouse, ingrese el número de documento y listo. Los usuarios aprecian el procesamiento rápido. El escalado flexible para otros objetos SAP también es muy positivo».

Además del procesamiento de pedidos, el software también se utiliza en los departamentos y plantas de servicio de Rohde & Schwarz: la sede de Múnich, los principales centros de producción en Memmingen, Teisnach y Vimperk (República Checa), Rohde & Schwarz America y filiales como Rohde & Schwarz Cybersecurity (Leipzig). Un total de casi 500 de los 11.000 usuarios de SAP trabajan con el sistema, todos los involucrados en el envío y recepción de documentos. A partir del documento SAP, se crea un correo electrónico en el que se transfiere el texto listo para usar de SAP. Cuando se envía, el correo electrónico se adjunta nuevamente al objeto a partir del cual se generó, una herramienta esencial para una comunicación simple y completa.

«La aceptación de la herramienta por parte de los usuarios es muy alta porque funciona de manera muy sencilla. Aparece una ventana emergente con el clic de un mouse, ingrese el número del documento y listo».

Klaus Schiffer

, administrador de AP-Basis, ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

Comunicación sencilla y completa

Además de la integración de MailCenter Outlook, Rohde & Schwarz también utiliza la plataforma MailCenter del software empresarial Munich. Esto ha sido utilizado por el cliente en la aplicación SAP V2 desde 2019 y apoya al departamento en el envío automatizado de documentos por correo electrónico.

ROHDE & SCHWARZ GmbH & Co. KG

Con sus soluciones líderes en las áreas de Test & Measurement, Technology Systems y Networks & Cybersecurity, el grupo tecnológico Rohde & Schwarz es uno de los pioneros de un mundo seguro y en red. Fundada hace casi 90 años, es un socio confiable para sus clientes de negocios y el sector soberano de todo el mundo. Además de las áreas de negocio establecidas, el grupo independiente está invirtiendo en tecnologías futuras como inteligencia artificial, Internet industrial de las cosas (IIoT), 6G, nube y tecnología cuántica.