Preguntas frecuentes sobre la auditoría ISO – Texto claro sobre ISO 9001

Auditorías Internas – Introducción

Ya sea en la preparación de la auditoría de certificación externa o en el trabajo diario de la gestión de la calidad:
Una y otra vez, surgen preguntas sobre la correcta implementación de las auditorías internas de acuerdo con la norma ISO 9001.

¿Tenemos que hacer una auditoría del sistema cada año? ¿Nos basta con auditar los procesos individuales? ¿Qué exige exactamente la norma?

En nuestras preguntas frecuentes, ofrecemos respuestas prácticas, explicadas de forma comprensible y directamente aplicables.

1. ¿Es necesario realizar una auditoría completa del sistema cada año?

No, no necesariamente, pero todo el sistema de gestión de calidad (SGC) debe auditarse periódicamente.

La norma ISO 9001 exige que todos los requisitos de la norma se revisen a intervalos programados.
Esto significa que una auditoría anual del sistema no es obligatoria, pero debe garantizarse que
que todos los capítulos de la norma pertinentes se cubran a lo largo del tiempo.

2. ¿Es suficiente si solo auditamos los procesos individuales?

Solo si estas auditorías de procesos cubren conjuntamente todos los requisitos estándar.

Una auditoría del proceso de ventas o desarrollo de productos solo arroja luz sobre una subárea.
Sin embargo, si se trata de temas como la evaluación de la gestión, la comunicación interna, los riesgos y oportunidades o el control de documentos,
no cumple con todas las obligaciones de auditoría de la norma.

Nuestro consejo práctico: La planificación lo es todo. Con un plan de auditoría bien estructurado, también puede
Compruebe sistemáticamente todos los requisitos estándar en varias auditorías de procesos.

3. ¿Cuál es la diferencia entre una auditoría de procesos y una auditoría de sistemas?

4. ¿Con qué frecuencia debemos realizar auditorías internas?

La norma ISO 9001 no establece un límite de tiempo específico, sino que: «a intervalos planificados» y
teniendo en cuenta los riesgos, cambios y resultados de auditorías anteriores.

En muchas empresas, un ciclo de auditoría anual ha demostrado su valía.
En el caso de organizaciones dinámicas o nuevos procesos, una auditoría semestral también puede ser útil.

5. ¿Qué sucede si no auditamos todos los requisitos estándar?

Entonces existe un mayor riesgo de desviaciones durante la auditoría de certificación, por ejemplo:

• «No cobertura de los requisitos estándar en el programa de auditoría interna»
• «Falta de eficacia del proceso de auditoría interna»

Una auditoría faltante o incompleta no es un delito trivial, sino que se denomina regularmente
No conformidad grave, lo que resulta en nuevas auditorías y esfuerzo adicional.

6. ¿Cuánto tiempo debe durar una auditoría interna de procesos?

La duración depende de la complejidad y el alcance del proceso.
En la práctica, una auditoría interna de procesos en empresas medianas suele durar entre 2 y 4 horas , incluyendo la preparación y el seguimiento.

Es importante que se planifique tiempo suficiente para las entrevistas, la revisión de documentos y la reunión informativa.

7. ¿Cuánto tiempo dura una auditoría interna del sistema?

Una auditoría interna del sistema abarca todos los elementos estándar de la norma ISO 9001, es decir, desde el nivel de gestión hasta todos los procesos básicos y de soporte.
En consecuencia, el esfuerzo es mayor: en las empresas más pequeñas, una auditoría del sistema puede tardar de 1 a 2 días .
Para estructuras más complejas, también se requieren auditorías que duren varios días .

8. ¿Quién debe participar en una auditoría interna?

Además del auditor, también deben participar las siguientes personas:

• Propietarios o participantes del proceso
• Representantes del nivel directivo (por ejemplo, directores de división)
• Para auditorías de sistemas: representante de gestión de calidad y, si es necesario, dirección

La comunicación abierta y la voluntad de cooperar son cruciales para el éxito de una auditoría.

9. ¿Qué calificaciones debe tener el auditor interno?

La norma ISO 9001 no exige una certificación formal, pero el auditor debe:

• tener conocimientos de la norma ISO 9001:2015 ,
• haber completado la formación de auditor interno ,
• entender el área auditada sin ser responsable directo (independencia),
• Tener habilidades metodológicas y comunicativas .

Los auditores externos no son absolutamente necesarios, un auditor interno bien formado suele ser suficiente.

Conclusión: ¿Qué significa esto para nosotros?

Para munich enterprise software GmbH, esto significa:

• Nuestro enfoque de auditoría debe tener en cuenta todos los temas estándar, incluso los «invisibles», como la evaluación de la gestión o la política de calidad.
• Las auditorías de procesos siguen siendo fundamentales, pero se complementan específicamente con auditorías de sistemas o verificaciones cruzadas.
• Con un programa de auditoría documentado y una planificación basada en riesgos, estamos en el lado seguro.

Vista previa: Las próximas preguntas en el blog

En la segunda parte de esta serie de preguntas frecuentes, responderemos, entre otras cosas:

• ¿Cómo es un plan de auditoría Lean que cumpla con ambos requisitos?
• ¿Qué puntos estándar se olvidan a menudo en la práctica?
• ¿Cómo se puede llevar a cabo una auditoría interna de manera profesional incluso con pocos recursos de gestión de calidad?