Oficina sin papel

La oficina sin papel

Adiós al papel – elaborado pero eficaz

Oficina sin papel – archivos polvorientos apilados en archivos de sótano mosto, pantallas de PC pegadas alrededor con post-its, y oficinas llenas de archivadores llenos de carpetas. Aunque la digitalización ha cambiado masivamente la rutina diaria de la oficina en todas las empresas durante décadas, el papel sigue siendo una de las ayudas de trabajo más populares en muchas oficinas alemanas.
Pero la idea de una oficina sin papel se está volviendo cada vez más popular en tiempos de trabajo móvil, flexible e ilimitado. Después de todo, la renuncia a cualquier forma de papel tiene muchas ventajas. No sólo aumenta la eficiencia de una empresa, sino que también facilita el trabajo diario a los empleados. Por cierto, la oficina sin papel también ahorra el medio ambiente y el presupuesto de una empresa.

Sin embargo, la introducción de una oficina sin papel no es una tarea fácil. Lo que está en juego es alto para las empresas. Los empleados tienen que renunciar a muchas formas queridas de trabajar.

En el siguiente artículo mostramos de qué se trata una oficina sin papel. Usted aprenderá acerca de los beneficios de no usar papel para una empresa y sus empleados. Además, abordamos las dos cuestiones centrales de cómo realizar el cambio a una oficina sin papel en la práctica y qué documentos deben conservarse en un entorno sin papel. Aquí encontrará consejos sobre cómo implementarlos.

Origen y Status Quo

La idea de una oficina sin papel se remonta a la década de 1970. Según la tradición, nació en Silicon Valley. Según los informes, Xerox lo discutió por primera vez.
Incluso después de 20 años, esta compañía se está aferrando a la idea. En 2016, se predijo que casi el 100% de todas las oficinas estarían libres de papel en 2018.
La realidad es diferente en muchas empresas. Muchas personas a cargo consideran que la oficina sin papel para el cargo es una utopía. Brazo de papel sí, sin papel no.

¿Qué significa una oficina sin papel?

Una oficina sin papel reemplaza completamente los documentos en papel por procedimientos basados en TI. En consecuencia, todos los documentos de una empresa se procesan, almacenan y transmiten en forma electrónica en una oficina sin papel. La oficina sin papel es posible almacenando y archivando todos los documentos en almacenes electrónicos de datos (por ejemplo, nube o servidor), transmitiendo estos documentos electrónicamente (por ejemplo, correo electrónico o mensajería instantánea) y cambiando completamente a firmas electrónicas legales.

¿Cuáles son las ventajas de una oficina sin papel?

Acceso rápido y fácil a los archivos

Especialmente en las organizaciones corporativas más grandes, donde normalmente se producen y administran una gran cantidad de datos, existe un alto riesgo de que las montañas de archivos eventualmente se acumulen. Los archivos a menudo se mantienen en archivos separados, pero esto hace que sea mucho más difícil para los empleados acceder a ellos. A través del almacenamiento de datos digital y central, los documentos de una empresa se pueden poner a disposición de todos los empleados en su totalidad. Y más aún en tiempo real, sin una búsqueda tediosa en un archivo.

Encuentre rápidamente información

Encontrar un archivo es una cosa. Encontrar la información que desea en este archivo es otro asunto. A menudo toma mucho tiempo encontrar información en papel. Si los archivos están disponibles en formato digital, es fácil buscar a través de ellos utilizando una función de búsqueda y encontrar la información deseada en poco tiempo.

Mejor movilidad

Especialmente para los empleados que viajan mucho o les gusta trabajar desde casa, una oficina sin papel tiene muchas ventajas. Debido al acceso a datos independiente de la ubicación, ya no hay un conflicto entre movilidad y productividad. Todos los empleados tienen las mismas oportunidades de trabajo, ya sea en la oficina, en la oficina en casa o en un viaje.

Colaboración interna más productiva

Una rutina de oficina sin papel es una ventaja importante, especialmente para las empresas internacionalmente activas. Los empleados de diferentes países pueden acceder a los mismos datos y no necesitan enviar información de ida y vuelta.

Colaboración externa más productiva

Del mismo modo, trabajar con partes externas, como proveedores o consultores, en una oficina sin papel es mucho más fácil. Una organización puede dar a las partes externas acceso a documentos relevantes, lo que resulta en una colaboración mucho más productiva.

Menores costos

Los documentos en papel son un factor de costo que no debe subestimarse para muchas empresas. La impresión de papel no solo consume tóner y papel, sino que también requiere un mantenimiento regular de las impresoras. Además, el archivado de archivos físicos ocupa espacio, que normalmente tiene que ser alquilado.

Más protección del medio ambiente

En tiempos de cambio climático global, tampoco se debe subestimar el aspecto ambiental de una oficina sin papel. Los árboles deben ser talados para la producción de papel. Y las impresoras liberaban partículas de tóner perjudiciales para el medio ambiente y la salud. La huella de carbono de una oficina sin papel, por otro lado, es mucho mejor.

