Instalación y puesta en marcha – MailCenter Extension SAP XRechnung
La solución para proveedores de compradores públicos (y a partir de 2025 también para B2B).
Sencillo Creación de XRechnung y ZUGFeRD) directamente en SAP
Solución totalmente integrada con SAP
Bajo esfuerzo requerido para la configuración
XRechnungen en formato Estandardizado EU-wide de XML
Un marco flexible permite la aplicación de nuevas normas
Creación y transferencia segura de facturas en formato XRechnung
Create SAP XRechnung
Nuestro complemento MailCenter permite a las empresas crear, procesar y enviar XRechnungen directamente en su sistema SAP, de forma rápida, sencilla y cumpliendo con los requisitos legales. Los sistemas SAP existentes no están diseñados para la creación y el procesamiento de facturas electrónicas de forma predeterminada. Con nuestro complemento, puedes generar tus facturas de forma correcta, eficiente y cumpliendo con la ley. Todo lo que tienes que hacer es añadir nuestra extensión a tu sistema SAP y configurarla brevemente. Nuestra solución se integra a la perfección con su sistema SAP existente, lo que le ayuda a cumplir con los nuevos requisitos y aumentar la eficiencia operativa.
¿Qué es XRechnung?
La XRechnung es un formato estandarizado basado en la norma europea EN 16931. Se desarrolló para garantizar el intercambio uniforme y automatizado de información sobre facturas entre empresas y administraciones públicas de la UE.
¿Por qué XRechnung es cada vez más importante para las empresas?
Con la creciente digitalización de la contabilidad y la obligación legal de aceptar facturas electrónicas en el sector público, XRechnung se está volviendo esencial. Permite el procesamiento automatizado, reduce el esfuerzo administrativo, minimiza los errores y reduce los costos. Además, el uso de la factura electrónica contribuye a la sostenibilidad al reducir el consumo de papel.
Obligación de facturación electrónica a partir de 2025
A partir de 2025, la obligación de facturación electrónica en Alemania se extenderá a todo el sector B2B. A partir de entonces, todas las empresas deberán emitir facturas electrónicamente y en formato XRechnung. Esta normativa promueve la transformación digital, aumenta la eficiencia y la transparencia en la contabilidad y obliga a las empresas a modernizar sus procesos.
¿Buscas una solución sencilla para el envío de facturas electrónicas en SAP ECC o S4/HANA? Entonces nuestro software MailCenter es la elección correcta. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Antecedentes e introducción – Video
Recomendado por los clientes
«El hecho de que pueda combinar facturas y archivos adjuntos en un solo correo electrónico es una gran ventaja de la solución para nosotros».
Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbHWolfgang Scheffler, Consultor Senior SAP Logística/Contabilidad (Gestión de Proyectos)
«Gracias a sus opciones de diálogo, el MailCenter también garantiza una mejor gestión de las cuentas por cobrar y datos maestros limpios y siempre actualizados en nuestra contabilidad»
Pneuhage Management GmbH & Co KGLuigi Borella, Equipo de Soporte de Aplicaciones WWS/ Controlling Corporativo
★★★★★
XRechnung y ZUGFeRD – «Con el MailCenter, estamos avanzando en la digitalización en la empresa».
Wolfgang Scheffler, Consultor Senior SAP Logística/Contabilidad (Gestión de Proyectos) | Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH
Historia de éxito
Avanzar en la digitalización y cumplir con los requisitos legales.
El XInvoice especifica un formato digital para la facturación electrónica. Fue creado por el Consejo de Planificación de TI para el Gobierno Federal y los Estados federados.
De esta manera, Alemania está creando un formato uniforme para la facturación electrónica. Esto está en consonancia con los requisitos a nivel europeo en virtud de la Directiva 2014/55/UE de la UE. Como factura electrónica, solo todos los poderes adjudicadores del sector público aceptan este formato.
La facturación convencional en papel o pdf simple ya no es posible. Cada país tiene sus propias peculiaridades y formatos.
E-RECHNUNG.GV.AT es el método de envío de facturas electrónicas a la administración pública. Empresas en Austria.
A partir de 2025, la facturación electrónica será obligatoria en Alemania. XRehnung también se puede utilizar para esto.
