Historia de éxito
Documentos de compras de SAP

Estudio de casos

Objetivos alcanzados a través
de la plataforma de digitalización MailCenter – Recibos de compra

1. Mayor digitalización de los flujos de procesos
2. Garantizar criterios para las características de rendimiento necesarias al enviar correos electrónicos
3. Procesos de pedidos estandarizados para actividades de compra en todo el mundo

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Empresa

Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

• Domicilio social: Bielefeld
• Sector: Alimentación
• Facturación: 3.710 millones de euros (2020)
• Empleados: 17,576
• Dirección de Internet: www.oetker.de

Objetivos del proyecto

1. Mayor digitalización de los flujos de procesos
2. Garantizar criterios para las características de rendimiento necesarias al enviar correos electrónicos
3. Procesos de pedidos estandarizados para actividades de compra en todo el mundo

Elegir MailCenter

1. Cumplimiento de los requisitos del negocio
2. Transparencia total de la comunicación con los proveedores
3. El fácil manejo permite un trabajo eficiente

Soluciones y Servicios

1. Plataforma de digitalización MailCenter
2. Socio de la solución: munich enterprise software GmbH

Aspectos destacados de la implementación

1. Personas de contacto competentes
2. Alta aceptación del producto entre los usuarios
3. Requisitos de formación inicial relativamente bajos
4. Bajo esfuerzo de soporte

Principales beneficios para la empresa

1. Comprobación sencilla de los destinatarios del correo antes de enviarlos
2. Transparencia en la mensajería
3. Flexibilidad en remitentes, textos y archivos adjuntos
4. Fácil actualización de accesorios estándar adicionales
5. Soporte de procesos de negocio en ubicaciones internacionales

Medio ambiente

1. SAP ERP ECC 6.0 EHP 7

Estudio de caso en detalle

«Con la introducción del MailCenter, estamos diseñando el despacho de pedidos en compras.
internacionalmente estandarizado y eficiente».

Andreas Hübner
, Central de Compras Bielefeld en Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

En el pasado, los departamentos de compras de la empresa de alimentos Dr. Oetker enviaban pedidos a los proveedores desde el sistema SAP por fax. Sin embargo, debido a que el envío de correos electrónicos de SAP al proveedor tenía una serie de limitaciones, el Dr. Oetker también introdujo una plataforma para la comunicación digital en 2016, el MailCenter del software empresarial de munich.
El departamento central de compras estratégicas del Dr. Oetker había aprendido previamente sobre los requisitos globales sobre cómo los procesos de compra podrían diseñarse mejor a través del correo electrónico de SAP. En esta área, también, la compañía quería avanzar aún más en la digitalización. Fue necesario instalar un sistema funcional de emisión de contratos y pedidos, que sustituyera al fax como tecnología.

El estándar SAP no cumple con los requisitos internos

Aunque también puede enviar correos electrónicos desde el estándar SAP, este método no cumple con los requisitos internos, explica Janine Dallüge, Consultora Senior de TI para SAP-MM en el Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG. En su opinión, la solución estándar integrada de SAP para el envío de correos electrónicos ofrece muy pocas fortalezas en el manejo y no permite el grado de profesionalismo en la comunicación al que el Dr. Oetker se siente obligado con sus socios comerciales.
La nueva plataforma de comunicación digital ahora mejora el estándar SAP para que las direcciones de los remitentes y el corpus de texto de correo electrónico se puedan individualizar y los archivos adjuntos también se puedan adjuntar. Janine Dallüge: «Con el nuevo software, ahora hay un punto central donde la compra almacena la última versión del PDF requerido. Y el documento pdf se envía inmediatamente en un solo paso».

Medio para una comunicación transparente con los proveedores

Después de una comparación con los productos de la competencia, las compras y la TI en dr. Oetker fueron rápidamente convencidos por la solución de software empresarial de munich. El MailCenter se caracteriza por la simple comprobación de los destinatarios de correo antes de enviar, la transparencia en el envío de mensajes y la flexibilidad en los remitentes, textos y archivos adjuntos. Los usuarios de MailCenter están particularmente impresionados por la cabina central para administrar y monitorear correos electrónicos que aún no se han enviado, son erróneos o ya se han enviado.
En el proyecto piloto en una filial europea, solo pasaron unas pocas semanas desde la instalación hasta el primer uso productivo. Posteriormente, el equipo de TI del Dr. Oetker implementó gradualmente la plataforma en otras empresas nacionales. El mayor desafío técnico del proyecto fue que el Dr. Oetker también introdujo la publicación continua de documentos electrónicos al mismo tiempo para dejar de imprimir documentos. El lanzamiento electrónico fue prácticamente el requisito previo para una digitalización completa con MailCenter.

El correo electrónico como principal medio de comunicación para la compra de documentos

Hoy en día, la plataforma de comunicación se utiliza en 35 de las filiales nacionales del Dr. Oetker en Europa, así como en América del Norte y del Sur. Todos los empleados de compras en todo el mundo envían documentos de compra a los proveedores a través del MailCenter. Ventas también ha comenzado a utilizar la plataforma para el envío de documentos.
«Con la introducción del MailCenter, estamos haciendo que el envío de pedidos en las compras internacionales sea uniforme y eficiente», explica Andreas Hübner de Central Purchasing en Bielefeld. Para el Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG, guardar impresiones y copias también cumple con un claro aspecto de sostenibilidad.
y la contabilidad ahora utiliza en parte el envío de correo electrónico desde SAP. La compra es el principal campo de aplicación del MailCenter, ya que en ventas, una gran parte de la comunicación con el cliente se lleva a cabo a través de EDI. En las compras, por otro lado, una conexión de proveedores a través de EDI juega un papel subordinado. El proyecto mailcenter está esencialmente completo y la plataforma se está utilizando. De vez en cuando, sin embargo, siempre hay proyectos más pequeños para usarlos adicionalmente para enviar otros tipos de documentos.

«Con la plataforma de comunicación de Munich Enterprise Software, podemos individualizar las direcciones de los remitentes y el corpus de texto de correo electrónico.
y adjuntar apéndices. La solución cumple con todos nuestros requisitos internos».

Janine Dallüge
, IT Bielefeld en Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG

Dentro del Grupo Oetker, el Dr. Oetker forma el paraguas de numerosas empresas de producción y ventas que operan en más de 40 países y operan no solo en los mercados principales de Europa, sino también en América del Norte y del Sur, así como en África, Asia y Australia. En el ejercicio 2020, el Dr. Oetker y la confitería Coppenrath & Wiese generaron unas ventas de 3.710 millones de euros. Las empresas emplean a más de 17.576 personas en todo el mundo. Fundada hace más de 130 años en Bielefeld, la empresa familiar Dr. Oetker es una de las principales empresas de productos de marca en la industria alimentaria alemana.