XRechnung Estándar – factura electrónico 2014/55/EU

Formatos y estándares de facturas electrónicas

• Formatos de datos no estructurados: facturación en formato .pdf-, .jpg o .tif
• Formatos de datos estructurados: XML, EDI, XRechnung
• Formatos de datos híbridos: PDF/A, ZUGFeRD
• Canales de transferencia: correo electrónico, correo DE, correo electrónico o descarga web

El XRechnung

Norma en Alemania para los poderes adjudicadores

En Alemania, existe una forma especial de facturación electrónica, el XRechnung. Este es el método estándar para enviar facturas para contratos gubernamentales electrónicamente. El gobierno requiere que las empresas que hacen negocios con él utilicen XRechnung . Este es un requisito legal. XRechnung se considera el estándar oficial alemán para este propósito y cumple con los estándares europeos de modelos de datos.

La idea detrás de esto no es solo hacer que las transacciones oficiales sean más eficientes, sino también alentar a las empresas a utilizar facturas electrónicas en transacciones comerciales entre sí (sector B2B). Para que todo esto funcione dentro del marco de la ley, las facturas deben estar en formato XML y también pueden utilizar un formato híbrido, el llamado ZUGFeRD.

En pocas palabras, XRechnung es la forma en que se envían las facturas electrónicas para la contratación pública en Alemania, y también empuja a las empresas a utilizar facturas electrónicas en transacciones comerciales entre sí. Ayuda a agilizar los procesos y garantiza el cumplimiento de las leyes.

XRechnung obligatoria a partir de 2020

A partir del 27 de noviembre de 2020, todos los contratistas que suministren bienes o servicios al gobierno federal deberán emitir facturas electrónicas en los formatos estructurados de XRechnung . Esto significa que los contratistas públicos en Alemania ahora pueden enviar más facturas electrónicas (XRechnungen) a las autoridades federales. Ya no se permiten otros tipos de facturación. Solo se aceptarán estas facturas en el futuro.

La obligación de preparar y presentar XInvoices a partir del 27 de noviembre de 2020 es el resultado de los requisitos de la Directiva 2014/55/UE de la UE y del Reglamento de Contabilidad Electrónica, que la Confederación ha adoptado en la aplicación de las normas de la UE. Aparte de algunas excepciones, como el pequeño límite y los acuerdos especiales relacionados con la seguridad, esta obligación es plenamente aplicable. Por el contrario, los poderes adjudicadores deben aceptar estas facturas electrónicas a partir de determinadas fechas límite. Este ha sido el caso de las más altas autoridades federales y órganos constitucionales desde el 27 de noviembre de 2018. Todas las demás entidades que son receptoras de la factura en el sentido del E-Rech-VO federal observan el 27 de noviembre de 2019 como fecha límite. En el período hasta 2020, también seguirán los clientes de los Países Bajos y de los clientes municipales.

¿Cómo son los XRechnungen? ¿Qué es el formato XRechnung?

Desde el punto de vista del usuario, un XRechnung es un modelo de intercambio de datos que proporciona todos los datos de la factura de forma estructurada como formato XML. Es un modelo de datos semántico que asigna todo el contenido legalmente vinculante de una factura y sirve el procesamiento de la máquina. Esto significa que las XRechnungen contienen toda la información obligatoria general de una factura de acuerdo con la Sección 14 de la UStG y todos los componentes especiales de una factura electrónica de acuerdo con la Sección 5 del E-Rech-VO.

Este estándar alemán de intercambio de datos se puede implementar como un formato neutral en tecnología en soluciones de TI y es legible puramente por máquina. Desde el 1 de julio de 2019 hasta el 30 de diciembre de 2019, la versión 1.2.0 de XInvoice es válida. A partir del 1 de enero de 2020, la nueva versión 1.2.1 debe usarse para XRechnung.

¿Quién necesita crear un XRechnung ?

Un XRechnung es un formato de factura electrónica estandarizado en Alemania que se utiliza de acuerdo con el intercambio de facturas electrónicas entre las empresas y la administración pública. La obligación de crear un XRechnung depende del socio comercial. Las empresas que prestan servicios a la administración pública suelen estar obligadas a emitir XRechnung. Esto se aplica a las empresas que proporcionan suministros o servicios a las autoridades federales, estatales y locales.

¿Qué es el ID de ruta?

El ID de ruta se utiliza para enviar las facturas electrónicas entrantes a los sistemas de aprobación de facturas correspondientes dentro de ciertas unidades administrativas. Para garantizar que el XRechnung de un proveedor llegue al destinatario correcto de la factura, el destinatario debe tener su ID de ruta e incluirlo en la factura electrónica. Este ID de ruta debe haberse especificado durante el proceso de asignación o en el momento del pedido.

Estructura del ID

La estructura de un ID de enrutamiento consta de los siguientes componentes:

• Código de estado: Este es un código que indica el estado o región específica dentro del país donde se encuentra la unidad administrativa. Sirve como la primera parte del ID de enrutamiento.
• Código de distrito administrativo: El distrito administrativo es una subdivisión dentro del estado o región. La medida del distrito administrativo se utiliza para reducir aún más el objetivo. Se encuentra inmediatamente después del código de país.
• Código de condado: Dentro del distrito administrativo, puede haber condados u otras subdivisiones. El código de condado identifica el condado respectivo dentro del distrito administrativo. Sigue la figura clave del distrito administrativo.
• Código municipal: Los municipios son unidades de gobierno local, y el código municipal indica el municipio exacto dentro del condado. Este componente sigue el código circular.
• Delimitador «-» (guión): Este guión sirve como separador para distinguir entre la parte fija del ID de enrutamiento y el número de administrador variable que lo sigue.
• Ajuste: El ajuste fino se refiere a información adicional que podría ser necesaria para localizar con precisión el objetivo dentro del municipio o unidad administrativa especificados. Viene después del separador de guión.
• Delimitador «-» (guión): Se utiliza otro guión para señalar el final de la sección del número de administrador de variables y preparar el último componente.
• Dígito de control: El dígito de control se calcula en función de los valores de los campos anteriores (código de estado, código, código de distrito, código de municipio, dirección fina). Se utiliza para verificar la exactitud e integridad del ID de enrutamiento.

