Factura SAP por correo electrónico
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En el lenguaje común, tanto los correos electrónicos con archivos adjuntos como las representaciones puramente pictóricas, así como los formatos de datos exclusivamente estructurados, se denominan facturas electrónicas. La Directiva Europea 204/55/UE, de 16 de abril de 2014, describe las condiciones marco para la facturación electrónica en la contratación pública. La Directiva define el término Factura electrónica en el § 4a de la siguiente manera: «Una factura es electrónica si se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado y el formato permite el procesamiento automático y electrónico de la factura».
Varias condiciones son importantes al usarlo. Estos incluyen el consentimiento del destinatario de la factura, la legibilidad humana, la autenticidad del origen, la información obligatoria (véase también la factura en papel).
Lea también => E-bill
Con el fin de ayudar a la aceptación y difusión del correo electrónico en los negocios cotidianos para lograr un gran avance, el legislador ha reducido los requisitos. Esto se aplica específicamente a las facturas electrónicas. La transmisión se puede hacer en procedimiento edi. La firma electrónica calificada ya no es necesaria. Esta firma digital no ha sido necesaria desde el 1 de julio de 2011. Las facturas se pueden enviar electrónicamente sin necesidad de utilizar una firma digital. La supresión de la firma electrónica ha simplificado la creación y el uso de la facturación electrónica para el facturador y el destinatario. Desde entonces, el envío por correo de facturas ha ido en constante aumento. Por supuesto, todavía hay clientes que solo aceptan facturas por papel. Sin embargo, las facturas enviadas electrónicamente están en aumento y tienen validez legal.
Factura electrónica SAP
XRechnung especifica un formato digital para la facturación digital. Fue creado por el Consejo de Planificación de TI para el Gobierno Federal y los Estados federados. De esta manera, Alemania está creando un formato uniforme para la facturación electrónica. Esta disposición está en consonancia con los requisitos a nivel europeo en virtud de la Directiva 2014/55/UE de la UE. Según la Directiva de la UE, los proveedores de los poderes adjudicadores deben poder presentar facturas electrónicas correctas a las autoridades de Alemania a partir de finales de noviembre de 2020. Esto se debe a que, en el futuro, solo XRechnung será aceptada como factura electrónica por todos los clientes del sector público.
Es por eso que hemos desarrollado una extensión para XRechnungen y ZUGFeRD para nuestros clientes de MailCenter y la hemos integrado completamente en SAP. Esto le permite crear, validar y enviar facturas según el formato alemán de XInvoice. La generación se lleva a cabo directamente en el curso de la facturación con SAP.
También puedes leer más sobre XRechnung aquí: XRechnung .
Se pueden utilizar varios formatos para las facturas por correo electrónico.
PDF/A es un formato de archivo que se originó a partir del deseo de archivar documentos digitales a largo plazo. El formato está estandarizado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) como un subconjunto del formato de documento portátil (PDF).
Factura de correo SAP PDF/A-3
El Foro Alemán de Facturas Electrónicas (FeRD) ha desarrollado un formato general común para las facturas electrónicas. El formato se puede utilizar para el intercambio de facturas entre empresas, autoridades públicas y consumidores. Esto permite el intercambio de datos estructurados entre el facturador y el destinatario de la factura («formato ZUGFeRD»). El formato de factura ZUGFeRD permite que los datos de la factura se transmitan de forma estructurada en un archivo PDF. Estos se leen y procesan sin más pasos. El formato de factura FeRD fue desarrollado por empresas del sector automotriz, minorista, bancario, software, público. Cumple con los requisitos de la normalización internacional. También puede incluirse y aplicarse en la contabilidad transfronteriza europea y mundial. Actualmente es cuestionable si la iniciativa ZUGFeRD puede establecerse en el mercado y en qué medida. Hasta ahora, el formato solo está disponible para facturas. Se está discutiendo una extensión a otros procesos. Lea también => ZUGFeRD.
E-RECHNUNG.GV.AT es el procedimiento de transferencia de datos para la presentación de facturas estructuradas electrónicas (e-invoices) a la administración pública o a las empresas en Austria. Para obtener información al respecto, así como los temas «Facturación SAP por correo electrónico», «Correos electrónicos con facturas PDF», «Creación de facturas electrónicas» y «Enviar facturas electrónicamente», póngase en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.
Desde 2005 PDF/A-1 PDF/A-1b PDF/A-1a (basado en PDF 1.4) A partir de 2011 PDF/A-2 PDF/A-2b – (basado en PDF 1.7) garantiza el correcto aspecto del documento para el archivado a largo plazo PDF/A-2u: todo el texto se muestra en Unicode PDF/A-2a – propiedades estructurales y semánticas A partir de 2012 PDF/A-3 PDF/A-3 – Abre posibilidades para las facturas electrónicas, ya que este estándar permite utilizar tanto datos legibles por máquina en formato XML como datos de calidad de archivo en un solo archivo. Salida en PDF de la factura.
Desde 2014 ZUGFeRD ZUGFeRD Versión 1.0 – Iniciado por el Ministerio Federal de Economía y Energía (BMWi) 2 partes: PDF/A-3 + datos estructurados en formato XML se adjuntarán a PDF/A-3 A partir de 2018 XRechnung XRechnung – obligatorio a partir de 2019 y 2020 para todos los poderes adjudicadores públicos.