Motivación: facturación electrónica directamente desde SAP ERP
Debido a la obligación de utilizar facturas digitales, hemos desarrollado una extensión para XRechnungen y ZUGFeRD para nuestros clientes de MailCenter. Nuestro objetivo es el intercambio óptimo de facturas electrónicas entre socios comerciales y autoridades.
Esta solución está totalmente integrada con SAP ERP. Esto le permite crear, validar y enviar facturas de acuerdo con el formato alemán XInvoice. La creación tiene lugar directamente en el curso de la facturación con SAP.
Si envía facturas electrónicas directamente desde SAP a sus clientes, esto tiene ventajas decisivas:
Todos los datos se procesan en SAP. Esto significa que no tiene almacenamiento de datos duplicados, interrupciones de medios o canales de comunicación engorrosos.
Debido a la configuración simple, puede realizar ajustes usted mismo en caso de cambios en el estándar. Como resultado, no necesita ajustes de programación ni consultores costosos.
Se requiere poca configuración. Esto significa que está completamente operativo después de un corto tiempo para enviar facturas.
Hemos desarrollado una solución
Esto permite que las facturas electrónicas se envíen a través del MailCenter. La solución es adecuada para SAP ERP ECC 6.0 y S/4HANA.
Con nuestra aplicación, los clientes pueden generar y transferir fácilmente XRechnungen y ZUGFeRD directamente desde el sistema SAP. Esto se debe a que el complemento está perfectamente integrado en el sistema. Además, se puede adaptar de forma flexible al proceso empresarial respectivo.
El complemento E-Bill de MailCenter es una poderosa extensión para los sistemas SAP ERP ECC 6.0 y S/4HANA. Permite la creación fácil de facturas electrónicas como XRechnungen y ZUGFeRD. Esta aplicación integrada agiliza el proceso de facturación y proporciona flexibilidad y adaptabilidad a diversas necesidades empresariales.
¿Cuál es la gama de funciones?
Preparación de facturas
Los usuarios pueden crear fácilmente facturas en formato de archivo XML directamente desde su sistema SAP ERP. Los archivos de facturas convertidos se pueden ver fácilmente en un visor para que se puedan encontrar rápidamente.
Validación de XRechnations
Nuestra solución incluye una herramienta de validación que garantiza que las facturas estén en el formato de archivo correcto y contengan datos completos de la factura.
Este proceso de validación es un paso crucial antes de enviar las facturas a la administración pública y evita errores y retrasos.
Transmisión de facturas
MailCenter ofrece diferentes métodos y canales para enviar facturas que cumplen con diferentes preferencias y requisitos. Los usuarios pueden aprobar facturas electrónicas para su envío manualmente o a través de procesos automatizados.
Hay múltiples canales de entrega disponibles, incluido el correo electrónico, la carga de formularios en línea y el envío totalmente automatizado a través de servicios web (PEPPOL).
Libro de facturas salientes
Los usuarios pueden acceder a un diario completo que resume las facturas de XRechnung y ZUGFeRD en una sola descripción general.
Las facturas electrónicas se pueden ver en una variedad de formatos, incluidos archivos PDF o páginas HTML, lo que mejora la accesibilidad y la facilidad de uso.
Gestión y personalización de datos maestros
La aplicación permite a los usuarios mantener datos importantes relevantes para el proceso de facturación, como ID de ruta, formatos de factura e información de destinatarios.
Las opciones de personalización están disponibles para adaptar el proceso y la aplicación a las necesidades específicas del negocio.
Gestión de ID de ruta
Para garantizar la correcta entrega de las facturas de los proveedores a los destinatarios correctos, nuestra solución utiliza un sistema de identificación de ruta.
Los destinatarios deben proporcionar su ID de ruta para facilitar el intercambio sin problemas de facturas electrónicas.
Otras características:
El complemento MailCenter E-Invoice genera facturas en el formato XML UBL estandarizado en toda la UE
Facturas XML UBL (UBL Invoice) y notas de crédito (UBL CreditNote)
Comprobación de la conformidad del esquema con el XML de UBL
Gestión y generación de informes de los procesos a través de una cabina central
En la versión estándar, los documentos se pueden archivar a través de SAP ArchiveLink.
¿Qué es PEPPOL?
Punto de acceso certificado Peppol
MailCenter se enorgullece de estar certificado como punto de acceso de Peppol, lo que garantiza una facturación electrónica segura y compatible.