El cumplimiento de esta estructura es esencial para garantizar el correcto enrutamiento de las facturas electrónicas a sus destinos.

¿Cómo tiene lugar la transmisión del XRechnung ?

Hay diferentes maneras de transferir el XRechnung.

Plataforma central de recepción de facturas del gobierno federal (Leitweg-ID con «991» o «99000000»). El sitio web de la plataforma central de facturación de la Confederación le ofrece la oportunidad de crear una factura electrónica a través de un formulario web, de enviar una factura electrónica creada o de ver el estado de procesamiento de la factura electrónica que ha presentado. Sitio web: https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do

Otras trayectorias de transmisión:

• Transmisión de correo electrónico: XRechnung se puede enviar por correo electrónico.
• Portales en línea: Dependiendo del cliente, diferentes portales en línea pueden facilitar la carga y el envío de XRechnung .
• Transmisión por correo electrónico DE: El correo electrónico DE también se puede utilizar como método de transmisión de XRechnung .
• Transmisión a través de la red Peppol: XRechnung se puede enviar a través de la red Peppol.

Estas diferentes opciones de entrega proporcionan flexibilidad para enviar XRechnung, dependiendo de sus preferencias y los requisitos del destinatario.

¿Cuáles son los requisitos para el archivado?

Los requisitos para archivar facturas electrónicas se regulan de manera diferente en los países. Dado que no existen normas uniformes para el archivo, deben verificarse las normas nacionales respectivas.

Diferencias entre ZUGFeRD 1.0 y ZUGFeRD 2.0

En la especificación ZUGFeRD 2.0 se observarán los siguientes cambios con respecto a la versión 1.0:

• Principios de diseño de EN 16931-1
• Desviaciones en perfiles
• Reglas
• Método de cálculo
• Otras etiquetas en la asignación de sintaxis
• Listas de códigos
• Incrustar en PDF/A-3

Software para XRechnungen

Las empresas que suministran bienes o servicios a los poderes adjudicadores estaban obligadas a introducir XRechnung, un formato especial de facturación electrónica, antes del 27 de noviembre de 2020. Para cumplir con este requisito, tuvieron que prepararse y cambiar a soluciones de software que pudieran procesar XRechnung.

Este cambio requirió ajustes técnicos y cambios en los procesos internos de facturación. Es importante destacar que esta obligación se aplica a empresas de todos los tamaños.

No solo los proveedores, sino también los proveedores de software responsables de las soluciones de facturación tuvieron que desarrollar software que sea compatible con XRechnung. Estos proveedores de software han desarrollado herramientas de conversión para convertir facturas normales al formato XRechnung.

Muchas empresas que utilizan sistemas ERP como SAP, Microsoft u Oracle necesitaban estas soluciones porque sus sistemas tienen interfaces estandarizadas para importar y exportar datos. Estas interfaces constituyeron la base para la conversión de facturas al formato XRechnung. Además, también fue posible el proceso de conversión inversa, es decir, la conversión de facturas XRechnung a formatos estándar.

Los proveedores de software de contabilidad y ERP desarrollan soluciones de aplicaciones especializadas que permiten a las empresas crear y procesar facturas ZUGFeRD como parte del software tradicional. También es posible implementar ZUGFeRD en soluciones de software específicas de la empresa. Por supuesto, también tenemos el complemento adecuado para SAP.

Diferencia XRechnung Standard y ZUGFeRD

Uso puramente mecánico o también legible por humanos

La principal diferencia entre el modelo de datos XInvoice y ZUGFeRD es que xfacturas son archivos XML puros para el procesamiento de máquinas. Por el contrario, una factura ZUGFeRD también es legible por los seres humanos. Los documentos según este modelo de datos híbridos contienen, además del archivo electrónico estructurado, un archivo PDFque puede ser utilizado por el usuario.

Pueden enviarse por correo electrónico. El destinatario de la factura recibe un documento PDF al que se adjunta el archivo XML. Puede imprimir la factura como un archivo PDF e importarla al sistema como un archivo XML. La versión 2.0 de ZUGFeRD cumple plenamente los requisitos de la norma de la UE 16931 y, por lo tanto, también puede utilizarse para el envío de facturas a los poderes adjudicadores.

Otra diferencia entre el estándar XRechnung y ZUGFeRD (Guía Central del Usuario del Forum for Electronic Invoicing Germany) radica en el área de aplicación. Las XRechnungen son el formato de factura legal para los contratos en la administración pública. Por lo tanto, el modelo de datos del XRechnung se utiliza principalmente en el área B2G (Business to Government).

Por otro lado, muchas empresas del sector B2B prefieren el formato ZUGFeRD. ZUGFeRD permite un intercambio optimizado de facturas entre empresas y también es adecuado para pequeñas y medianas empresas que no tienen una estructura de TI sólida. Dado que ZUGFeRD también pone a disposición los datos de factura como parte de la imagen en el PDF, las empresas que no tienen procesamiento automatizado de facturas también pueden recibir dichas facturas.

Por el contrario, aquellas empresas que procesan facturas transfieren automáticamente automáticamente los datos de factura de los datos XML a sus sistemas. Debido a la estructura híbrida (documento XML y PDF), todos los destinatarios de la factura pueden hacer un uso ideal de ZUGFeRD.