Mayor seguridad de los datos

La seguridad de los datos es mucho más fácil de manejar en la práctica cuando los datos están disponibles en formato electrónico. Los datos electrónicos pueden protegerse con contraseña y, por lo tanto, eliminarse del acceso de ciertos empleados. También es posible rastrear qué empleados han visto y editado qué datos.

¿Cómo puede cambiar a una oficina sin papel?

Información general sobre el cambio

La introducción de una oficina sin papel es más fácil decirlo que hacerlo. Especialmente en las organizaciones empresariales más grandes, el cambio de datos en papel a datos electrónicos a menudo resulta ser una tarea gigantesca, que no debe subestimarse. Para las empresas que ya están practicando trabajos minimizados por el papel, el cambio puede ser un poco más fácil en la práctica.

El papel de la gestión

En muchas empresas, los empleados están pidiendo una oficina sin papel. Pero la decisión real de introducir y la implementación práctica es una tarea descendente que debe ser tomada y llevada a cabo por la dirección de una empresa. La introducción de una oficina sin papel requiere valor para cambiar, un enfoque disciplinado y una buena comunicación, cosas que la administración debe hacer y experimentar.

El enfoque general

La transición a una oficina sin papel requiere un enfoque de cuatro pasos:

Como primer paso, la empresa debe registrar el estado real de todo el archivado de documentos y la gestión de documentos. En el paso 2, se debe definir el estado de destino de la oficina sin papel. Esto se basa en los requisitos de la empresa y sus empleados. El tercer paso es planificar la implementación gradual de la oficina sin papel. Y en un cuarto y último paso, los procesos de trabajo en el nuevo entorno sin papel deben optimizarse.

La nube como base

Las capacidades de TI disponibles para las empresas hoy en día son una simplificación masiva de las oficinas sin papel. En particular, los sistemas en la nube, en los que las empresas pueden operar una infraestructura de TI descentralizada a través de Internet, son una excelente base para la introducción del trabajo de oficina sin papel. Dependiendo del perfil de requisitos, las empresas pueden elegir entre una variedad de proveedores de soluciones basadas en la nube. Todas las principales empresas de TI, incluyendo Amazon, Google y Microsoft, ofrecen servicios en la nube muy completos.

Definición de la estructura de carpetas

Uno de los pasos más importantes para preparar una oficina sin papel es determinar la futura estructura de carpetas en la nube o en un servidor interno. El éxito de una oficina sin papel depende en gran medida de lo inteligente que sea la estructura de carpetas. Cuanto más simple e intuitiva sea la estructura, más rápido los empleados encontrarán su camino alrededor de ella y mayor será la productividad de la organización de la empresa.

Definición de la gestión de documentos

Tan importante como definir una estructura de carpetas significativa es la introducción de la gestión inteligente de documentos. El éxito de una oficina sin papel se mantiene y recae en el manejo diario de los datos electrónicos por parte de los empleados. Con el fin de garantizar que la oficina sin papel no degenere en un «volcado de residuos» en muy poco tiempo, en el que nadie pueda encontrar su camino, debe haber directrices estrictas sobre dónde y en qué forma se debe depositar la información. Por ejemplo, la pregunta muy trivial de cómo nombrar archivos es lo más útil posible para que los empleados puedan aplicar sangría rápidamente al contenido del archivo desde el nombre de archivo.

Información de archivado

Un aspecto esencial de la transición a una rutina de oficina sin papel es el archivado digital de todos los documentos en papel. Antes del cambio, una empresa debe tener una idea clara de la cantidad de trabajo involucrado en la digitalización y archivo de sus documentos.

¿Qué hay que guardar en una oficina sin papel?

Los documentos electrónicos están sujetos a los mismos períodos de retención legal en Alemania que los documentos en papel. En Alemania existen dos bases jurídicas para el almacenamiento de documentos: la orden fiscal y el Código de Comercio.

El período de retención legal depende del tipo de documento y es de seis o diez años. Por ejemplo, un período de retención de diez años se aplica a documentos de registro, facturas entrantes y salientes, nóminas, inventarios, cuentas anuales y extractos bancarios. El período de retención más corto de seis años se utiliza para cartas, correos electrónicos, albaranes, avisos de recordatorio y documentos aduaneros. Las empresas que deseen estar seguras deben conservar todos los documentos durante al menos 10 años.

Una nota muy importante para las empresas que operan una oficina libre de papel es que algunos documentos todavía deben mantenerse en su forma original a pesar del archivado digital. Estos incluyen la apertura de balances, estados financieros anuales y estados financieros consolidados. Los documentos y contratos que puedan servir como prueba en los tribunales (por ejemplo, garantías y certificaciones notariales) también deben estar disponibles en el original.

Sin embargo, la mayoría de los documentos empresariales solo se pueden archivar digitalmente. Estos documentos, que no necesitan conservarse en su forma original, incluyen, entre otros, confirmaciones de pedidos, órdenes de compra, documentos contables, correos electrónicos, cartas comerciales, recordatorios, archivos de personal y facturas.