Cómo ZUGFeRD simplifica el intercambio de facturas
Gran potencial de ahorro a través de la automatización de procesos para todas las empresas
Muchas empresas se encuentran actualmente en “pubertad digital”. Sus procesos de negocio ya no son análogos, pero aún no están completamente digitalizados. ZUGFeRD les ayuda a innovar en el curso de la digitalización en el curso de la digitalización. Al mismo tiempo, sin embargo, el formato también permite las rutas de procesamiento manual antiguas. ZUGFeRD ofrece muchas otras ventajas. Por cierto, también en relación con SAP.
ZUGFeRD es un híbrido que abre todas las puertas para que las empresas automaticen los procesos estándar de gestión de facturas durante la fase de transformación. El formato inteligente amplía las opciones de procesamiento digital, pero también permite métodos convencionales. Esto permite a las empresas decidir por sí mismas si desean seguir procesando facturas a mano o ya automáticamente. Cambiar de manual a máquina es tan fácil. Puede leer cómo funciona esto en detalle. En primer lugar: ZUGFeRD es particularmente interesante para las empresas que utilizan SAP!
¿Para quién es adecuado ZUGFeRD?
- Pymes
- Las corporaciones
- Administración pública
- Empresas con sistemas SAP
¿Qué es ZUGFeRD?
El acrónimo voluminoso ZUGFeRD significa Zentralen User Guide des Forums elektronic Rechnungen Deutschland. Básicamente, describe un procedimiento dual para el intercambio electrónico de facturas, en el que los facturadores y facturadores pueden intercambiar datos estructurados.
Originalmente, ZUGFeRD fue desarrollado para medianas y grandes empresas, así como para la administración pública. Las pequeñas empresas también se benefician significativamente, ya que ZUGFeRD aleja muchos pasos de ellas, simplifica la comunicación entre el facturador y el destinatario y, por lo tanto, ahorra costos considerables. Kosten spart
Importante: Para las empresas que trabajan para el sector público, el envío de facturas electrónicas es obligatorio a partir del 27.11.2020 según la Directiva UE 2014/55/UE. El formato ZUGFeRD es adecuado para este propósito.
¿Cuáles son las ventajas de ZUGFeRD?
El formato reduce al mínimo el tiempo de procesamiento de las facturas, garantiza la reserva correcta y ahorra tiempo y dinero. Técnicamente, amplía el alcance empresarial, pero no contiene limitaciones. – Independientemente de la industria y el tamaño.
- Gestión rápida, conveniente y fácil
- Reducción de los costes operativos debido a la automatización de procesos
- Reducción del tiempo manual y del tiempo
- Sin gastos de envío y papel
- Menores costes de personal
- Menos errores
60% menos costos – las facturas se pagan antes
Se ha determinado que el uso de procedimientos de factura electrónica como ZUGFeRD puede ahorrar alrededor de 10 EUR por factura.
Esto corresponde a una reducción de costes de aprox. 60% por factura.
Además, las facturas se pagan en promedio 5,3 días antesque por correo. (Fuente: computerwoche.de, https://www.computerwoche.de/a/wie-der-zugferd-standard-den-rechnungsaustausch-vereinfacht,3211062)
Del papel a ZUGFeRD
La “factura electrónica” ha estado en las grandes empresas durante algún tiempo. Para las PYME, sin embargo, el tema también es cada vez más interesante, ya sean las muchas ventajas.
Por regla general, el destinatario recibe facturas digitales en formato PDF, como datos adjuntos a un correo electrónico. Si se trata de una factura PDF convencional y pura, el departamento de contabilidad necesita un software llamado OCR para la transmisión de la información. Si no tiene esto, debe transferir manualmente todos los datos de factura al libro de recepción de facturas. Sólo entonces se puede procesar la factura digitalmente. Con ZUGFeRD, esto es diferente. El formato combina lo mejor de ambos mundos.
PDF/A3 + XML – ZUGFeRD
Lo mejor de ambos mundos
ZUGFeRD llega al destinatario de la factura como una “imagen PDF”. Integrado en él, el archivo estructurado. Por lo tanto, el formato consta de dos componentes:
- Archivo PDF/A3 (no estructurado)
- Fecha XMLi (estructurada)
Esto tiene la ventaja de que ZUGFeRD puede ser leído con la vista por el destinatario de la factura humana, así como por el software de contabilidad, que lee los datos por máquina. Este último es, por supuesto, mucho más rápido, más simple y más eficiente, y puede reducir significativamente los costos operativos.
ZUGFeRD y SAP
El archivo PDF no estructurado es para almacenamiento a largo plazo y es más adecuado para la visualización e impresión. Los datos estructurados de la factura se llevan por el apéndice en formato XML, que el software lee y puede procesar automáticamente con prisa. Por cierto, también en los sistemas SAP ya existentes de su empresa.
Propina: ¿Trabaja con SAP? ¡Ampliamos sus sistemas a la facturación con ZUGFeRD!
Conclusión
ZUGFeRD es un híbrido que combina dos formatos. Por lo tanto, es la elección correcta para las empresas que de alguna manera también son “híbridos”, es decir, en la fase de transición de analógico a digital y quieren automatizar los procesos empresariales estándar.
Con ZUGFeRD, mantienen todos los caminos abiertos. En el tipo de tratamiento, pero también en la elección de interlocutores comerciales (B2B, B2G). Además, por ZUGFeRD, todavía podrán enviar facturas legales a la administración pública después del 27/11/2020, ya que el formato es COMPLIANT con las directivas de la UE.
Intercambio de facturas con ZUGFeRD