Los contratistas deben pasar a enviar facturas electrónicas a más tardar el 27 de noviembre de 2020. A partir de 2019 ZUGFeRD versión 2.0 ZUGFeRD Versión 2.0 – Este formato desempeña un papel subordinado junto a XRechnung. Las instituciones públicas utilizan de manera uniforme el estándar XRechnung adoptado por el Consejo de Planificación de TI.
Las siguientes versiones de PDF/A son compatibles a partir de SAP NetWeaver AS para Java 7.5 SP05 (ADS versión 1160.2016+):
| Formatos PDF/A compatibles | |
| Formato | Estándar |
| PDF/A-1 | ISO 19005-1 |
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 |
El formato PDF/A deseado se define en el programa de impresión. Para los escenarios «Archivo» e «Impresión y archivo», todavía es posible activar la salida PDF/A a través de un BAdI (complemento de negocio).
A partir de NW Release 7.50 SP05, ADS ofrece la posibilidad de convertir archivos PDF a PDF/A o ZUGFeRD-PDF/A. La conversión de archivos PDF debe cumplir los siguientes requisitos: Todas las fuentes no nativas de Adobe deben estar «incrustadas» La versión del PDF es 1.3 o superior El PDF no es interactivo El PDF no es dinámico Utilice la siguiente prueba de funciones para comprobar si la versión de ADS que está utilizando es compatible con esta función: Clase ABAP CL_FP_FEATURE_TEST.
El proyecto internacional Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) tiene como objetivo estandarizar los procedimientos de contratación pública transfronterizos con soporte electrónico dentro de la Unión Europea. El objetivo es acelerar el proceso de licitación y contratación pública apoyado electrónicamente, ahorrando así costes. PEPPOL apoya la Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica. SIN EMBARGO, PEPPOL no se limita al intercambio de facturas (facturación electrónica) como ZUGFerd. Abarca todo el proceso de contratación electrónica. PEPPOL permite el intercambio con todos los socios registrados en la red a través de una conexión. El acceso se realiza a través de los llamados puntos de acceso.
Diferentes tipos de mensajes, como la factura, se intercambian a través de los estándares definidos. Estos principios incluyen el formato Universal Business Language (UBL Standard ISO/IEC). La red PEPPOL se utiliza para el intercambio de documentos UBL.
SAP es uno de los primeros proveedores en crear la base para la facturación electrónica a las autoridades de acuerdo con el estándar seguro PEPPOL. Para ello, la empresa con sede en Walldorf ofrece una solución basada en la nube.
Enlaces adicionales:XRechnungE-Invoice – Factura Electrónica
Aunque ya hemos llegado en 2020, la mayoría de las facturas se siguen enviando por correo. En otras áreas, una gran parte de la comunicación en los negocios se intercambia por correo electrónico. Sólo en Alemania, según The BMI, enviamos más de 30 mil millones de facturas por correo cada año. Las empresas tienen varios ahorros potenciales en el envío de facturas electrónicas. Las facturas electrónicas no solo ahorran papel y franqueo. Al enviar facturas desde SAP por correo electrónico, puede reemplazar los procesos laboriosos y propensos a errores.
Con el MailCenter, es un ejercicio fácil. El complemento se integra perfectamente en el sistema y se puede adaptar de forma flexible al proceso empresarial respectivo. Puede crear, editar y enviar correos electrónicos directamente en el backend de ERP. Esta solución hace una contribución importante a la digitalización de su empresa.
Además de los temas básicos, siempre hay preguntas sobre el estándar ERP. ¿Cuáles son las opciones para títulos y textos de correo, cuerpo, diseño corporativo e información estándar (obligatoria) con transacción SODIS. Aquí es precisamente donde la norma tiene deficiencias. Otras áreas problemáticas incluyen la detección de destinatarios (solo una dirección), el procesamiento de correo, la creación de archivos y la administración de datos adjuntos de archivos. Las empresas que utilizan ERP y desean enviar documentos de manera rápida y eficiente necesitan una solución de TI adicional en la mayoría de los casos.
A la hora de enviar facturas a tus clientes, las ventajas son numerosas
Fácil de usar
Fácil implementación
Alcance de las soluciones
La aplicación está disponible en alemán e inglés. Además de la provisión de los programas, nos hacemos cargo de la configuración inicial. En cualquier caso, el programa es fácil y rápido de implementar. No necesita ningún otro hardware o software. Convierte tu ERP SAP en una sala de correo digital. Nuestros servicios
Implementación – Configuración rápida de la integración a través de un procedimiento estandarizado
La configuración de SAP se basa en la hoja de ruta estandarizada del proyecto. Para este propósito, determinamos sus requisitos al inicio del proyecto con la ayuda de una lista predefinida de preguntas. A esto le sigue la importación de los transportes y la configuración del sistema de prueba. También recibirá documentación de los ajustes técnicos y una relativa a la aplicación. Por último, los usuarios clave seleccionados comprueban la configuración correcta de la aplicación. En esta etapa, nuestros consultores estarán a su lado con asesoramiento y asistencia. Durante el inicio de la producción y la fase de operación, recibirá soporte de nuestro soporte. Además, nuestro servicio de soporte garantiza el buen funcionamiento de la expansión de SAP en su empresa. Además, le proporcionamos versiones actualizadas periódicamente del programa a través de nuestro portal de clientes. Para ello, usted como cliente tendrá acceso al área de descarga de MailCenter. Allí encontrará todos los documentos y documentos, así como actualizaciones del programa.
Tecnología
Requisito del sistema Versiones de productos de:
Versiones de componentes de software de:
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