Historia de éxito
Factura saliente de SAP

Estudio de casos

Objetivos alcanzados a través de la plataforma de digitalización MailCenter – Facturas salientes

1. Sustitución de una solución alternativa para el envío de facturas desde SAP
2. Creación de un repositorio de documentos central para ventas
3. Reducción del esfuerzo manual en la facturación
4. Enviar archivos adjuntos con facturas en un correo electrónico

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Empresa

H. & J. Brüggen KG

• Domicilio social: Lübeck
• Sector: Industria alimentaria
• Facturación: 330 millones de euros (2018)
• Empleados: aprox. 1.900
• Dirección de Internet: www.brueggen.com/

Objetivos del proyecto

1. Sustitución de una solución alternativa para el envío de facturas desde SAP
2. Creación de un repositorio de documentos central para ventas
3. Reducción del esfuerzo manual en la facturación
4. Los archivos adjuntos deben enviarse con facturas en un correo electrónico

Elegir MailCenter

1. Integración completa de sap de la solución
2. Características mucho más allá del estándar SAP

Soluciones y Servicios

1. Plataforma de digitalización MailCenter
2. Socio de la solución: munich enterprise software GmbH

Aspectos destacados de la implementación

1. La personalización se llevó a cabo completamente en línea
2. Soporte rápido y competente en caso de problemas técnicos

Principales beneficios para la empresa

1. Los acuerdos de representación aceleran el envío de facturas
2. Se cumple el principio de cuatro ojos dentro de SAP
3. Sustitución del proceso en papel por recordatorios
4. Mejores opciones de respuesta para los clientes

Medio ambiente

SAP ERP ECC 6.0

Estudio de caso en detalle

“El MailCenter nos proporciona un pool central dentro de SAP al que todos acceden.
y poder aprobar y enviar facturas en ella”.

Sylvia Wonrath
, Jefa de Ventas de Procesos Internos de Ventas, Ventas y Marketing, en H. J. Brüggen KG

Comprobación a cuatro ojos de las facturas salientes

Brüggen envía 14.000 facturas al año a clientes de toda la UE. Una buena mitad de ellos ya están totalmente automatizados a través del Intercambio Electrónico de Datos (EDI), pero todavía hay miles de facturas que salen por correo electrónico como PDF. Las facturas en papel solo desempeñan un papel en el tráfico de clientes no europeos, ya que también se entregan allí como un documento de acompañamiento de mercancías de la entrega.
Cada factura saliente debe someterse primero a un control de cuatro ojos en Brüggen antes de que el cliente la reciba. Por lo tanto, los documentos no podían simplemente enviarse desde SAP a través del procesamiento de mensajes a través de las aplicaciones e interfaces estándar de SAP. “Por necesidad, cada documento de factura fue escaneado manualmente por el empleado individual”, dice Steffi Falckenhagen, Jefa de Contabilidad de H. & J. Brüggen KG, describiendo la solución. Volvió a comprobar la factura y luego la envió al cliente. A menudo, sin embargo, las personas responsables cambiaban o alguien simplemente estaba de vacaciones. Luego se enganchó con el lanzamiento, la factura permaneció más tiempo del que debería.
“Un grupo central dentro de SAP sería la solución a la que todos tienen acceso y pueden enviar facturas en él, incluso reemplazos en caso de vacaciones o enfermedad”, dice Sylvia Wonrath, Directora de Procesos Internos de Ventas, Ventas y Marketing de Brüggen. Junto con la contabilidad, formuló los requisitos para tal aplicación. El resultado fue la introducción de la plataforma de digitalización “MailCenter” del fabricante de software empresarial munich con sede en Munich en 2018. Esto se integra directamente en SAP y permite que las facturas, recordatorios, albaranes y otros documentos comerciales se envíen por correo electrónico desde el sistema ERP.

Sofisticado mecanismo de información

La plataforma ofrece características que el estándar SAP no proporciona. Por un lado, está la funcionalidad de la piscina. Las facturas se crean en SAP y entran automáticamente en la cabina de MailCenter. Allí, las personas responsables del departamento de procesamiento pueden llamarlo de su lista de trabajo, verlo para su control, ingresar un texto individual si es necesario y luego enviarlo con solo presionar un botón. La dirección de correo electrónico correcta ya está rellenada previamente, se pueden agregar otras.
Las regulaciones de los agentes garantizan que cada factura se procese con prontitud y no se quede atascada en el buzón de un individuo por mucho tiempo. Sylvia Wonrath: “La interfaz del MailCenter es muy fácil de usar, puede ver un historial de sus propias facturas y también puede enviar un documento por segunda vez, simplemente ingresando el número de factura”. Además, existe la posibilidad de enviar archivos adjuntos, e.B. términos y condiciones, lo que sucede regularmente en Brüggen. “El hecho de que pueda seleccionar varias direcciones de remitente en nuestra empresa tiene ventajas en la comunicación con el cliente. Las consultas del cliente van directamente al empleado correcto y no terminan en una gran olla”, dice Sylvia Wonrath. Del mismo modo, también puede escribir a varios destinatarios en el cliente, en las compras, en el procesamiento o en la contabilidad, un mecanismo de información útil para el equipo de contabilidad.

Proceso de papel reemplazado por recordatorios

Tanto las ventas como la contabilidad trabajan en Brüggen con la plataforma de digitalización MailCenter para el control y despacho de facturas. Hoy en día, la compañía también envía recordatorios a través de la plataforma, donde el papel todavía estaba en uso. En el pasado, el departamento de contabilidad enviaba los recordatorios en papel al departamento de ventas, que también los escaneaba y los reenviaba al cliente por correo electrónico. Desde la introducción del MailCenter, el sistema ha estado funcionando sin restricciones, y Brüggen apenas ha tenido que hacer uso del soporte hasta ahora. Y si es así, el problema se resolvió en 24 horas.

“Las preguntas del cliente van directamente al empleado adecuado y
no termines en una olla grande”.

Sylvia Wonrath
, Jefa de Ventas de Procesos Internos de Ventas, Ventas y Marketing, en H. J. Brüggen KG

H. & J. Brüggen KG

H. & J. Brüggen KG, con sede en Lübeck, es uno de los principales fabricantes europeos de muesli, cereales, avena y barras, así como otros productos de cereales de alta calidad y vende productos para sus clientes (marca privada), así como bajo su propia marca en más de 90 países de todo el mundo. Los socios gerentes son Hanno, Jochen y Johannes Brüggen, que han estado dirigiendo la empresa familiar de cuarta generación, que existe desde 1868 y ahora es una empresa mediana. Brüggen produce en un total de cinco centros de producción en todo el mundo. Los clientes son cadenas minoristas nacionales e internacionales, así como fabricantes de productos de marca y empresas de la industria de procesamiento de alimentos.