SAP y la facturación electrónica: una visión general
El avance de la digitalización y los requisitos legales hacen que las empresas tengan que modernizar sus procesos de facturación. En Alemania, la obligación de emitir factura electrónica (e-invoicing) se introducirá a partir de 2025. En este artículo se ofrece una visión general de los aspectos más importantes de la facturación electrónica en el entorno SAP.
Tabla de contenido
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un formato de factura digital, estructurado y legible por máquina que permite el procesamiento automatizado. A diferencia de las facturas tradicionales en PDF o en papel, las facturas electrónicas pueden integrarse directamente con los sistemas de contabilidad y ERP, reduciendo errores y agilizando los procesos. Más información
Requisitos legales a partir de 2025
A partir del 1 de enero de 2025, las empresas en Alemania estarán obligadas a recibir y procesar facturas electrónicas en el sector B2B. A partir de 2026 también se introducirá la obligación de emitir facturas electrónicas. Estas medidas sirven para aumentar la eficiencia, reducir costes y combatir el fraude fiscal. Detalles de la legislación
Formatos comunes: XRechnung y ZUGFeRD
Se han establecido dos formatos para la facturación electrónica en Alemania:
- XRechnung: Un formato XML estructurado que fue especialmente desarrollado para el intercambio con clientes públicos. Permite el procesamiento automatizado y cumple con los requisitos de la norma europea EN 16931. Más sobre XRechnung
- ZUGFeRD: Un formato híbrido que combina un archivo PDF/A-3 con una estructura XML incrustada. Esto permite que tanto los humanos como las máquinas lean y procesen la factura. Este formato facilita el intercambio de facturas entre empresas sin necesidad de acuerdos previos sobre el formato. Más sobre ZUGFeRD
Herramientas de facturación electrónica propias de SAP
SAP ofrece varias soluciones de soporte a la facturación electrónica para ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos regulatorios y automatizar los procesos de facturación:
- SAP Document Compliance: Esta solución permite el procesamiento y el intercambio sin problemas de facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos regulatorios de diferentes países. Es compatible con formatos como XRechnung y ZUGFeRD y garantiza el cumplimiento sin problemas de la normativa legal.
- SAP S/4HANA for Advanced Compliance Reporting: Esta herramienta proporciona una plataforma central para la gestión de informes fiscales y regulatorios, incluida la creación y el procesamiento de facturas electrónicas.
- SAP Business Network: Esta plataforma facilita el intercambio electrónico de facturas con socios comerciales y proveedores. Garantiza una integración fluida de los procesos de facturación en toda la cadena de suministro.
- SAP Integration Suite: Una potente solución de middleware que ayuda a las empresas a integrar de forma segura y eficiente las facturas electrónicas en sus procesos de negocio existentes.
- SAP Invoice Management by OpenText: Una solución de optimización de la gestión de facturas que permite el procesamiento automatizado y la validación de las facturas entrantes.
Ventajas de la factura electrónica
- Mayor eficiencia: Los procesos automatizados reducen el esfuerzo manual y aceleran el procesamiento de facturas.
- Reducción de costes: Al eliminar el papel, el franqueo y el procesamiento manual, las empresas pueden ahorrar costes.
- Sostenibilidad: La ausencia de papel contribuye a la conservación de los recursos y apoya los objetivos ecológicos.
- Seguridad jurídica: El cumplimiento de los requisitos legales está garantizado por procesos estandarizados.
Preparación para la facturación electrónica
Las empresas deben analizar sus procesos de facturación actuales en una fase temprana y comprobar en qué medida cumplen con los requisitos de la facturación electrónica. La implementación de soluciones de software adecuadas, la formación de los empleados y la adaptación de los procesos internos son pasos cruciales para que la transición sea exitosa.
La introducción de la obligatoriedad de la factura electrónica a partir de 2025 plantea a las empresas nuevos retos, pero también ofrece la oportunidad de optimizar los procesos y beneficiarse de las ventajas de la digitalización. Mediante el uso de soluciones SAP adecuadas, las empresas pueden gestionar esta transición de manera eficiente y aumentar su competitividad al mismo tiempo.
