El correo electrónico Knigge
Para más éxito: reglas para la comunicación con correo electrónico
E-Mail Knigge – El correo electrónico ha reemplazado hace mucho tiempo la letra clásica como un medio de comunicación. Pero esta no debería ser una ocasión para dejar que los buenos modales se despasaran también. Incluso un correo electrónico no debe ser tipótado descuidado sin saludos, saludos y ortografía. Si no quieres ponerte nervioso, también prestas atención al buen tono cuando se trata de correspondencia electrónica. En nuestro correo electrónico Knigge explicamos lo que es importante.
Reglas de comunicación por correo electrónico – Etiqueta del correo electrónico
Su propia dirección de correo electrónico
Ella es lo primero que le interesa al destinatario acerca de su correo electrónico: ¿Quién me escribe? Para escribir de buena reputación, elija una dirección de correo electrónico que, además del nombre del proveedor de correo electrónico, consista, si es posible, en su nombre y apellido. También se pueden utilizar abreviaturas. Enviar un correo electrónico con una dirección de seudónimos como B-rchen24 o Tarzan007 no es una buena idea si quieres que te tomen en serio. Prefieres guardar esas direcciones para la comunicación privada entre amigos.
La velocidad importa
La etiqueta de correo electrónico incluye permitir que sus socios de comunicación esperen mucho tiempo para obtener una respuesta. La velocidad es importante en el correo electrónico. Por lo tanto, debe responder a los correos electrónicos en un plazo de 24 horas. Si no logra responder durante este tiempo, al menos debe confirmar el recibo y decirle cuándo se espera una respuesta.
No te tomes demasiado en serio
Todo el mundo conoce la capacidad de marcar un correo electrónico como “urgente” por los programas de correo electrónico. A continuación, el destinatario recibirá este correo electrónico con la marca correspondiente, como un signo de llamada en rojo. Utilice estas marcas sólo cuando sean realmente necesarias, por ejemplo, al final de los plazos. Si marca sus correos electrónicos como urgentes con demasiada frecuencia, es importante e isnomás tomado en serio.
Knigge para el tema y el contenido del correo electrónico
Sujeto significativo
Seleccione un resumen compacto del contenido de la línea de asunto para que el destinatario pueda ver con qué tema se pone en contacto antes de abrir el correo electrónico.
El saludo correcto
Empecemos con el saludo. Al igual que en una carta escrita a un destinatario previamente desconocido o extranjero, se recomienda la “Querida Señora/Señor” o la fórmula “Queridos damas y caballeros”. Esto se aplica en cualquier caso si se desea una cierta distancia y seriedad. Un poco más informal, el correo electrónico también se puede iniciar con “Buen día”. Si hay un mayor grado de familiaridad entre el remitente y el destinatario, el correo también se puede iniciar con “Hola”, o “Amor/r X”. Si desea hacer una referencia local, también puede escribir saludos locales como “Servus”, “Saludos a Dios” o “Moin”. Por supuesto, la industria y la razón de las ingestas de contacto también juegan un papel. En caso de duda, usted está en el lado seguro con una dirección formal.
Ortografía y gramática
Los errores en la ortografía y la gramática no son sólo un absoluto no-go, sino también innecesario, porque la mayoría de los programas de correo electrónico tienen un corrector ortográfico incorporado en él. Sin embargo, revise su carta en busca de errores usted mismo. Porque un correo electrónico de sloppy lyrum es particularmente negativo y deja la impresión de que el compañero de comunicación no se toma en serio.
Para correos electrónicos particularmente importantes, le recomendamos que utilice herramientas externas para revisar la ortografía, la gramática y el estilo.
Hemos tenido buenas experiencias con las versiones generalmente gratuitas de Duden Spell Checker, Language Tool y Spell Checker24.
En el caso de que necesite redactar el correo electrónico en otro idioma, le recomendamos que utilice Google Translate o Deapl. También se recomiendan las herramientas de traducción de Microsoft Office.
Eche un vistazo rápido
Las cartas de negocios deben mantenerlo lo más apretado posible con el máximo contenido de información. Su destinatario recibe muchos correos al día, así que no robe su valioso tiempo con textos excesivamente largos. En su lugar, llegar al punto rápidamente y empaquetar la información esencial en su correo electrónico. Pero: la cortesía y la precisión no deben ser descuidadas.
Evita emoticonos y versos
Escribir palabras constantemente es un tabú en los correos electrónicos porque se siente como gritar. También debe evitar smileys y otros emoticonos si desea que su correo para causar una impresión seria. En el entorno familiar, depende del gusto personal cómo se diseñan los correos electrónicos.
