Historia de éxito
Comprobante de factura A/P de SAP

Estudio de casos

Objetivos alcanzados a través de la plataforma de digitalización MailCenter – Verificación de facturas

1. Digitalización del mayor número posible de procesos
2. Control colectivo de facturas en pantalla
3. Mejor documentación de las facturas enviadas
4. Minimice el tiempo que se tarda en enviar facturas
5. Ahorro en gastos de envío

Descargar PDF Historia de Éxito | Augustiner Bräu

Empresa

Augustiner-Bräu Wagner KG

• La oficina central se encuentra en Munich
• Industria: Industria de bebidas
• Dirección de Internet: www. augustiner-braeu.de

Objetivos del proyecto

1. Digitalización del mayor número posible de procesos
2. Control colectivo de facturas en pantalla
3. Mejor documentación de las facturas enviadas
4. Minimice el tiempo que se tarda en enviar facturas
5. Ahorro en gastos de envío

Elegir MailCenter

1. Función única en el mercado
2. Apoyo competente al proyecto
3. Servicio postventa sin cargo adicional

Soluciones y Servicios

1. Plataforma de digitalización MailCenter
2. Socio de la solución: munich enterprise software GmbH
3. www.munich-enterprise.com

Aspectos destacados de la implementación

1. Las facturas ya no tienen que imprimirse individualmente
2. Posibilidad de trabajo independiente de la ubicación

Principales beneficios para la empresa

1. Alto ahorro de costes debido a la eliminación de los gastos de envío
2. A los clientes se les puede ofrecer un canal de comunicación moderno
3. Se pueden asignar otros tipos de documentos a través del software

Medio ambiente

1. SAP ERP ECC 6.0 EHP 8

Estudio de caso en detalle

«Los costos de inversión para el software se recuperan después de un corto tiempo debido a la eliminación de las tarifas de envío».

Dominik Essig

, Jefe Adjunto de TI, Augustiner-Bräu Wagner KG

Tan tradicional como se presenta Augustiner-Bräu Wagner KG, tan innovadora es la tecnología detrás de la producción de cerveza de la cervecería más antigua de Múnich, a tiro de piedra de Theresienwiese. Este es también el caso de TI: S / 4HANA ya se está utilizando en producción, y Augustiner ha estado trabajando con SAP ERP y una serie de soluciones especiales de SAP para la gestión de mercancías desde 2011, incluida la gestión de contratos, la reentrada de rutas y otros escenarios específicos de la industria.

La cervecería envía a sus clientes facturas como facturas diarias, cada 10 o 14 días o mensualmente. Augustiner ya ha podido convencer a muchos de ellos de que sería más práctico y rentable para ambas partes intercambiar documentos de facturas digitalmente. «Esto también funciona desde SAP por correo electrónico, pero no con los procesos que imaginamos», dice Dominik Essig, Director Adjunto de TI de Augustiner-Bräu.

Por lo tanto, la facturación ha sido tradicionalmente un asunto exclusivamente en papel. Se crea un carrete de impresión y se convierte en un PDF completo con todas las facturas a enviar. Un software separado ordena este PDF nuevamente para la optimización del franqueo por número de cliente; Luego, las facturas se imprimen juntas y cada recibo individual se verifica para garantizar que toda la información sea correcta. Además, recibe un código de inserción, está envuelto por máquina, franqueado y está listo para su envío.

Ya no se imprime cada documento individualmente

Para muchas de las facturas de ventas y gestión de contratos, ahora se aplica lo siguiente: ya no tienen que imprimirse individualmente para su inspección y envío, pero esto ahora funciona de una sola vez en la pantalla. «Con la aplicación «MailCenter Invoice Control Outbound», puede recuperar varios documentos de facturación simultáneamente para verlos y registrarlos en el visor de documentos SAP o Acrobat Reader», explica Matthias Dilger, del departamento de contratos. «Si todo está en orden, los configuras de ‘abierto’ a ‘libre’ y los liberas para su envío en el segundo paso a través del botón ‘facturación’. Una vez más, existe la posibilidad de verificar individualmente».

Para Dilger y sus colegas del departamento de contratos, la flexibilidad obtenida es un gran beneficio del nuevo software. Ahora puede verificar y aprobar facturas independientemente de la ubicación. Los colegas del departamento de ventas también trabajan con MailCenter. Todos se benefician de la mayor transparencia, porque ahora se documenta exactamente cuándo se entregó qué documento. Además, el tiempo requerido es mucho menor que si tienes que envolver y enviar todas las facturas primero.

La inversión en software se amortiza después de un corto período de tiempo

Por último, pero no menos importante, el uso del MailCenter claramente tiene ventajas financieras para la empresa. Dominik Essig: «Los costos de inversión para el software se recuperan después de un corto tiempo debido a la eliminación de las tarifas de envío». El subdirector de TI continúa: «Ningún otro fabricante de software podría ofrecernos la posibilidad de un control digital recopilado de esta forma. Munich Enterprise Software acompañó todo el proyecto de implementación de manera competente y cortés, y los tiempos de respuesta también son extremadamente cortos después, un servicio que no es evidente y para el que otros a menudo solicitan tarifas adicionales».

Existe el potencial para una mayor expansión del centro de correo en Augustiner y debe usarse rápidamente. Como tipo de documento adicional enviado a través del MailCenter, también se han añadido notas de aviso de pago desde el otoño de 2022. Así que la digitalización continúa en la cervecería más tradicional de Munich.

«Nos beneficiamos de la mayor transparencia, porque ahora está documentado con precisión cuándo se entregó qué documento».

Matthias Dilger

, Departamento de Contratos, Augustiner-Bräu Wagner KG

Augustiner-Bräu Wagner KG

En 1328, los monjes agustinos comenzaron a elaborar cerveza en su monasterio agustino cerca de la catedral de Múnich. En 1803, el estado se hizo cargo del monasterio en el curso de la secularización. El edificio de la cervecería de hoy en Landsberger Straße (la fachada del llamativo edificio de ladrillo alargado es un edificio protegido) se amplió repetidamente y la producción se actualizó con los últimos estándares. Durante los últimos siete siglos, la cerveza Augustiner se ha convertido en una pieza de la cultura de Munich.