Estamos certificados Peppol Access Point
¿Qué es Peppol?
La OnLine Paneuropea de Contratación Pública (PEPPOL) es un proyecto internacional. Se utiliza para normalizar los procedimientos transfronterizos de contratación pública apoyados electrónicamente en la Unión Europea.
El objetivo es acelerar el proceso de licitación y contratación pública con apoyo electrónico y ahorrar así costes.
PEPPOL apoya la Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica. SIN EMBARGO, PEPPOL no se limita al intercambio de facturas (facturación electrónica) como ZUGFeRD. Abarca todo el proceso de contratación electrónica.
PEPPOL permite el intercambio con todos los socios registrados en la red a través de una conexión. El acceso se realiza a través de los llamados puntos de acceso.
Beneficios de PEPPOL
PEPPOL aporta beneficios a las organizaciones públicas y privadas. Algunos de los beneficios clave incluyen:
Ahorro de costes: Los procesos simplificados de PEPPOL conducen a importantes reducciones de costes en la contratación pública.
Mayor eficiencia: La contratación electrónica a través de PEPPOL acelera los procesos de licitación y adquisición, lo que resulta en resultados más rápidos.
PEPPOL sigue la Directiva de la UE 2014/55 / UE sobre facturación electrónica y cumple con las regulaciones de la UE.
Comunicación segura: La comunicación cifrada a través de AS4, SSL y TLS garantiza la seguridad de la información sensible.
Confiabilidad: PEPPOL proporciona confirmaciones técnicas y de envío que garantizan a los usuarios una transacción exitosa.
Amplia conectividad: PEPPOL permite intercambios con todos los socios registrados en la red a través de una única conexión.
Estándares uniformes: El uso de estándares definidos como UBL garantiza una comunicación uniforme.
¿Qué incluye el alcance, la implementación y la tecnología de la solución?
Alcance de las soluciones
La aplicación está disponible en alemán e inglés.
Además de la provisión de los programas, nos hacemos cargo de la configuración inicial.
Disponible para facturas salientes y entrantes.
En cualquier caso, el programa es fácil y rápido de implementar.
No necesita ningún otro hardware o software.
Nuestros servicios
Instalación a través del Sistema de Gestión del Transporte
Configuración técnica en SAP
Configure la aplicación según las necesidades de los usuarios
Instrucción de funciones, traspaso y apoyo
Documentación técnica
Documentación para usuarios
Soporte de administración de actualizaciones
Línea directa de soporte, servicio de asistencia y portal
Implementación – Configuración rápida de la integración a través de un procedimiento estandarizado
La configuración inicial se lleva a cabo después de la entrega de la aplicación sobre la base de una hoja de ruta estandarizada del proyecto.
Basándonos en un cuestionario predefinido, determinamos sus requisitos. Con esta información, el producto se adapta a sus necesidades. Hemos incorporado la experiencia adquirida en una variedad de proyectos de clientes en esta guía de implementación. Más específicamente, el enfoque estandarizado acelera la implementación y conserva sus recursos.
Después de la importación de los transportes y la configuración en su sistema de prueba, se lleva a cabo el briefing.
Recibirá una amplia documentación de los ajustes técnicos, así como una compilación de las funciones de la aplicación.
Durante la fase de prueba, la puesta en marcha y la fase operativa, recibirá el apoyo de nuestro equipo.
Con nuestros servicios de desarrollo, proporcionamos versiones actualizadas regularmente del programa. Cada cliente tiene acceso a nuestro portal de clientes. Aquí encontrará todos los documentos y documentación, así como los parches.
Tecnología
Requisito del sistema
Versiones de productos de:
EHP2 PARA SAP ERP 6.0
SAP ERP 6.0
SAP NETWEAVER 7.0 (paquete de mejora de SAP 2 para SAP NetWeaver 7.0)
Versiones de componentes de software de:
MailCenter a partir de la versión 32.010 20-11 (11/2020)
ZUGFeRD
– Versión del producto SAP de SAP NETWEAVER 7.31 SP26
– Servidor de Adobe NW750 ADS SP-5
Para SAP ECC, así como para S/4HANA (de SAP S/4HANA ON-PREMISE 1511) y S/4HANA en la nube privada
XRechnung y ZUGFeRD – «Con el MailCenter, estamos avanzando en la digitalización en la empresa».