Saludo final
Un saludo al final del correo electrónico es indispensable, al igual que la carta. Típicamente, las cartas de negocios terminan con la fórmula “Saludos con saludos amables” o “Saludos amistosos”. Especialmente para las personas que todavía son desconocidas para usted, este ejemplo es la mejor variante. La fórmula “Mejores Saludos” suena un poco más cálida para los usuarios que ya conoces y te gustan. Si quieres que sea un poco más personal, también puedes terminar tu correo electrónico con saludos sinceros. También “Saludos de City X”, o saludos alegres pueden estar al final de un correo electrónico para un cambio en un tráfico de correo electrónico más largo. Asegúrese de evitar abreviaturas como “LG” (Saludos) o “MfG” (Saludos). Esto es más apropiado para un SMS. En un correo electrónico, debe evitar tales fórmulas descuidadas. Si necesita ahorrar tiempo, simplemente puede escribir su saludo a la firma en su lugar.
Knigge para apéndices
Deje los archivos adjuntos tanto como sea posible
Si es posible, debe prescindir de los archivos adjuntos. Para el lector, los archivos adjuntos suelen ser engorrosos y cuestan tiempo. Muchos destinatarios no leen el apéndice en absoluto. Por lo tanto, intente incluir la información más importante en su texto de correo electrónico.
Si necesita enviar archivos adjuntos, deben ser lo más compactos posible para no bloquear la bandeja de entrada del destinatario. Por lo tanto, los datos adjuntos no deben ser mayores de cinco megabytes. Además, compruebe que el archivo adjunto anunciado está realmente conectado, de lo contrario será descuidado y no concentrado.
Antes de enviar el correo electrónico
Revise su correo electrónico de nuevo antes de enviar
En cuestión de segundos, el destinatario tiene tu correo electrónico en su bandeja de entrada. Como regla general, no puede recuperar los correos electrónicos una vez que se envían. Para asegurarse de que está seguro, compruebe el correo electrónico para el asunto, el contenido y la dirección correcta del destinatario antes de enviarlo. Los nombres de sonido similar y los volteadores numéricos pueden asegurarse de que su correo electrónico no llegue a la persona adecuada. Por lo tanto, es mejor utilizar la dirección del directorio de direcciones de su programa de correo electrónico. Consejo: No introduzca la dirección en el campo de dirección hasta el final. De esta manera evitas el envío accidental de lyrane enviando correos electrónicos que aún no has terminado.
No envíe copias innecesarias a terceros
El campo CC enumera los destinatarios que van a recibir una copia del correo electrónico. No se espera una respuesta directa. Piense cuidadosamente si esto tiene que ser: el envío innecesario de copias es un mal estilo, porque los destinatarios podrían pensar que usted no es muy cuidadoso con la discreción. Esto no tiene un efecto particularmente inspirador de confianza. Se aplica el primer derecho si se utiliza el campo BCC, es decir, copia ciega. Otros destinatarios no saben quién va a recibir todo este correo.
No recibir recibos de lectura
Tan extenuante como marcar correos como particularmente importante son los remitentes que solicitan un recibo de lectura. No sólo hace más trabajo para confirmar la recepción de cada correo electrónico, sino que también pone presión adicional sobre el destinatario. Además, como remitente, usted da la impresión de querer controlar a su socio de comunicación.
Netiqueta de correo electrónico
Código de conducta para la comunicación digital en el trabajo
Por supuesto, no hay reglas universalmente válidas para la comunicación en el trabajo. En la revista Psychologie Heute hemos encontrado algunas recomendaciones.
Escribe cortésmente, sin insultos ni provocaciones
Manténgase legible: no sea descuidado con la ortografía y la configuración de comas. Compruebe de nuevo antes de enviar. Posiblemente también utilice herramientas como Duden Online para este propósito.
Línea de asunto clara – Una tontería de muchos autores de correos electrónicos: no volver a configurar la línea de asunto o formularla descuidadamente. Esto le cuesta tanto al receptor como al remitente tiempo para clasificar y encontrar nuevamente.
¿Emojis permitidos? – La falta de gestos o expresiones faciales o incluso una nota irónica de una declaración pueden compensarse con emoticonos si contribuyen a la claridad.
Regla KISS – Como en una conversación personal, … Manténgalo corto y simple. Corto y preciso es mejor que libertino o complicado. La legibilidad se hace mucho más fácil.
Preste atención al saludo: el título y la forma de saludo también deben usarse correctamente en el correo electrónico. Nunca debe faltar el saludo, así como los saludos al final del mensaje.
El esfuerzo vale la pena
E-Mail Knigge – la manera segura de mejorar las relaciones
Un correo electrónico creado en base a estas reglas es mucho mejor recibido por el destinatario que un mensaje escrito apresuradamente. A largo plazo, el esfuerzo que hace con sus correos electrónicos también tiene un impacto positivo en sus relaciones comerciales.
